掌握excel表格汇总操作技巧助力高效数据管理
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2023-03-02
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1、生产作业中心总经理负责根据月度生产计划和分公司作业计划,向采购部下达采购订单。
2、采购部经理根据采购订单,查阅是否有供应商合同,如果有,则安排采购员实施采购;如果没有,则安排采购员市场询价谈判。
3、采购部根据市场情况组织拟采购合同。
4、合同草案经过法律部对有关合同条款的规范性进行审核,财务部对合同的价格、政策及结算方式等进行审核。
5、审核后的采购合同,按合同签订权限,由采购部经理组织签订,并送法律、财务、会计部门备案。
6、采购实施环节由采购部经理负责组织、安排、协调。
7、根据供货方式由采购部经理通知行政部经理确定取货时间。
8、采购员根据供货方式和车辆安排,承担货物的运输和外观数量验收,质量人员对货物进行验收。
9、如果合格由库管员办理入库手续,入库保存。如果质量、数量、外观不合格,库管人员拒绝入库,进入退货或换货流程。
10、采购部经理根据入库单,签发核付款单,通知会计部付款。
11、会计部经理根据核付款单、入库单和采购合同办理结算事宜。
12、采购内勤将采购物资上采购台帐,并建立供应商档案,记录库存信息。
物资采购流程及管理如下:
流程规范事项
1.流程规范的业务:采购计划管理。
2本流程由部门分析采购需求事件触发,输入信息为分析并提出采购需求;本流程结束状态为执行并完善采购计划,输出信息为不断完善采购计划。
管理职责
1.总经理和分管副总,负责权限内的采购预算及采购计划的审核、审批工作。
2.采购部,负责分析采购申请,并根据实际需要制定采购计划,并在实施采购过程中不断完善采购计划。
3.采购申请部门,根据部门工作计划,分析并提出采购需求。
流程节点说明
1.提出采购需求,公司各部门根据公司经营计划和本部门情况提出采购需求。
2.分析公司工作目标上年度工作状况,采购部对采购库存情况与各部门采购需求进行分析,结合企业上年度工作状况和本年度经营目标,确定年度采购需求。
3.确定采购种类、数量、时间、方式,采购部通过分析相关部门工作状况,并根据采购市场情况,确定实际需要采购的物资及相关采购方式。
4.编制预算,采购部根据采购需求,编制采购费用预算,内容包括采购物资、价格、数量、付款方式等。
5.制订采购计划,采购部确定年度采购需求,包括采购类别、采购数量、采购金额、采购方式等内容,计划报总经理进行审批。
6.分解计划,采购部对审批通过的计划分解成月度采购计划并执行。相关工作任务分解到个人,以便顺利完成采购计划。
7.不断完善计划,采购部在执行采购计划的过程中,及时对出现的问题进行处理,若有需求,及时变更采购计划并贯彻执行。
流程文件
1.采购需求汇总表。
2.采购预算表。
3.采购计划。
流程优化思路
1.优化时间:采购人员应根据企业经营环境、组织、政策等相应的变化,于合适的时机进行流程优化工作,以使优化后的流程大力提升企业运营效率。
2.调整:重新梳理各环节的逻辑关系,调整不合理流向,达成流程环节间的无缝衔接。
采购管理操作流程
采购管理是指对采购业务过程进行组织、实施与控制的管理过程。下面采购订单流程跟管理我整理了采购管理操作流程,欢迎大家阅读学习!
