供应商入职最佳实践

供应商入职最佳实践

为企业建立持久的成功取决于许多因素，其中最重要的因素之一就是有效的战略供应链。但是，根据公司的独特需求来确定最佳供应商并与之联系可能是具有挑战性的。为有效起见，供应商入职（将新供应商引入您的供应链的过程）需要将风险评估，尽职调查和业务关系管理的精明组合。

如果没有适当的工具和业务流程，导航该流程将很困难。但是，通过学习和实施最佳实践，可以简化和优化入职流程，以确保供应链中的每个供应商都是共享成功的合作伙伴。

什么是供应商入职？

也称为供应商入职，供应商入职流程或供应商关系管理（SRM），供应商入职流程为企业和其他组织提供了一种收集他们评估，批准并将新供应商添加到其系统所需的信息的方式，例如以及从这些相同的供应商那里购买商品和服务并向其付款。

为您的公司提供商品或服务以换取付款的任何供应商都是供应商。这适用于直接和间接支出。

因为这需要将外部人员纳入组织的封闭系统中并使之成为“团队的一部分”，所以供应商入职在许多方面都类似于员工入职。正如您的人力资源部门必须仔细评估和教育潜在员工，然后才能将他们添加到工资单中一样，您的采购团队也必须根据声誉和绩效对供应商进行资格鉴定，对他们进行公司的业务实践，内部流程，法规要点和期望方面的教育您希望与他们建立业务关系。

通过这种方式评估潜在的供应商，可以最大程度地减少误会和未满足的期望，同时在新伙伴关系不断发展的同时，最大程度地提高共享成功的潜力。

“在引入新供应商之前，您需要在性能，可靠性，价格，声誉和合规性方面知道您要寻找的内容。”

建立有效的供应商入职流程

供应商入职汇集了几个不同但相互关联的流程，旨在使潜在供应商在初始供应商数据收集和最终合同之间的每个阶段中移动。

对于大多数组织而言，可以通过六个简单的步骤来开发（并及时精简）供应商的入职流程：

1.建立评估和批准参数。

在使新的供应商加入之前，您需要在性能，可靠性，价格，信誉和合规性方面知道您要寻找的内容。创建入职清单，并确保您具有一种有效的方法来收集和验证联系信息和详细的供应商信息（例如，过去的表现，合规历史，法律或声誉问题），您需要确定给定的供应商是是还是否。

2.定义需求和期望。

没有人不喜欢游戏规则。像大多数人一样，供应商喜欢清晰，全面的沟通。通过在供应商入职期间与供应商沟通您的期望，业务策略和其他要求，您不仅可以节省在清理误会上可能会浪费的时间，还可以通过快速确定哪些供应商具有战略供应商的潜力来简化总体评估流程，并这对您的团队来说很不合适。

3.使用供应商门户网站节省时间和精力。

创建一个供应商门户（也称为供应商门户）。这个专用的数据收集系统为潜在的供应商提供自助服务，以注册进行评估。这样做不仅有助于使新供应商熟悉您的系统，而且可以使您的团队从低价值的数据输入任务中解放出来，并减少加入新供应商所需的平均时间。

您可以将在步骤1和2中开发的参数，要求和期望纳入门户内，从而简化数据输入过程并提高数据收集和评估过程的速度和准确性。

4.创建和合并识别和优先考虑战略供应商关系的流程。

有些供应商对您公司的业绩和利润产生的影响要大于其他供应商。它们可能代表更大的支出，或者通过卓越的性能，以超常的价格获得特定资源等来提供战略价值。

如果在初始入职过程中将供应商确定为潜在的战略合作伙伴，则将战略供应商纳入考虑范围的单独，专用流程为您的团队（以及批准战略供应商所需的任何其他利益相关方）提供了有关评估和批准的其他选择而不会破坏或延迟整个入职流程。

5.将您的流程集中在清晰度和沟通上。

这么多困扰着现代工作场所的单一问题可能会造成许多失去的机会，受损的人际关系以及昂贵的延误：糟糕的沟通。当所有人都在同一页面上时，确保从风险评估到数据管理的入职过程尽可能快速，准确和完整就容易得多。

6.投资技术

如果用人的双手在纸上完成，即使是最好，最高效的流程也永远不会达到最佳状态。自动化和人工智能-数字化转型中的两项关键技术，以及业务流程管理中不断改进的基石-可以增强流程，消除人为错误并使您的员工免于重复的，易于自动化的繁琐工作，从而专注于高价值需要人情味的任务。

