待办事项太多，忙不过来怎么办？1个方法4步帮你搞定！（附todo待办工具模版）

工作中，我们是否会遇到这样一些问题：

每天都有一堆的待办事项压迫着你，时常让你感觉痛苦不堪。

太多琐碎的事情导致注意力不集中，临近节点了也没有啥进展，每天怀着惴惴不安的心情回家。

......

如果你经常处于这种工作状态，那么就该停下来好好反思一下了。

文中福利：想要让工作更高效，团队任务管理模版用起来，里面含有甘特图、日历视图、看板视图等好用的时间管理工具～

小tips:电脑端打开链接！！！电脑端打开链接！！！电脑端打开链接！！！

一、为什么每天都很忙，工作却没有丝毫进展？

1、沸水效应

大家听说过“沸水效应”吗？

如果水没烧到100度，只烧到95度不继续烧下去，热度就没了；但如果烧到100度以上，水开了的时候，只要维持小火不断， 就能一直保证水的沸腾。

其实工作也是一样。

如果一件事都没做好之前，就去做其他事，相当于把做这件事情的火力撤了，水始终没开。最后结果就是这也没做好，那也没做好，哪哪都没做好。

所以，合理的安排工作计划并分清任务主次，是非常有必要的。

2、工作优先级排序很重要

我们要对所做的工作进行一个清晰的排序，确定优先级，明确的进行规划，避免需要人员配合时造成断层。

很多时候，工作是需要其他同事进行协同的，再具体的任务分工时，要结合人员分工，资源匹配，时间等确定事件的轻重缓急。

比如，我们可以通过任务标签，对一些工作进行优先级排期，如重要度最高、较高、普通、较低等。

还可以通过任务状态分组，查看各项工作的状态，一目了然的知道哪些已经完成了，哪些已经延期，哪些是有风险的...如下图所示。

伙伴云团队工作计划模版-任务计划管理表格

二、PDCA工作法：4步方法，让工作更高效！

除了分清任务的优先级以外，小编再给你介绍一个简单又很有效的方法：PDCA循环法。它最早是由美国质量管理专家戴明提出来的，所以又称为“戴明环”。

他主张每一件事情先做计划，计划完了以后去实施，实施的过程中进行检查，检查结果以后，再把检查的结果进行改进，进行实施，进行改善，这样把没有改善的问题又放到下一个循环里面去，就形成一个一个的PDCA循环。

PDCA工作法

① 计划（PLAN）：首先确定要达到的目标，制定的目标不允许含混不清，明确必须解决的课题，按照实际情况进行新的路径选择。

② 实施（DO）：将方案分成多个行动措施，落实到具体任务，计划中内容一旦开展就要不折不扣、认认真真地干，不能畏首畏尾、要有完整的开始和收尾，给自己的“付出”一个交代。

③ 验证（CHECK）：在执行计划所制定的路径、课题和解决方案时，定期进行反复验证，对计划做出适当修正。

④ 行动（ACTION）：对总结检查的结果进行处理，成功的经验加以肯定并适当推广、标准化；失败的教训加以总结，以免重现，未解决的问题放到下一个PDCA循环。

1、PLAN: 科学进行计划，才能管好时间

时间计划顾名思义就是根据时间来做相应的计划，包括日计划、周计划、月计划、年计划等，也可以理解为待办事项。

日计划：关注一天中需要完成的工作及时间分配情况，在时间分配时注意顺序和连续，设定25%的弹性时间和10%的空闲时间以备不时之需。周计划：关注一周中的重点事项和相应的目标，在制定时注意抓大放小，要有明确的时间要求。月计划：关注本月的核心事项和关键目标，根据实际情况及时调整。年计划：关注一年中最重要的目标，运用四象限法则，找出重要的事情，制定关键目标。

借助日历视图，我们可以提前制定每天、每周、每月，甚至每个季度、每年的工作计划，然后根据当天的任务来合理的进行计划安排。

伙伴云团队工作计划模版-工作日历视图

2、DO：制定行动方案

在行动前一定要做好行动的方案，利用“5W2H”来进行任务的拆解，以便更好的完成行动。

what：你要做什么，要实现的目标是什么？why：为什么要这样做？who：主要负责人和参与人员有谁？when：什么时候做？任务的开始和截止时间是什么时候？where：在什么地方进行这项工作？how：具体操作的步骤和行动方案？how much：需要多少人力、资源、预算？

任务拆解中，最好用不过的工具要数甘特图了。在甘特图中，我们可以对工作目标进行分解，确定每个任务的时间，依赖关系及里程碑。

利用甘特图，我们可以分配任务并管理任务状态，将项目进度、质量尽收眼底，便于及时发现问题进而进行合理控制调整。

伙伴云团队工作计划模版-工作进展甘特图

3、CHECK：明确效果，总结执行和找出问题

检查的目的是看我们实施的过程到底有没有效果。

如何去查？有一种看板视图工具可以帮助到我们，它可以帮我们直观的反映项目进度的健康程度。

比如，当任务安排给成员之后，通过看板视图就可以实时跟踪每个成员的任务进展情况，如：哪些任务还没开始做，哪些任务正在进行，哪些任务已经完成，以及每个任务消耗的时间等。

伙伴云团队工作计划模版-工作进度看板

检查过程中还有一个问题，就是我们定计划的时候要分阶段目标，如果没有阶段目标怎么检查？这个事情一个月完成，那一定要说第一周到哪里，第二周到哪里，第三周到哪里，如果没有这个，就没办法做检查。

所以，定计划一定要分段来定，甚至每天、每个小时，都要有它的目标，这个时候才能检查，如果没有这个目标，是没办法检查的。检查完了以后进行对比。

4、ACTION：工作分盘总结

养成每天反思自己的学习、工作、思想、行为，在反思中成长，在反思中前进的习惯: 每天晚上总结归纳--经验总结，总结一天的工作得失。

（1）当天工作亮点、工作心得、每天心得感受。

（2）改进方法：当天工作教训、建议，要对所做的不满意的事情，提出改善的方法，潜在风险及其规避措施，完成下一步的几点行动措施。

（3）突然闪现的灵感，对某事某物的看法：今天什么事情没做完？（做完了什么事）、今天什么事情没做好？（做好了什么事）、今天什么事情没有做？（做了什么事）

磨刀不误砍柴工。全面细致的规划、合理的利用各种工具，才能使待办工作更加合理有效的推进下去。

最后，小编送大家一款todo待办工具模版（也就是文中小编一直截图的这个），模版的链接我直接放到下方了！

小tips:电脑端打开链接！！！电脑端打开链接！！！电脑端打开链接！！！

需戳上方链接，进入模版中心，搜索“团队任务管理”就能看到啦~

更多高效工作的精彩文章，可以移步至：