从中国城市家具的领跑者到企业数字化的实践者

疫情冲击下，上海隽旗科技有限公司，果断迈出了远程办公的第一步，也借此开启了企业数字化转型的进程。在对多家信息化系统对比选型后，负责集团数字化的王总发现，零代码平台伙伴云的灵活度最高，可以按照企业需求进行自由配置。于是说服老板，成功上线伙伴云系统。

通过伙伴云合同管理、采购管理、流程管理等模块的应用，上海隽旗实现了有效流程管控，帮助企业规范业务进程，全面提升企业管理运营的能力。

01. 机构简介

上海隽旗科技有限公司成立于2015年12月，是一家与新加坡合资，专注于建筑设计咨询、绿地设施工程施工和一体化城市家具设计、生产和销售的企业。

公司注重自主专业技术创新与产品创意，是中国城市家具的领跑者，中国智慧城市家具会长级成员，多年来对接各地市政、园林、交通的建设与管理单位，同时与各地大型设计研究院紧密合作，立足于设施的设计、生产、施工一体化服务。

02. 业务痛点

第一，纸质文档易丢失错漏，回款周期长。通过查阅纸质合同、盘点发货单，进行财务对账，造成盘点错漏、对账周期长。公司大部分合同回款耗时长，资金利用率低。由于司机等员工是外包性质，线下发货单丢失率达20%，严重影响后续对账及收款。

第二，信息多级传递误差大，无法追责。客户需求多级传递，信息误差大，导致采购和设计出来的产品，不符合甲方期待，且由于线下流程不规范，无法追溯责任。公司通过传真和微信远程沟通，关键信息易丢失，只能反复走合同流程。

第三，审批材料多且需多级审批，耗时长。不同材料审批层级不同，提交人不清楚审批线路，需要花费大量精力走审批流程，工作量较大。

03. 实施过程

第一，合同管理

有唯一合同编号，线上管理和审批合同。

签单后，销售助理录入客户需求，系统自动生成合同编号，填写销售合同后即发起审批，通过后向设计师传递设计需求。

客户线下签订纸质合同后，销售助理将合同附件上传至系统，审批通过后，销售助理填写设计需求单，系统通知相应设计师。合同收款后，收款信息自动生成同步发送到企微，销售自行认领至其名下。

第二，采购管理

线上管理采购单、发货单，并随时跟进订单发货情况。

销售助理下达订货单，系统通知相应采购员创建采购清单，审批通过后与供应商及工厂签订合同，并将附件上传系统，同步跟进发货情况和甲方基地收货情况。

工厂发货后，采购员创建发货单并记录信息；甲方基地收货签字后，采购员在系统内更新收货状态并上传甲方签字图片。

第三，流程管理

线上分级审批，全过程留痕可追溯。

审批流程线上化，由总经办在线上指定不同材料的审批层级；管理者通过仪表盘、表格动态实时查看员工的过程性工作。

04. 实施效果

第一，数据全部由线上管理，完整度100%。

合同、发货单等所有重要源文件均可收回，业务员可以随时通过系统下载下来，避免原始合同来回流转导致遗失；

对账清晰便捷，由于对账不清晰导致需要盘货的情况由每周一次降为两个月一次，员工工作效率显著提升；

通过减少发货单丢失，待收尾款减少4%，平均回款周期缩短1-2个月。

第二，规范化管理审批，管理者工作量减少50%以上。

合同材料由线上系统规范化填写清楚后，管理者对项目材料一目了然，更合理地指定材料审批流程；

通过线上管理合同，并展示公司周报、月报，管理者花费在监管合同、公司事务上的精力节约30%，将更多的精力投入到市场、客户拓展上。

第三，公司运作规范化，项目流程均有所留痕可追踪。

工作流程在系统内都能留痕，责任追溯至个人，每个业务员需要对自己的项目负责到底，一旦中途有纰漏，都能在系统内找到记录；

线上系统协助公司内部透明化管理，加快工作节奏，从一个项目需要全公司的人参与，到仅需3-4人，公司人事效率提高75%。

伙伴云平台很灵活，可根据业务发展的需要搭配各样的功能。目前订单管理和业务管理系统对我们效率提升和业务协作帮助非常明显，实现降本增效的同时，还容易上手。

——杨逸斐

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