什么是供应商凭证？

什么是供应商凭证？

什么是供应商凭证？

供应商凭证（VC）是公司用来确保选择的供应商具有访问其设施所需的必要培训和背景的过程。包括医疗保健，银行，食品加工和炼油在内的众多行业都需要证书。

为什么供应商凭证很重要

在任何地方，州和联邦各级都有严格规定要遵循的行业中，供应商凭证至关重要。如果供应商进入物业时没有适当的机密证书，则会给公司带来风险。这是风险管理的另一种形式，有助于使组织遵守法规。

就在20年前，医院放松了一下，允许非雇员进入他们的建筑物，甚至是病人的档案，而这些档案有时在公共场所是空旷的。确实存在的登录策略未得到一致实施。

如今，州和联邦法规对医院的管理比过去更加严格。旨在保护患者隐私的法规，规定必须保护患者信息。因此，这意味着要采取措施，例如医院供应商认证，以确保私人信息不会落入错误的人手中。

设施管理人员开始了解到，他们需要超越法规和合规性来提高整体安全性。随着时间的推移，医院和其他机构已经建立了政策，要求包括行业供应商在内的所有需要定期访问的非雇员都需要提供凭据。

就医疗保健行业而言，由于对以下方面的需求，医院对供应商认证计划已变得更加严格：

更好的患者隐私和机密性加强对医疗设施供应链的控制降低传染病传播对患者健康的风险医疗保健系统中的更多责任为员工和患者的安全提供更好的安全保护

医疗保健系统如何实施供应商凭证

一般来说，医疗机构使用两种方法之一来解决其供应商的认证。该行业的一小部分员工（通过医院创建的流程或软件）检查想要访问设施的任何人的凭据。但是，大多数依赖第三方提供商（称为供应商凭证服务或供应商凭证公司）来确定供应商需要哪些凭证并检查合规性。这些组织需要供应商向他们注册并提供信息。作为交换，他们可以访问使用该证书组织的设施。

供应商认证流程如下所示：

选择最适合您机构的供应商认证组织（VCO）在工厂中设置访问点，员工可以在其中访问VCO信息以及供应商需要检入的位置。检查供应商信息是否已提交到您的数据库中。如果不是，请向供应商提供有关如何通过在线门户将其凭据提交到数据库的信息。检查以确保他们已完成所有必要的培训，并满足您特定于设施的要求。在您的凭证系统中将它们批准为适当的凭证供应商。向他们授予徽章访问权限，以限制他们进入批准区域内的设施。使用电子徽章系统可以实时显示供应商何时在设施中，并且某些情况下会提醒您供应商到达该区域的时间长于分配的时间。全年持续监控VCO，以确保所有供应商都保持合规性。如果出现与供应商认证或要求有关的任何问题，VCO将提醒您。

领先的VCO包括Vendormate，Symplr，Reptrax，Intellicentrics和ProTech。

供应商凭证模型

医疗保健组织的供应商采用不同的方法来确保其团队获得所需的凭据。大多数供应商选择以下模型之一：

代表管理：公司要求每个员工自己确保需要的凭证。公司管理：公司负责员工的整个认证过程。混合：公司和员工各自承担部分认证工作。外包：公司雇用第三方来处理认证过程。

“供应商认证组织必须满足多个小组的标准或要求，否则后果自负。联邦卫生与公共服务部对任何不遵守有关供应商认证规定和标准的组织处以罚款。”

供应商凭证中需要什么信息？

许多医疗机构的认证和凭证各不相同，他们的供应商想要访问其患者和机构所需的信息。供应商的典型要求包括：

犯罪背景调查药物筛选责任证明保险了解并承诺遵守医院的程序和政策CPR证明和其他认证免疫证明联邦和政府特定政策的教育和培训证明卖方代表和卖方公司提供的姓名和纳税人识别号正确的证据验证供应商或供应商代表不在检查长的健康和公共服务部办公室维护的排除清单上。如果个人和组织被认定犯有医疗保健或医疗欺诈罪，或被定罪，吊销执照或与不当医疗行为有关的其他制裁，则将其列入排除名单。

如果您的公司正在寻求成为卫生系统的供应商，那么确保您满足其供应商认证要求的一种方法是，在与组织的首次讨论中提出一些问题。从其中一些开始：

机构的认证程序如何定义供应商？在哪里可以获得有关您的供应商管理策略和计划的更多信息？我的公司将如何在您的证书系统中注册？在系统中注册需要付费吗？费用是否根据供应商的类型而有所不同？认证通过后，我会得到徽章吗？我如何以及在哪里领取？首次访问该设施的程序是什么？如果公司同事和我一起访问，他们是否也需要凭据？如果您的员工在患者紧急情况下需要我的帮助，我是否需要完整的凭据？是否还需要志愿者或神职人员向您的供应商证书计划注册？

供应商凭证级别

医疗保健机构根据他们在机构中想要或需要的访问权限提供各种类型的供应商凭证。最常见的是，它们提供三种访问级别之一：

无法进入临床区域：这些供应商未向医疗保健提供者提供技术帮助。他们不操作设备或咨询提供商。临床区域访问：这些供应商可以提供产品技术支持或咨询医疗保健提供者。销售代表可能具有这种访问权限，因此他们可以与医生和其他医务人员交谈。进入病人护理区和无菌区或禁区：当供应商使用特定的医疗设备或技术执行病人手术时，这些供应商通常会提供技术支持。提供手术室中使用的设备的供应商将需要进入那些区域以对机器进行维护。

具有正确凭据的所有供应商都可以使用医院访问权限，并且级别会根据每个供应商的要求进行调整。

供应商凭证问题

在过去的十年左右的时间里，供应商代表和公司在执行供应商认证的医院和其他医疗机构中面临许多问题，例如：

完全不同的要求：工厂对供应商如何获得访问站点所需的凭据有不同的要求。冗余：设施可能有类似的要求，但每个设施都要求提供新的合规证明。由于缺乏公认的标准，人们不得不提交多个背景检查或药物筛选。一些药物筛查测试五种药物，而其他药物筛查七种，还有一些药物筛查十种或更多。背景检查和培训也会发生类似的问题。快速访问并非易事：快速访问具有挑战性，尤其是对于在医生需要他们的支持时可能需要紧急访问的医疗技术代表而言。很难获得一套经过验证的凭证：供应商必须能够获得作为大多数医疗保健系统所接受的通用护照的一套经过验证的凭证。成本和费用：公司及其代表受到沉重打击，要遵守每个工厂的要求并支付VCO要求的费用。除此之外，这些服务没有向供应商收取提交标准信息所需的标准凭证费用。

尽管正在进行与医疗保健行业代表和供应商合作以标准化流程并为每个相关人员简化流程的努力，但距离实现这一过程还有很长的路要走。

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