如何高效的进行任务分配?掌握这7步就够了!团队管理必看(附任务交办)

网友投稿 1569 2023-04-20

有的管理者每天都在郁闷、纠结,为何给下属安排的工作,总是没有结果?

若自己不去问,员工不会主动反馈;当自己去问的时候,基本上没有啥进展,到底是哪个环节出了问题呢?

其实有可能是你分配工作任务的方式和方法出了问题。

为了帮各位领导解决任务分配难的问题,伙伴云专门推出《2023零代码应用任务交办说明手册》,里面包含了4大核心功能板块,手把手教你做好任务管理。

一、为何领导给下属安排的工作,总是没有结果?

下面,我们就来盘点下,领导日常分配任务工作的几种方式。

第一种:直接口头安排工作任务。

有的领导口头说完后,转头自己先忘了,如果不是员工提醒,甚至压根都不记得还有这件事儿;

第二种:靠Excel 进行任务的分配。

无法做到任务通知下发和进度追踪。员工实际执行的进度每天都在变,要么每天都要问一遍各负责人,再更新表格;要么让大家分别填 Excel,再汇总...最后整的比员工还要忙;

第三种:利用看板来安排任务TO-DO-LIST。

通过看板,团队要做什么,分别是谁负责,目前的进度是什么,谁来管理等重要的信息,都让人一看就明白,可以有效的促进团队更好地协作交付需求。

但美中不足的是,这种看板严重依赖工作地点,如果疫情远程办公的话,就无法发挥作用了。

阿里天猫新零售团队两年前在用的看板

所以总结起来,有以下几种原因,导致领导分配工作困难重重:

1、懒散的管理风格被下属摸透了,比如容易忘记自己已安排的工作任务;

2、没有告知下属工作的重要性;

3、没有告知下属工作需要完成的时间要求;

4、不善于跟催工作任务的进度;

5、安排的工作如果下属不执行,没有任何的责任承担;

二、简单七步法,帮你高效为下属安排工作任务

如何聪明的向下属安排工作任务,才能保证其高效执行?

这里有个七步法,可供大家参考下。

1、明确布置任务的目的:不单为了布置任务而布置任务

2、明确任务类型:分析任务并分类,确定重要程度,以免下属任务过多,分不清到底哪个该优先完成。

按照不同的特质可以将任务划分为以下类别:最常规的方法,是时间四象限法,按照重要和紧急程度划分为重要紧急、重要不紧急、紧急不重要、不重要不紧急四类;按照重复性(突发)划分:突发性与常规性;按照任务的所需能力划分:开创性与例行性。比如开拓新的市场,新产品开发,新的团队等等,属于开创性的任务。而按部就班的例行工作,如报表,采购等有一套成熟的运作流程,只需按流程去完成,就属于例行性工作。按照时间长短划分:长期性与临时性等等。按照难易程度划分:艰难型,中等难度,普通型等等。可以根据自己的行业特点、工作特性、时间要求、工作需要、能力大小等因素来调整适合自己的划分方法,找到最适合自己需要的分类方式。

3、明确责任人:知人善任,了解员工的能力,性格,处事风格,以及喜好、价值观、优势等等。特别是冰山以下的部分,要多加关注,然后把任务交给合适的人选(误区:能者多劳)。

4、明确资源:完成任务所需的资源以及可提供的资源,如人、财、物等等。

5、明确完成期限:没有期限就会导致可做可不做;

6、明确标准:明确任务完成的质量标准以及关键节点、奖惩标准,什么叫完成,什么叫好,做不好有什么坏处,做好了有什么好处。

7、再次确认任务:最好让下属重复一遍任务,确保下属充分的理解了任务。

三、利用可视化管理工具,任务分配更高效

除了任务分配,如果领导还想要实现任务进度跟踪管理的话,就必须选对一款趁手的任务管理兵器,否则离开工具谈高效,一切都是空谈。

伙伴云就是一款既简单又高效的任务可视化管理工具。我们可以借用日历视图、看板视图、甘特视图等工具帮我们进行任务目标拆解、任务节点把控、实时跟踪成员的任务进展等。

(1)甘特图:分解项目目标,避免项目延期

甘特图可以用来分解部门的项目目标,帮助负责人确定每个任务的时间、依赖关系及里程碑等,将任务分配到个人,每个人都要给出明确的交付物和交付时间节点。

通过⽢特图还能直观展示任务状态和进度,拉⻓或缩短任务条可以修改任务截⽌时间和完成进度,规避延期⻛险,让整体进度⼀⽬了然。

(2)日历视图:任务节点准确把控

例如通过「日历视图」,我们可以拆解任务清单、看头像确认负责人,进度流程人人有数,任务安排有条不紊!

(3)看板视图:任务进度实时跟踪

从看板视图上,我们可以明确知道:哪些任务还没开始做,哪些任务正在进行,哪些任务已经完成,哪些任务超期了,以及每个任务消耗的时间等,让项目负责人重点关注进度慢、优先级⾼的项⽬。

3.数据分析仪表盘,辅助领导优化任务分配

(1)领导工作台:员工任务量、执行进度了然于胸

领导工作台是管理人员日常使用的页面,可用于快捷操作、信息查询,内容一览展示等。

展示内容包括:计划/项目型任务执行进度;确认人是我的任务:最新任务进展、进度条;进度日报(看看员工都做了什么);任务状态:任务状态分布(饼图),点击任务状态可联动筛选出该状态下的所有任务进展以及每个人的任务数量;

(2)个人工作台:待办工作直观呈现,任务查询超方便

个人工作台即员工日常使用页面,用于快捷操作、任务查询,待办日历提醒,任务列表展示等。

其中待办日历可以日历的形式来展示员工的工作任务,让待办任务更加直观,计划更清晰。员工点击工作任务,可进入查看详情,也可直接编辑。

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