采购订单管理流程（采购订单管理）

本篇文章给大家谈谈采购订单管理流程，以及采购订单管理对应的知识点，希望对各位有所帮助，不要忘了收藏本站喔。 今天给各位分享采购订单管理流程的知识，其中也会对采购订单管理进行解释，如果能碰巧解决你现在面临的问题，别忘了关注本站，现在开始吧！

本文目录一览：

• 1、采购管理的流程?重点环节是哪些
• 2、采购管理的流程是什么？
• 3、采购流程六步骤

采购管理的流程?重点环节是哪些

第一步：确定所有业务单位对商品和服务的需求
当企业中的任何业务单位需要从外部供应商获得货物/服务时，采购周期就开始了。因此，采购过程的第一步需要识别和合并企业中所有业务单元的需求。这提供了支出领域和类别的可见性，以确定通过支出分析节省成本的领域。
第二步：确定和评估供应商名单

一旦业务单位确定了他们的需求，下一步就是确定可能提供商品/服务的潜在供应商名单。这个过程涉及简单的网络搜索或通过更结构化的措施，如RFP、RFQ 和 RFI。
这个过程的目的是评估相关供应商。评估指标包括定价、服务质量、行业声誉和认可、保修和保证条款以及客户服务。
第三步：与选定的供应商协商合同
在选择供应商满足企业的要求之后，合同流程就开始了。对于任何企业来说，签订合同都是创造最大价值和促进买方与供应商合作的关键步骤。这个过程包括评估价格结构、工作范围、条款和条件、交付时间等关键因素。详细的合同分析和谈判可以洞察更多的成本节约机会，包括动态折扣。
第四步：提出采购申请并下达采购订单
在企业与供应商敲定合同后，下一步是提出采购请求（PR）。PR包括商品/服务、价格和数量、供应商信息和审批流程的描述。
一旦PR获得批准，财务团队将向供应商发布采购订单（PO），其中记录了PO编号、付款条件、供应商信息等信息。
第五步：在收到发票后完成付款流程
供应商收到采购订单后，会发送一张发票，说明所要求的商品/服务的价格。一旦企业获得了PO并开出了发票，采购团队就会对其进行匹配以确保质量和数量。
根据企业与其供应商之间建立的支付条款，在交货前或交货后支付。
第六步：接收并审核所要求的货物/服务的交付
根据付款和合同条款，供应商提供货物/服务。收到后，公司应进行审核，以确保供应商符合质量要求。
第七步：保存发票的正确记录
在收到交付后，作为最佳实践，有效地存储所有发票以跟踪支出和企业内的各种支出类别是很重要的。
第八步：选择合适的采购管理软件
与过去的流程相比，采购已经成为一个企业不可缺少的长期战略。但随着采购流程越来越复杂化，有很多企业便纷纷采用现代的采购软件来简化杂乱的采购流程并保持透明化。
使用像8Manage SRM一样可靠的采购管理软件，便能有效地简化采购流程将加快采购效率，可以更好地控制并监视采购生命周期的每个阶段。

