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2023-03-02
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第一步:确定所有业务单位对商品和服务的需求
当企业中的任何业务单位需要从外部供应商获得货物/服务时,采购周期就开始了。因此,采购过程的第一步需要识别和合并企业中所有业务单元的需求。这提供了支出领域和类别的可见性,以确定通过支出分析节省成本的领域。
第二步:确定和评估供应商名单
一旦业务单位确定了他们的需求,下一步就是确定可能提供商品/服务的潜在供应商名单。这个过程涉及简单的网络搜索或通过更结构化的措施,如RFP、RFQ 和 RFI。
这个过程的目的是评估相关供应商。评估指标包括定价、服务质量、行业声誉和认可、保修和保证条款以及客户服务。
第三步:与选定的供应商协商合同
在选择供应商满足企业的要求之后,合同流程就开始了。对于任何企业来说,签订合同都是创造最大价值和促进买方与供应商合作的关键步骤。这个过程包括评估价格结构、工作范围、条款和条件、交付时间等关键因素。详细的合同分析和谈判可以洞察更多的成本节约机会,包括动态折扣。
第四步:提出采购申请并下达采购订单
在企业与供应商敲定合同后,下一步是提出采购请求(PR)。PR包括商品/服务、价格和数量、供应商信息和审批流程的描述。
一旦PR获得批准,财务团队将向供应商发布采购订单(PO),其中记录了PO编号、付款条件、供应商信息等信息。
第五步:在收到发票后完成付款流程
供应商收到采购订单后,会发送一张发票,说明所要求的商品/服务的价格。一旦企业获得了PO并开出了发票,采购团队就会对其进行匹配以确保质量和数量。
根据企业与其供应商之间建立的支付条款,在交货前或交货后支付。
第六步:接收并审核所要求的货物/服务的交付
根据付款和合同条款,供应商提供货物/服务。收到后,公司应进行审核,以确保供应商符合质量要求。
第七步:保存发票的正确记录
在收到交付后,作为最佳实践,有效地存储所有发票以跟踪支出和企业内的各种支出类别是很重要的。
第八步:选择合适的采购管理软件
与过去的流程相比,采购已经成为一个企业不可缺少的长期战略。但随着采购流程越来越复杂化,有很多企业便纷纷采用现代的采购软件来简化杂乱的采购流程并保持透明化。
使用像8Manage SRM一样可靠的采购管理软件,便能有效地简化采购流程将加快采购效率,可以更好地控制并监视采购生命周期的每个阶段。
公司采购管理流程
导语:为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本,满足工公司对优质资源的需求,进一步规范物资,台采公司购管理流程。
采购流程
加强与各部门间的配合,特制订本制度。
一、请购及其规定
1.请购的定义
请购是指某人或者某部门根据需要确定一种或多种物料,并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。
2.请购单的要素
完整的请购单应包括以下要素:
(1)请购的部门;
(2)请购单填写人;
(3)请购的日期及需求时间;
(4)请购的物品名;
(5)请购的物品数量;
(6)请购的物品规格;
(7)请购的物品用途;
(8)请购如有特殊需要请备注;
(9)请购部门主管;
(10)请购单审核人;
(11)公司总经理。
3.请购单及其提报规定
(1)请购单应按照要素填写完整、清晰 ,由部门主管审核批准后报采购部门;
(2)食品采购是根据警戒库存按月销量在网店管家新建采购订单,办公用品及包材采购物料的请购应统一填写《物料申请表》;
(3)食品的采购订单应由采购主管审核后再由采购专员提报至供应商,与供应商确认到货信息后填写计划到货日期,如遇缺货要及时通知采购主管从其它渠道调货。请购部门提报的其它请购单应按照要素填写完整、清晰 ,由部门主管审核批准后报采购部门,待采购部签字后,请购部门备份;
(4)其它涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交,该清单的电子文档也需一并提交;
(5)遇公司经营、生活急需的物资,公司领导不在的情况,可以电话或其他形式请示,征得同意后提报采购部门,签字确认手续后补。
(6)单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品,请购部门必须作出书面说明。
(7)其它请购单的更改和补充应以书面形式由部门主管签字后报采购部。
二、请购单的接收及分发规定
1、请购的接收要点
(1)采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰,检查请购单是否经过公司领导审批;
(2)接收请购单时应遵循无计划不采购,名称规格等不完整清晰不采购,库存已超储积压的物资不采购的原则;
(3)通知仓库管理人员核查请购物资是否有超储库存;
(4)对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。
2、请购单的分发规定
