电子采购软件：电子采购的利与弊

电子采购软件：电子采购的利与弊

贵公司是否准备好进行电子采购和AKA 电子采购？随着技术的不断进步和数字化转型成为常态，问题很快将不再是：“电子采购对我们的组织是否合适？” 但是“我们如何最有效地利用电子采购来支持我们实现盈利，增长和创新的目标？”

像所有变革性技术一样，电子采购也有其相关的利与弊。全面了解电子采购解决方案提供的好处以及不正确应用电子采购的潜在缺点，可以帮助您确定和实施最适合实现成本节约和持续改进目标的软件工具。您的业务流程。

电子采购：基础知识

电子采购软件也称为电子采购，可为组织提供对所有采购流程的可见性和控制力，从采购到付款（P2P）周期到供应链管理，再到战略和财务计划。许多最受欢迎的电子采购系统是所谓的软件即服务（SaaS）系统。它们提供了一个集中的，基于云的软件环境，该环境将利益相关者，应用程序和物理位置连接在一起，以实现最佳的通信，协作和效率。

尽管软件自动化在某种程度上是大型组织所独有的，但是小型企业和大型企业集团如今都使用电子采购软件。尽管所有业务在某种程度上都是唯一的，但一般来说，电子采购是作为较大业务流程管理计划的一部分实施的。总体目标包括节省成本，提高效率以及更好的战略和竞争性决策，部分通过使用电子采购来支持：

自动化和简化业务流程。提高所有支出数据的透明度和访问性。通过集中的数据管理改善协作，分析和决策。减少浪费，效率低下，特立独行的支出和人为错误。连接所有应用程序，包括现有的企业资源计划（ERP），会计和客户资源管理（CRM）解决方案，以创建由共享效率驱动的凝聚力软件环境。通过战略采购建立和管理具有最佳性能和牢固的供应商关系的全球供应链。重新定义采购作为通过可行的见解和流程优化所创造的价值和成本节省源的角色。

每个组织的目标会有所不同，但是总的来说，迈向电子采购是一种积极的趋势，尽管面临着一些挑战，但如果没有适当的准备，公司可能无法准备应对。

电子采购的优点和可察觉的缺点

市场专家预测，到 2023年，基于云的电子采购系统，供应链管理和其他电子商务工具）将在全球增长至近100亿美元，这是任何人都无法忽视的力量。认真考虑进行数字转换的业务。

无论是企业对企业还是面向消费者，所有部门和行业的企业都依赖采购来运行。可以肯定的是，使采购职能尽可能具有成本效益和效率。

但是，实现这一目标并非一刀切。因此，尽管重要的是要承认电子采购所带来的普遍利益，但理解实施这种系统可能遇到的障碍和障碍，并制定避免或克服这些障碍的路线，也至关重要。

电子采购的优势

无论规模，行业或年龄，想要精简和优化其采购功能的企业都可以从电子采购软件的强大功能中找到实质性的好处。

通过电子采购，公司可以实现：

更高的过程控制和效率。人工智能和机器学习是用于流程自动化的强大工具，您可以将其用于：

创建对角色的，适合角色的分级访问为您的所有关键工作流程构建非接触式流程（完成路由意外事件以进行批准）建立与合同管理相关的供应商目录，因此，每笔商品和服务订单都是由合适的供应商以最优惠的价格，最好的条款和激励措施以合适的供应商进行的，而不会因特立独行的支出或发票欺诈而产生过多的风险。将采购连接到您现有的软件环境，以提高效率。

改善沟通和组织。基于云的集中式数据管理意味着每个人都在同一页面上，无论是在办公室还是在千里之外的地方，使用平板电脑，笔记本电脑或智能手机开展业务。自动化和集成消除了阻塞点，障碍和不必要的人为错误，在降低成本和浪费的同时提高了整体效率。集中和全面的数据存储还使使用重要的数据分析工具更加容易，以提取可操作的见解和基于完整，可靠信息的有用预测。节省大量成本。流程优化通过效率的初步和持续改进而产生了立即和长期的节省。您的员工可以停止将时间和资源用于低价值的任务，而将重点转移到高价值的任务上。而且，通过减少对硬件，软件甚至办公用品的间接费用，员工人数或投资的需求，您可以实现更多的成本节省（自动化的数字流程所用的纸张和材料比传统的手动工作流程少得多）。电子采购软件快速，强大且占用的IT空间较小，不仅可以通过改进流程为您的公司节省资金。您实际上可以通过投资定制的专用采购软件解决方案来构建真正具有成本效益的解决方案。例如，PurchaseControl专门从事采购软件解决方案，这些解决方案包括您的业务需要的所有功能，而不会引起不必要的膨胀—同时仍然为无缝，无中断的可伸缩性和向下扩展提供了空间。

电子采购的弊端

很难为电子采购分配真正的“劣势”。更好的词是“挑战”，因为实施电子采购软件所带来的问题通常分为两类：

文化冲击，即由于缺乏信息，软件本身的局限性或不愿超越传统采购流程模型的企业文化，而在数字转换方面获得字面和形象投资方面的困难。特定于情境的集成问题，通常与规划不足，对通过实施解决的目标的了解不深或不完全有关，或者与所选电子采购软件的功能和功能有关的混乱和无知。

可以通过以下两种方式缓解这两种挑战：

研究和计划。需求分析是对公司工作流程进行任何重要更新的第一步。其次，研究被认为可以解决这些需求的解决方案的可用功能，可伸缩性和总成本。研究和计划对于保持低成本至关重要。您的企业目前极有可能不需要汤到胡说的电子采购解决方案。小型企业可能会发现采购订单工具或ePurchasing软件可以在当前和可预见的将来充分满足其需求。了解您的实际需求将使您现在不必花太多钱，同时又为未来留下了增长的空间。知道您的需求，以及您愿意并有能力为此付出多少，将使成本，混乱和坦率降到最低。教育和培训。在实施任何解决方案之前，至关重要的是，要从C-Suite到管理层，再到办公室员工和供应商，都应从所有利益相关者那里获得支持。选择服务提供商，该服务提供商将其深入的教育和培训作为其电子采购软件的一部分（包括培训，信息发布会以及实施之前，期间和之后的复习），将帮助您规避常见的问题，例如：由于用户沮丧而导致性能和合规性差。供应商集成挑战（例如，目录集成和更新）。将直接和间接支出整合到一个单一的，有凝聚力的系统中的困难。由于管理人员在使用数据分析，流程优化和其他数据仪表板方面的努力而缺乏战略价值。

通过电子采购使您的业务变得更好

向电子采购的过渡不必困难或艰巨。通过了解电子采购软件的功能并选择可满足您采购功能特定需求的专用解决方案，您可以在克服潜在困难的同时获得电子采购的实质性好处。与未来的采购联系起来，并开始为您的企业设计具有成本效益的未来，以更高的效率，更高的利润和更强的竞争地位为基础。

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