采购管理的流程是什么？

采购操作管理流程如下：\x0d\x0a一、寻价\x0d\x0a（一）明确原材料采购要求\x0d\x0a1、根据具体使用\x0d\x0a确认要求：\x0d\x0a（1）技术人员或者提出需求人员提出物料采购要求（包括产品的型号、技术参数、材质等）；\x0d\x0a（2）提出部门提出物料要求，采购根据采购小样，试产后再由提出人确认物料具体要求（针对不明确物料需求的情况）。\x0d\x0a2、 采购人员整理原材料采购要求，供后续采购提供依据，如有更改生产及时通知采购部门。\x0d\x0a（二）供应商的开发\x0d\x0a1、通过多方信息渠道收集相关供应商或承包商的资料，至少寻找3家以上的供应商；电话或QQ、旺旺与这些供应商或承包商进行初步的沟通：索要相关技术资料、报价表等，必要时可要求寄样品以供我们测试；\x0d\x0a2、初步比较后找相对合适的3家（或以上）作实质性的沟通（对用量大或重要的原材料必要时需进行实地考核综合评估），通过价格、性能、服务等相关方面的因素形成《寻价格表》，并依此作为选用供应商的依据。\x0d\x0a3、跟踪样品到货及使用情况；\x0d\x0a4、各项考察合格后可进行初步合作：打样、小批量采购等；\x0d\x0a5、初步合作完成作一个评定，确定合格后选取为合格供应商或加工商，如仍存在问题要求其限期改善，直至达到我方的标准。\x0d\x0a二、采购过程的实施\x0d\x0a（一）采购申请：\x0d\x0a1、产品物料的采购申请由仓库根据最低库存提出申请，经主管部门经理批准后交采购部经理确认签收；采购人员制作采购计划并根据要求进行供应商选择与实施采购；\x0d\x0a2、 办公、生活用品由行政部门提出申请，经主管部门经理批准后交采购部签收（特殊情况也可由行政部自行采购）；\x0d\x0a（二）采购实施：\x0d\x0a1、采购首先选择好合适的供应商并做好物料订单，经采购经理签字确认后传真到供应商并要求供应商制作采购单（购销合同）签章确认后回传，采购人员核对型号、数量、价格、到货日期等、，确认无误后再回传到供应商处要求进行生产与发货，采购原件采购人员整理并跟踪合同的到货情况；\x0d\x0a2、办公、生活用品的采购经采购部初步估价后向财务部借支现金，直接到市场购买，月用量）大的物料应找好一两家合适的商家固定供应。\x0d\x0a（三）采购跟进：\x0d\x0a1、所有采购单（购销单）都应汇总到《采购计划表》上，以便统一管理；\x0d\x0a2、采购交期应及时做好采购计划表中的《供应商交货进度表》，依此作为跟进交货和沟通的依据；\x0d\x0a3、物料到公司由采购人员签收并及时确认数量与质量，对于坏料立即退货、少料要求补料；\x0d\x0a4、把订单物料入库单交一联到采购部，采购部单核对当天入库单与快递单并记录到汇总表上，以备查询。\x0d\x0a与及时跟进。\x0d\x0a（四）供应商管理：\x0d\x0a1、在采购整个过程中及时录入《采购计划表》中的《供应商评价表》；\x0d\x0a2、定期（每季度）对所有协力厂商在产能、品质控制、价格、服务等多方面进行评估，具体见《目录》；\x0d\x0a3、按评估结果对供应商进行分类（分A、B、C、D四级）：A类为优秀，B类为合格，C类为免强合格，D类为不合格；\x0d\x0a4、对A类供应商保持良好的和作关系；对B类供应商要加强沟通；对C类供应商要求限期改善；对D类供应商予以取消，终止合作关系；\x0d\x0a5、根据具体情况与供应商谈产品价格与付款周期。

采购流程六步骤

采购流程管理是指企业为实现合理采购而对采购活动实施计划采购订单管理流程，以确保需求满足采购订单管理流程的活动过程。我给大家整理采购订单管理流程了关于采购流程六步骤，希望采购订单管理流程你们喜欢!

采购流程六步骤

遵循以下过程： 请购——询价——比价——仪价——下达采购订单——交期管理——入库——对账——开票——付款; 2、对于一些有固定供方，且有订购合同的，一些诸如比价仪价一切即可省去; 3、任何材料的采购都必须明确各种要求(技术质量、交期等)

采购流程设计中要注意事项

一是采购流程的环节应该与采购物品的数量、种类和区域相匹配，流程的环节过多会增加作业内容和成本，降低工作效率;流程的环节过于简单，则会导致采购过程失去控制。

二是采购流程要保持其流畅性和一致性，避免同一采购文件在不同部门有不同的作业方式;避免同一采购文件签字部门太多，影响工作效率。

三是明确各项作业的任务、权力和责任，并明确核查办法;同时要注意弹性原则，防止偶然事件造成作业过程中发生摩擦、重复与混乱，如“紧急采购”等偶然事件。

四是采购流程的设计要体现民主决策的思想，采购流程的设计应该由计划、设计、工艺、认证、订单、质量管理等相关人员一起来研究决定。一个完整的采购作业流程应该包括以下内容：发现需求、编制采购计划、选择供应商、拟定采购订单、跟催货物、验收货物、支付货款和更新记录。

(一)发现需求

采购的起点是发现需求。对于一般企业而言，采购产生于企业的某一个部门的具体需求。比如，办公室需要办公用品;实验室需要实验器材;生产部门需要原材料等。每个部门具体负责业务活动的人员应该很清楚地了解本部门的需求：需要什么、需要多少、何时需要等。为此每个具体的部门都要提出自己的采购需求计划，在规定的时间里提供给采购部门，由采购部门进行集中采购来满足企业发展的需要。对于配送中心来说，采购的需求一方面来自中心内部各部门的实际需求;另一方面则来自客户的采购需求。配送中心的任务就是通过对采购需求的审核来确定采购计划，比如，采购多少;何处采购、何时采购等等。

(二)编制采购计划

采购计划，是指企业管理人员在了解市场供求情况、掌握企业物料消耗规律的基础上对计划期内物料采购活动所进行的部署和安排。它包括认证计划和订单计划两方面的内容。采购计划有广义和狭义之分。广义的采购计划是指为保证供应各项生产经营活动的物料的需要而编制的各种采购计划的总称。狭义的采购计划是指年度采购计划，是企业计划年度内生产经营活动中所需要采购的各种物料的数量和时间所作出的安排。采购计划是企业生产计划的一部分，是企业年度计划与目标的组成部分。编制一个完整的采购计划主要包括以下八个环节：

