如何进行项目管理和协作，有什么具体流程，要用到什么工具？（一文全看懂）

不管是几个人的小型项目团队还是几百人、上千人组成的大型项目团队，基本都是按照以下流程进行的：

项目的启动阶段：合理制定目标；项目明确任务到人；项目的计划：任务分工明确；分清项目的优先级别项目的实施：注重团队管理工作；加强沟通协作；修改或调整工作计划；项目检测与控制过程：借助项目管理工具监控进度；项目的收尾：具备基本的数据分析能力，进行总结复盘

整体思路就是: 明确事->找对人->排计划->定机制->收好尾。

注意：以上5个过程不是只运行一次就结束，而是循环的用于项目各环节。

你都是怎么进行多任务管理的？进群聊一聊吧～

交流小队里有很多管理经验丰富的大佬，会定期分享项目管理经验干货，进群还可以自行下载《2023项目管理实操手册》，都是免费的，需要进的抓紧时间咯～

一、项目启动阶段

制定好项目目标后，开启所有工作的第一步，明确项目干系人，项目目标和项目关键负责人等基础是必不可少的。

1、合理制定目标

项目启动规划期，制定合理的目标对整个团队来说很重要。

一个项目的好与坏，首先要看所定目标是否合理性。合适的目标对每个人、企业都有好处，员工不会有太大的压力，就会安心努力地工作。

SMART是一个目标设定原则，它能够帮助我们设定理想的项目目标。

具体性（S）：想要实现的目标，且越具体越好。

可衡量性（M）：可衡量性指项目指标是数量化或者行为化的，验证这些绩效指标的数据或者信息是可以获得的。

可实现性（A）：在目标设定时，我们都想要充分发挥自己的想象力（毕竟太过保守的目标不具备突破性），但也需要注意不要太过放飞自我，设定不切实际的目标。

相关性（R）：指绩效指标是与工作的其它目标是相关联的；绩效指标是与本职工作相关联的；

时限性（T）：注重完成绩效指标的特定期限。

另外，目标要靠人来执行，执行过程中会有各种各样的评价，严格地说就是考核和监督。这里，就得需要OKR管理工具的协助了。

OKR（Objectives and Key Results）即目标与关键成果法。

目标（Objectives）：是对驱动组织朝期望方向前进的定性追求的描述。主要回答“我们想做什么”的问题。

关键结果(Key Results简称KR)：用来衡量目标是否达成，主要回答“我应该怎么做”的问题。

在制定OKR时，为每个KR设置对应信心指数。信心指数代表着对完成这个KR的把握，设置为10（最大值）即对完成目标有绝对的把握，设置为1（最小值）即对完成目标毫无把握，在OKR执行过程中可以根据实际情况修改信心指数。

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2、项目明确任务到人

在制作项目计划之前，让所有人参加讨论，对主要的工作量进行分工，每个人明确知道自己的工作任务和时间。

如果你控制的项目和人数比较少，比如10个人之内，跟你在同一地点，最好每天清晨花上10分钟开个早会，确认一下前一天进度。

人多的话，每天写工作日志，每周工作总结，项目经理及时确认进度。

对项目过程遇到的各种问题进行整理多分享多总结。

在纠偏改正阶段，都可以使用项目管理思维——PDCA循环的原则，进行正向的反馈与循环……

Plan--计划，确定方针和目标，确定活动计划；Do--执行，实地去做，实现计划中的内容；Check--检查，总结执行计划的结果，注意效果，找出问题；Action--行动，对总结检查的结果进行处理，成功的经验加以肯定并适当推广、标准化；失败的教训加以总结，以免重现，未解决的问题放到下一个PDCA循环。

二、项目计划阶段

这一阶段，项目经理要定义好项目范围，确定可利用资源，了解时间轴，确定关键里程碑，组建团队，制定初步计划，并按实际情况调整、分派任务、设置进度等工作内容。

作为项目的主导，项目经理要确保这些分配给个人的任务是符合成员能力，可测量的，能够实时监控任务进度的。

1、任务分工明确，公开透明

把公司项目公开，有利于资源的共享，让他人都知道你在做什么，对于任务分工也能更明确，尽量避免出现一人同时参与多个项目的情况。

伙伴云-项目管理系统

2、项目进度，实时提醒

如果项目启动了、项目验收超期了、项目需求变更了、项目付款延期了等，选择相关项目负责人，伙伴云系统会通过企业微信自动给相关人发送提醒。

伙伴云项目管理系统

如果出差在路上或者公事外出，项目经理或项目负责人也可以在手机端直接创建新任务，并为任务指派执行人，被指派人在被添加为责任人后，即可收到任务通知，随时可获取任务信息。