正确的基于云的采购解决方案可以通过将所有数据移动到云中安全共享的空间中，并为所有利益相关者提供实时，完整和透明的访问权限，从而消除了供应商启动过程中的许多麻烦。与您现有的采购和会计系统的集成使合并新供应商变得容易，并确保您的买家从更新供应商清单开始就获得了最佳付款条件。

此外，功能强大的分析工具还支持更高级的任务，这些分析工具揭示了添加新供应商（或追求与现有供应商的新共享计划），消除表现不佳的供应商以及在生产线中实施创新的潜在机会。

供应商入职流程

一旦建立了标准，决定了如何最好地处理潜在的战略供应商，并列出了建立牢固的战略供应商关系的总体目标，就可以建立实际的供应商入职流程。

该流程本身以您的供应商入职清单为中心，该清单提供了缩略图，您可以在充实供应商入职流程时遵循此缩略图，以确保您已包括所有基本要素。

初始供应商评估供应商名称和联系信息（包括主要联系人的职务和角色）供应商许可证和必需的文档收集和组织供应商信息。查看供应商的服务记录和声誉。查看和评估信用记录。进行合规评估（法律，行业，政府等）获得您的行为准则和道德准则上的供应商签字。供应商资格和批准定期对供应商的性能和合规性进行定期检查。监视供应商数据，以便根据对新材料和新市场的访问来确定新市场开发，流程改进或产品创新的潜在机会。必要时简化您的供应链，以减少所需的供应商数量，同时确保所有突发事件都得到保留。查看所有提交的数据的完整性和准确性。确保所有利益相关者，包括会计，采购和物流人员，都可以根据需要实时访问相关信息。审查供应商作为战略供应商的潜在角色。将标准供应商添加到系统，更新所有相关系统（包括采购和会计），以将供应商数据与关联的商品和服务联系起来，以及开具发票和跟踪供应商管理关键绩效指标（KPI）。如果供应商符合要求，则将其移至下一个审核阶段。交货时间价钱条款和条件工作流程和业务流程合规交货培训（包括内部系统培训，以便与您的采购和会计系统进行数据传输，开发票等）明确有关以下方面的期望和要求：数据管理监控和审查

有效供应商入职的主要好处

开发一个健壮且管理良好的供应商入职流程可帮助您的团队创建有效且高效的供应商关系管理计划。开放，诚实和清晰的沟通，再加上明确的期望和完全的数据透明性，为每个供应商关系奠定了发展成为专注于共同成功的战略伙伴关系所需的坚实基础。

此外，您的组织将看到相关的好处，包括：

简化流程，提高效率。增强的风险缓解（数据管理和透明度支持）作为买家的健康和积极的行业声誉。光滑，经过精心调校的供应链，使膨胀最小。减少人为错误，发票欺诈和特立独行的支出。增强行业，法律和政府合规性。最佳的投资回报率（ROI）支持更健康的底线。

供应商入职最佳实践

没有两家公司是一样的，而且机会很可能，您的供应商入职流程可能看起来不像您的竞争对手，特别是如果您实现自动化并优先考虑持续改进。但是，在开发和部署成功的供应商入职流程时，每个组织都可以从牢记一些最佳实践中受益。

争取C-Suite的帮助。自上而下买入从开发过程的开始将使得很多更容易地使公司的其他船上与供应商入职过程。不要忽视尽职调查。一致和有效的供应商风险管理建立在知道需要做什么，何时需要完成以及如何完成工作上。优先考虑数据安全性。投资数据管理技术，以最新和最可靠的选择保护您的所有数据，包括供应商信息，付款数据和客户数据。自动化，自动化和自动化。更高的效率，更少的错误以及对供应链管理流程的更严格控制将是您的回报。保持灵活性。唯一可以确定的是，事情将会改变。专注于持续改进，而不是表现强硬，以确保您的系统已准备好应对明天以及当今的供应商关系挑战。

建立一个优秀的供应商团队

无论公司提供什么商品或服务，建立和培育的业务关系都会对您的成功产生最深远的影响。投资时间，精力和资源来建立和自动化供应商的入职流程将以更牢固的供应商关系，降低的风险以及更频繁的智能战略采购机会的形式带来丰厚的收益。

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