为进一步完善采购管理体制,密切配合生产的需要,加强成本控制,特提出以下采购操作管理流程的建议如下:
一、寻价
(一)明确原材料采购要求
1、根据具体使用
确认要求:
(1)技术人员或者提出需求人员提出物料采购要求(包括产品的型号、技术参数、材质等)采购订单流程跟管理;
(2)提出部门提出物料要求,采购根据采购小样,试产后再由提出人确认物料具体要求(针对不明
确物料需求的情况)。
2、 采购人员整理原材料采购要求,供后续采购提供依据,如有更改生产及时通知采购部门。
(二)供应商的开发
1、通过多方信息渠道收集相关供应商或承包商的资料,至少寻找3家以上的供应商采购订单流程跟管理;电话或QQ、旺旺与这些供应商或承包商进行初步的沟通:索要相关技术资料、报价表等,必要时可要求寄样品以供我们测试;
2、初步比较后找相对合适的3家(或以上)作实质性的沟通(对用量大或重要的原材料必要时需进行实地考核综合评估),通过价格、性能、服务等相关方面的.因素形成《寻价格表》,并依此作为选用供应商的依据。
3、跟踪样品到货及使用情况;
4、各项考察合格后可进行初步合作:打样、小批量采购等;
5、初步合作完成作一个评定,确定合格后选取为合格供应商或加工商,如仍存在问题要求其限期改善,直至达到我方的标准。
二、采购过程的实施
(一)采购申请:
1、产品物料的采购申请由仓库根据最低库存提出申请,经主管部门经理批准后交采购部经理确认签收;采购人员制作采购计划并根据要求进行供应商选择与实施采购;
2、 办公、生活用品由行政部门提出申请,经主管部门经理批准后交采购部签收(特殊情况也可由行政部自行采购);
(二)采购实施:
1、采购首先选择好合适的供应商并做好物料订单,经采购经理签字确认后传真到供应商并要求供应商制作采购单(购销合同)签章确认后回传,采购人员核对型号、数量、价格、到货日期等、,确认无误后再回传到供应商处要求进行生产与发货,采购原件采购人员整理并跟踪合同的到货情况;
2、办公、生活用品的采购经采购部初步估价后向财务部借支现金,直接到市场购买,月用量)大的物料应找好一两家合适的商家固定供应。
(三)采购跟进:
1、所有采购单(购销单)都应汇总到《采购计划表》上,以便统一管理;
2、采购交期应及时做好采购计划表中的《供应商交货进度表》,依此作为跟进交货和沟通的依据;
3、物料到公司由采购人员签收并及时确认数量与质量,对于坏料立即退货、少料要求补料;
4、仓库每天4:30点前把订单物料入库单交一联到采购部,采购部单核对当天入库单与快递单并记录到汇总表上,以备查询。
与及时跟进。
(四)采购财务管理
1、采购寻价表里了解发票与付款信息,跟踪订单的付款及发票到司情况,并及时做记录;
(五)供应商管理:
1、在采购整个过程中及时录入《采购计划表》中的《供应商评价表》;
2、定期(每季度)对所有协力厂商在产能、品质控制、价格、服务等多方面进行评估,具体见《目录》;
3、按评估结果对供应商进行分类(分A、B、C、D四级):A类为优秀,B类为合格,C类为免强合格,
D类为不合格;
4、对A类供应商保持良好的和作关系;对B类供应商要加强沟通;对C类供应商要求限期改善;对D类供应商予以取消,终止合作关系
5、根据具体情况与供应商谈产品价格与付款周期。
三、采购工作整理
(一)原材料采购要求:根据技术人员、要求人员、采购人员在生产使用过程中整理所有的材料采购要求明细,并及时更新;
(二)寻价表:整理过程中所有了解的信息;
(三)采购计划表:从提出物料需求到供应商管理所有需要了解的信息的整理;
(四)供应商管理目录:供应商的具体信息、供货情况、服务情况汇总;
(五)采购合同及相关单据:及时汇总到采购计划表中,并按月份整理好;
四、采购部注意事项:
1、在批量批量购买时一定要先明确物料采购要求,并要要求相关人员签字确认,避免料到、款付后物料不可用浪费;
2、采购人同随时跟进样品的使用情况,并及时反馈到供应商处。
3、采购人员之间随时查看相关表格,撑握采购情况,完善工作进度;
拓展阅读: 采购管理职责
1、保障供应
采购管理最首要的职能,就是要实现对整个企业的物资供应,保障企业生产和生活的正常进行。企业生产需要原材料、零配件、机器设备和工具,生产线一开动,这些东西必须样样到位,缺少任何一样,生产线就开动不起来。
2、供应链管理
在市场竞争越来越激烈的当今社会,企业之间的竞争实际上就是供应链之间的竞争。企业为了有效地进行生产和销售,需要一大批供应商企业的鼎力相助和支持,相互之间最好的协调配合。
一方面,只有把供应商组织起来,建立起一个供应链系统,才能够形成一个友好的协调配合采购环境,保证采购供应工作的高效顺利进行。
另一方面,在企业中只有采购管理部门具有最多与供应商打交道的机会,只有他们最有可能通过自己耐心细致的工作,通过与供应商的沟通、协调和采购供应操作,才能建立起友好协调的供应商关系,从而建立起供应链,并进行供应链运作和管理。
3、信息管理
在企业中,只有采购管理部门天天和资源市场打交道,除了是企业和资源市场的物资输入窗口之外,同时也是企业和资源市场的信息接口。
所以采购管理除了保障物资供应、建立起友好的供应商关系之外,还要随时掌握资源市场信息,并反馈到企业管理层,为企业的经营决策提供及时有力的支持。
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