伙伴云项目管理系统手机端

3、多个项目时，分清优先级

当面对多个项目时，以什么顺序去做是很重要的，哪个项目要优先启动，哪个项目要暂时搁置，对项目影响都很大，多项目的管理者要清楚地知道哪个项目是最紧迫的。

一般来说，将影响别人的任务优先级设置为更高，避免团队其他成员”Waiting for you“。

在时间管理上，还有一种流传甚广的时间管理方式，叫时间四象限，它根据紧急和重要性把工作分为以下四个“象限”：

如何理解四象限法则？

优先解决第一象限，重点投资第二象限，防止陷入三四象限。

一旦我们能够清晰地将生活中所要做的事情，按照优先矩阵进行分类，我们的时间管理也将变得事半功倍。事情多的时候一定要分清轻重缓急，不然容易顾此失彼。

从这个层面上来说，伙伴云表格就是一款非常好的时间管理工具。

在伙伴云，项目负责人通过设置项目优先级和项目开始/截止时间、实际完成时间、预期/实际工时...就能自动监测任务完成情况。点开每一个任务即可看到任务详情及任务执行进度，了解任务整体完成情况。

伙伴云项目管理系统

三、项目的实施阶段

项目在执行阶段会出现这样或那样的问题，确保工作的顺利推进是整个过程的核心。项目经理需要特别关注以下三个方面：

1、注重团队管理工作

管理好团队是确保工作有序进行的重要手段，不仅要让团队具有凝聚力，同时也需要对工作进行正确的决策与剖析；

2、加强沟通协作

一个项目会涉及到多部门多环节，无论是本团队内，还是跨部门合作，项目经理都应该加强沟通协作，确保团队流程顺利。

3、修改或调整工作计划

修改调整计划也是项目执行过程中必不可少的一环，围绕项目目标与资源，根据实际情况来调整或更改，可让项目实施少走弯路高效推进。

四、项目监控阶段

监控环节是项目是控制成本、资源和质量监督，预计项目的进展。俗话说万事开头难，项目开始时可能不会立马有大进展，但之后要开始监督团队工作，甚至要落实到个人，这样有益于提前发现问题，规避风险。

必要时，也可以借助项目管理类的工具。比如看板视图、日历视图、甘特图、燃尽图等。

以看板视图为例。伙伴云的看板视图，就可以直观反映项目进度的健康程度。

当任务安排给成员之后，我们通过看板视图就可以实时跟踪每个成员的任务进展情况，如：哪些任务还没开始做，哪些任务正在进行，哪些任务已经完成，以及每个任务消耗的时间等。

伙伴云-看板视图

除此以外，还可以把工作写进“日历”，按天、周、月安排日程。点击事项即可查看详情，一眼get待办清单，更有利于团队协作。

伙伴云-日历视图

除了项目的可视化，还有严格的权限管理，分工更有序，信息也更安全。

项目经理可以根据观测到的结果，预测项目结束的时间，判断是否能如期完成；若不能完成，查找原因并采取措施解决问题。

五、项目收尾阶段

一个项目的收尾，除了汇报工作外，还需要对项目结果进行分析和记录，写下复盘总结是项目收尾阶段最关键的事项。只有对项目完成的效果进行全面细致地分析，才能将经验内化。

做复盘的时候，有几点注意事项：

1、必须是团队一起复盘

2、复盘过程别扯责任问题

3、复盘重在优化，能落地很关键

4、复盘总结最好有可量化的数据

伙伴云仪表盘，只需简单的配置就可以生成项目的统计分析报表，自动获取月验收项目数、交接项目数、任务完成情况等不同维度的分析结果、趋势等，数据一目了然，辅助团队进行决策。

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以上就是整个项目管理和协作的全部流程了！

不过，掌握方法与工具，只是迈出成功管理项目的第一步，项目最后成功与否取决于您的毅力，是否坚持不懈的实践-总结-再实践！

最后，再次安利下伙伴云这款“全家桶式”项目管理工具，涵盖OKR、项目管理系统、看板视图、日历视图、数据分析仪表盘......现成的模版，学习门槛极低，项目经理们可以根据需要随意搭建成你想要的样子，非常适合项目管理和协作。

最最关键的是！！！这么一款优秀的工作任务管理软件，竟然还免费？所以，盘它就完事儿了！

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