如何让一张普通Excel表秒变甘特图？教你5分钟搞定一张活动推广进度表（附赠甘特图模版）

一个优秀的活动策划，我认为至少需要具备以下5个能力：内外资源洽谈能力、活动产品设计能力、传播路径规划能力、项目进度把控能力、相关文案撰写能力。

其中，项目进度把控能力尤为重要。

比如你负责举办一个活动，那可能会涉及到前期物料准备、场地联系、到场人员、宣传推广、落地执行等内容，这些不同的工作可能是同时或间隔地进行的，还有可能会需要多部门协作完成，如何统筹安排且保质保量的如期完成，这都需要强大的项目进度把控能力。

一、轻松梳理活动流程，5W2H分析法了解下

要想具备项目进度管理的能力，首先就要清楚的知道这个活动长啥样，能准确的说出个一二三。

怎么梳理活动流程呢？思路很重要。

如果没有好的思路框架，那就直接套模型呗，5W2H分析大法送给你～

5W2H分析法

下面是来自5W2H分析法的灵魂拷问时间：

Why(为什么)：活动的目的是什么？拉新/活跃/留存/付费/？What(做什么)：活动的目标是多少？拉新多少用户，达成多少GMV?When(何时)：活动周期是多长？何时开始？Where(何地)：活动在哪些渠道推送？Who(是谁)：活动推送给哪些用户？画像是啥样的？How much(多少钱)：活动的投入如何？人力和财力等资源等How(怎么做)：活动流程是怎么样的？推广的节奏如何？怎么做、何时做、谁来做...我们需要列出一个完整的图表去写出来

看到How这里，你会发现：一名好的活动策划推广人，还必须得是要一名优秀的项目经理，你需要做非常多的事情，来掌控你活动的进度，保证活动按时上线。

如何来管理好这么多的东西呢？这时，你就需要这张神图——甘特图。

什么时间（阶段）做、通过什么渠道做、谁来做、怎么做等等，都可以通过这张图清晰的体现出来～

二、手把手教你制作一张活动推广甘特图

简单的说一下绘制甘特图之前的准备工作吧～

1）明确活动牵涉到的项目。内容包括项目名称、项目目标、开始时间、工期。

2）确定项目之间的依赖关系，找到活动决定性项目。

3）对于进度表上的不可预知事件要安排适当的富裕时间（Slack Time)

4）确定活动任务的执行人员，包含部门、姓名、联系方式。

5）绘制甘特图。

很多人习惯用Excel做甘特图，但是相对比较麻烦，几乎把所有图表的基础知识均串联起来。涉及的知识点有①单元格+组合图（条形图+散点图）；②坐标轴选项；③添加数据功能；④修改图表类型；⑤主次坐标轴；⑥Alt+图表锚定；⑦图表填充等等，光看这些知识点就已经头大了。

下面，我将以市场活动推广为例，为大家演示下，如何利用伙伴云轻松绘制一张活动推广甘特图？

伙伴云甘特图的完整绘制过程，戳下方视频可直接观看哟↓↓↓

1、创建表格。

登陆伙伴云，在工作区创建或者导入一张含任务描述、任务类型、负责人、任务进度、开始时间、截止时间、任务类型...字段的表格。其中，开始时间、截止时间为必选字段哟～。

当然也可以将含有以上字段的Excel表格导入伙伴云平台。

2、创建甘特图

点击创建视图-甘特视图。

选择甘特视图，并输入视图名称，点击保存。这里，可以选择公共视图或者个人视图，个人视图仅对个人可见，公共视图对大家可见。

除了甘特图，还有看板、卡片、日历视图，有兴趣可自行体验。

3、配置甘特图

接下来，我们需要选择要作为甘特图中任务条开始日期、结束日期、进度的字段。

（对于工作区管理员、表格管理员，可以在设置甘特图时直接创建新的开始日期、结束日期、进度字段）

点击外观设置，你可以调整任务条的显示内容、头像、颜色。

可让任务条跟随某个单选项字段（比如任务类型）的颜色同步显示，让任务完成进度、重要程度、优先级等信息通过颜色来直观呈现。

也可以自定义任务条显示的标题内容以及用户头像，用于呈现任务的关键信息和执行人。

点击字段设置，可以选择甘特图左侧表格中需要显示的字段。如这里我们之选择了任务描述一个字段。

4、多任务联动，保证活动任务没有空档期

每个任务块后面你可以看到一个白色的「小圆点」，这个小圆点按住后可以直接拉线到另外一个任务时间区块上，这样就可以建立流程上的［依存关系］。

这样就会保证流程排期不会出错啦，例如宣传文案制作任务在某个时间尚未完成，会建议你不要把宣传海报设计的任务排到更前面的日程。

5、创建活动推广“里程碑”，提高团队成员专注度

周/月时间维度下，你还可以在具体日期上创建“里程碑”，方便对活动关键节点（如预热期、宣发期等）的时间进行良好把控和记录，让项目团队成员始终保持专注和对阶段性任务目标完成的积极性。

这样，一个完整的活动推广进度甘特图基本就制作完成了！（全程不涉及任何写任何函数公式，不需要任何图表的绘制，只需要鼠标简单的拖拉拽就可以实现哦，是不是超级无敌简单呢？

当然伙伴云不仅仅是画甘特图用的，它还是一款轻量级的项目管理软件，具有看板视图、日历视图、卡片视图、OKR、数据分析等诸多功能，是非常适合团队&个人进行项目进度管理或者时间管理来用的。

如果以前没有发现，现在入手还来得及，毕竟它不花钱！！！（团队20人以内免费）

为了让您更快上手，小编还贴心为您准备了各行业甘特图的模版哦，直接套用即可，点击下方链接免费领取～

好啦，以上～记得关注

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