如何高效的进行任务分配？掌握这7步就够了！团队管理必看（附任务交办）

网友投稿 1425 2023-04-20

有的管理者每天都在郁闷、纠结，为何给下属安排的工作，总是没有结果？

若自己不去问，员工不会主动反馈；当自己去问的时候，基本上没有啥进展，到底是哪个环节出了问题呢？

其实有可能是你分配工作任务的方式和方法出了问题。

为了帮各位领导解决任务分配难的问题，伙伴云专门推出《2023零代码应用任务交办说明手册》，里面包含了4大核心功能板块，手把手教你做好任务管理。

一、为何领导给下属安排的工作，总是没有结果？

下面，我们就来盘点下，领导日常分配任务工作的几种方式。

第一种：直接口头安排工作任务。

有的领导口头说完后，转头自己先忘了，如果不是员工提醒，甚至压根都不记得还有这件事儿；

第二种：靠Excel 进行任务的分配。

无法做到任务通知下发和进度追踪。员工实际执行的进度每天都在变，要么每天都要问一遍各负责人，再更新表格；要么让大家分别填 Excel，再汇总...最后整的比员工还要忙；

第三种：利用看板来安排任务TO-DO-LIST。

通过看板，团队要做什么，分别是谁负责，目前的进度是什么，谁来管理等重要的信息，都让人一看就明白，可以有效的促进团队更好地协作交付需求。

但美中不足的是，这种看板严重依赖工作地点，如果疫情远程办公的话，就无法发挥作用了。

阿里天猫新零售团队两年前在用的看板

所以总结起来，有以下几种原因，导致领导分配工作困难重重：

1、懒散的管理风格被下属摸透了，比如容易忘记自己已安排的工作任务；

2、没有告知下属工作的重要性；

3、没有告知下属工作需要完成的时间要求；

4、不善于跟催工作任务的进度；

5、安排的工作如果下属不执行，没有任何的责任承担；

二、简单七步法，帮你高效为下属安排工作任务

如何聪明的向下属安排工作任务，才能保证其高效执行?

这里有个七步法，可供大家参考下。

1、明确布置任务的目的：不单为了布置任务而布置任务

2、明确任务类型：分析任务并分类，确定重要程度，以免下属任务过多，分不清到底哪个该优先完成。

按照不同的特质可以将任务划分为以下类别：最常规的方法，是时间四象限法，按照重要和紧急程度划分为重要紧急、重要不紧急、紧急不重要、不重要不紧急四类;按照重复性（突发）划分：突发性与常规性；按照任务的所需能力划分：开创性与例行性。比如开拓新的市场，新产品开发，新的团队等等，属于开创性的任务。而按部就班的例行工作，如报表，采购等有一套成熟的运作流程，只需按流程去完成，就属于例行性工作。按照时间长短划分：长期性与临时性等等。按照难易程度划分：艰难型，中等难度，普通型等等。可以根据自己的行业特点、工作特性、时间要求、工作需要、能力大小等因素来调整适合自己的划分方法，找到最适合自己需要的分类方式。

3、明确责任人：知人善任，了解员工的能力，性格，处事风格，以及喜好、价值观、优势等等。特别是冰山以下的部分，要多加关注，然后把任务交给合适的人选（误区：能者多劳）。

4、明确资源：完成任务所需的资源以及可提供的资源，如人、财、物等等。

5、明确完成期限：没有期限就会导致可做可不做；

6、明确标准：明确任务完成的质量标准以及关键节点、奖惩标准，什么叫完成，什么叫好，做不好有什么坏处，做好了有什么好处。

7、再次确认任务：最好让下属重复一遍任务，确保下属充分的理解了任务。