定制系统，让这家初创企业领跑数字化

疫情之下，创业维艰。八次方照明正是疫情爆发前不久成立的一家企业，巨大的环境变化让公司联合创始人阮总敏锐地捕捉到企业数字化趋势，上线了一套标准化的ERP软件。但使用中发现其死板僵硬，不能自定义调整，亟需一个新的可定制化系统来替代。

伙伴云灵活可定制化的特点，完美匹配了八次方照明企业的需求。系统上线后，打通前端销售（设计）-订单-采购-生产-仓储-发货六大业务全流程环节，让公司的内部管理更规范，业务流程更顺畅。

01. 机构简介

八次方照明科技（厦门）有限公司成立于2020年，是一家面向中高端客户提供专业照明设备的企业。公司目前的主营业务有照明设备的生产、销售、安装等，生产包括吸顶灯、球场灯、点光源、轨道灯系列、标识、造型灯、吊线灯、天花软膜、户外系列、地脚灯、配件、灯带线条灯、石膏灯系列、磁吸系列、明装射灯、嵌入式系列等产品。

02. 业务痛点

第一，传统模式处理订单效率低易出错。

下单：手动生成订单报价单后，截图发给供应商，常常会因操作不当造成信息不准确；报价单格式不统一，手动编辑、效率低下。

分批发货： Excel 记录发货信息，容易错漏。如果客户丢漏件，无法及时准确地查询到订单发货记录

第二，纸质化管理思想老旧，影响公司形象。

公司定位中高端客户群体，传统纸质化的沟通和管理模式，与“以用户为中心”的互联网思维背道而驰。

第三，订单进度不易追踪且无监管。

Excel 只能单表展示数据信息，很难实现多表关联，无法系统全面地了解订单最新进展。

03. 实施过程

第一，订单管理：自动管理订单，生产进度实时跟进。客户下单后，自动配对库存，方便设计查看库存情况；订单的各个环节都能收款，与财务部门紧密结合。

第二，采购管理：匹配BOM单，自动生成采购安排单。

在系统创建产品结构清单（BOM）后，下单大产品（1个产品由2-3个部分组成）时，自动下单采购对应3个组成部分；

库存不足的，系统自动生成采购安排单；如果产品尚有库存，系统会自动填写免采数量，采购只需安排应该采购的部分即可。

第三，供应商管理：自动创建采购单，通知供应商备货。

系统根据不同产品不同供应商，会自动创建对应采购单、对应当月对账单；

采购单创建后，系统会发起自动化流程通知供应商备货，按照要求发货至客户或仓库。

第四，库存管理：自动生成入库明细，发货自动通知。

货到仓库后，可以修改采购明细中的本次入库数，就会自动生成入库明细，无需创建新的入库单，以免选错产品；

库管会自动通知销售，进行发货安排，修改本次发货数量，自动生成发货单；

仓库发货后，尾款收取基本订单完结。

04. 项目成果

第一，员工各司其职，工作效率大大提升。

以前员工要身兼多职，比如销售（设计）要亲自对接客户、生产、仓储等，当客户询问发货时间时，需先电话沟通生产部门，了解生产进度，然后再沟通仓储部门，了解物流情况等。现在只要登陆系统，就能直接看到整个订单的状态，员工可以集中精力做好本职工作。

第二，内部管理规范有效 ，优化了整个项目流程。

系统直接挂钩员工绩效。若发现项目环节出问题，可直接和相应负责人沟通，并予以相应的绩效惩罚，避免之前扯皮、推诿等现象的发生。

第三，多维度统计分析，决策更科学有效。

系统仪表盘为不同角色人员设置不同权限，实现快捷操作及数据自动化统计，保证不同角色人员在各自的职责范围内操作系统，实现各环节工作流程的紧密配合。

销售设计：直接进入产品表就能知悉现有产品、库存情况等，还能直观地查看每日待跟进的客户、未安排生产的产品、进行中的订单等。

采购人员：自动统计本月新增xx采购单、待发的客户数、待发回仓数等，一目了然地了解每笔采购单的进度。

管理层：可根据年度&季度业务情况分析，制定接下来的工作目标；辅助判断生产工厂的交付能力，如果一直处于超期状态，会及时更换厂家。

从新手小白到自己手动搭建表格，伙伴云让我受益很大，它让我又掌握了一个新技能；而且它的灵活性极高，可以按照我们的业务需求进行定制化开发。我认为，八次方照明未来至少5年都离不开它，希望伙伴云在接下来的拓客、售后、项目可视化等管理上，帮助我们上一个新台阶。

——阮巧巧

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