(1)对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理;
(2)对于紧急请购项目应优先处理;
(3)无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门;
(4)重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。
三、询价及其规定
1.询价应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称,遇到问题应及时的与请购部门沟通;
2.属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购;
3.对于紧急请购项目应优先处理;
4.对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的`替代品可以推荐采购替代品;
5.询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价;
6.在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。
四、比价、议价
1.对厂商的供应能力,交货时间及产品或服务质量进行确认;
2.对于合格供应商的价格水平进行市场分析,是否其他供应商的价格最低,所报价格的综合条件更加突出;
3.收到供应单位第一次报价应向公司领导汇报情况,设定议价目标;
4.重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力,资质进行验证和审查,如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等。
五、入库
(1)采购物资到达仓库后,由仓库验货员严格按照验收标准查看物品的包装与日期,散装食品应做质量判定,再按照采购清单验收物资;
(2)仓库验收发现不合格品应不予入库,并及时通知采购部作退换货处理;
(3)已经验收的产品,仓库应及时的办理入库。
六、付款
采购部凭收货单及入库单填写《付款申请审批单》,最终审批后由财务付款。
;采购的基本流程:
接收采购计划-询比议价-决定-审核-跟催-收货-付款-退货。
相关的单据有:请购单、采购单、询价单,采购暂收单、进货单、采购退出、采购异常退出等。
岗位职责:
1、认真执行总公司采购管理规定和实施细则,严格按采购计划采购,做到及时、适用,合理降低物资积压和采购成本。对购进物品做到票证齐全、票物相符,报帐及时。
2、熟悉和掌握市场行情,按“质优、价廉”的原则货比三家,择优采购。注重收集市场信息,及时向部门领导反馈市场价格和有关信息。合理安排采购顺序,对紧缺物资和需要长途采购的原料应提前安排采购计划及时购进。
3、严把采购质量关,物资选择样品供使用部门审核定样,购进大宗物资均须附有质保书和售后服务合同。积极协助有关部门妥善解决使用过程中会出现的问题。
4、加强与验收、保管人员的协作,有责任提供有效的物品保管方法,防止物品保管不妥而受损失。
5、完成领导交办的其它各项工作。
扩展资料:
采购流程:收集信息,询价,比价、议价,评估,索样,决定,请购,订购,协调与沟通,催交,进货检收,整理付款。
采购价格构成:供应商成本的高低,规格与品质,采购物料的供需关系,生产季节和采购时机,交货条件,付款条件。
供应商分类:原材料供应商,小额服务性供应商,临时性供应商。
合格供应商的标准:优秀的企业领导人,高素质的管理人员,稳定的员工群体,良好的机器设备,良好的技术,良好的管理制度。
流程优化
1、发现问题:此阶段由使用部门提出需求。只有具体的使用者知道他们的需求是什么,而不是决策者。这是工业品销售的基层环节。
2、项目可行性研究:这个阶段使用者已经将发现的问题向上层汇报,客户内部在酝酿要不要采购计划、考虑预算等问题。
3、项目立项:这一阶段一般会组建有使用部门、技术部门、财务部门、决策部门等人员共同组成的项目采购小组。
4、确定采购的技术标准:在这一阶段,是客户关于采购标准制定阶段。通常由客户使用部门和技术部门分析需求,再把需求转化成采购标准。
5、招标:采购标准制定好以后,客户将以标书的形式发布出来,准备投标的厂家拿到标书就可以制定方案了。此时,不管销售人员如何推荐本产品的优点,客户一般不会改动采购方案,除非发现了致命的缺陷。因为对他们来说,采购方案的改动是“牵一发而动全身”的,成本很高。
6、项目评标:客户一般会与两家以上的销售厂家进行洽谈,以便进行评估和比较,得到更好的商业条件。这个阶段会确立首选供应商。
7、合同审核:这一阶段客户会通过商务谈判,努力争取一些附加价值。产品的技术标准和规格、数量以及付款方式等都是合同审核的内容。
8、签订协议:本阶段是签订合同,交付产品,实施安装。合同的签订并不意味着交易的结束。真正的销售这个时候才真正开始。销售人员要按合同认真履行承诺,准时交货,按进度完成。了解客户内部采购流程,是工业品营销说对话、找对人、做对事的前提。
参考资料:百度百科——采购流程
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