1.准备认证计划

采购认证是企业采购人员对采购单位进行考察并建立采购关系的过程。制定采购计划需要与认证部门协作进行。准备认证计划是整个采购计划工作的起点，也是做好采购计划的基础，主要包括四个方面的内容：接收客户提交的批量需求计划、接收余量需求计划、熟悉认证的环境资料、制定认证计划说明书。

2.评估认证需求

这是编制采购计划的第二步，主要是分析所采购物料的基本情况，比如，数量、规格、质量标准、涉及的金额等。由于在具体的规格要求交给供应商之前，采购部门是能见到它的最后一个部门，因此，需要对其进行最后的检查。如果采购部门的工作人员对申请采购的产品或服务不熟悉，就会导致检查无效。所以采购部门的评估一定要建立在专业基础之上，以保证采购的科学性。

3.计算认证容量

它主要包括四个方面的内容。

(1)分析项目认证资料，即对需要采购的物料项目进行分析认证，这是采购计划人员的一项重要任务。一般来说熟练的分析几种物料的认证资料是能够做到的，要分析成千上万种的物料，其难度就要很大，甚至是不可能。这就要求采购人员不仅要熟悉业务，而且还要学会利用专业力量来分析采购物料的情况。

(2)计算总体认证容量，就是通过对供应商订单容量的分析来确定采购市场中总体的采购产品或服务的总量。

(3)计算承接认证容量，在总体认证容量的基础上确定配送中心可以利用的供应商的数量和供应商能够提供所要采购产品和服务的数量。

(4)确定剩余认证容量，某物料的剩余认证容量，是所有供应商群体的剩余认证容量的总和。

4.制定认证

计划制定认证计划主要包括：

(1)把需求与市场容量对比进行综合平衡，一般情况下市场供应的某种物料的容量与配送中心的需求是有差异的。一种情况是供大于求，另一种情况则是供小于求。如果是后一种情况就需要采购部门进行综合平衡，确定剩余的采购容量，进而寻找新的供应商，开辟新的供货渠道。

(2)制定认证计划，配送中心经过对比和平衡之后要制定物料的需求认证计划，并以此为根据做好订单计划。认证物料数量的公式如下：

认证物料数量=开发样件需求数量+检验检测需求数量+样品数量+机动数量

5.准备订单计划

这是订单环节的第一步，它主要有四个方面的内容。

(1)预测市场需求，要想制订比较准确的订单计划，必须要掌握客户订单和市场需求计划，进一步将其分解便得到生产需求计划。

(2)确定生产需求，企业的生产需求是根据生产计划确定的。采购计划人员要深人生产实际，学习和掌握生产计划及工艺知识，从而了解生产物料需求，确定企业的生产需求。

(3)准备相关的订单环境资料，包括订单物料的供应商信息、订单比例信息、包装信息、订单周期。配送中心一般采用计算机信息系统管理物资采购订单环境信息。

(4)制定订单计划说明书，主要包括：订单计划说明书(物料名称、需求数量、到货日期等)，还有附表(市场需求计划、生产需求计划、订单环境资料)。

6.评估订单需求

只有准确的评估物资采购订单需求，才能为计算订单容量提供参考依据，以便制定出好的订单计划。它主要包括三个方面的内容：分析市场需求、分析生产需求、确定订单需求。

7.计算订单容量

计算订单容量是采购计划中的重要组成部分。只有准确地计算出订单容量，才能对比需求和容量，经过综合平衡，最后制定出正确的订单计划。计算订单容量包括四个方面内容：分析项目供应资料、计算总体订单容量、计算承接订单量、确定剩余订单容量。

8.制定订单计划

这是采购计划的最后一个环节，也是最重要的一个环节。订单计划做好之后就可以按照计划进行采购工作。一份订单的内容包括下单数量和下单时间两个方面的内容。

下单数量=生产需求量-计划入库量现有库存+安全库存量

下单时间=要求到货时间-认证周期-订单周期-缓冲时间

(三)选择供应商

供应商的选择是采购管理成功的关键因素。一个合适的供应商能提供合适的、高质量的、足够数量的、合理价格的、准时交货的物资供应，并具有良好的售后服务。供应商的选择必须做出基本的决策。一是决定自制还是外购;二是选择外购要进行一系列评估来确定供应商。为有效地进行采购，配送中心的采购部门必须考虑供应商旅行合同情况的记录、自己所购物料项目的分类表等。选择好物料的供应商后，配送中心的相关采购人员就要发出采购订单。

(四)拟定采购订单

有些情况下，物流配送中心与供应商签有某种商品的销售协议，这样的话，双方就可以按销售协议供货了。如果没有销售协议，配送中心就要进行采购订单的拟定工作。采购订单必须是书面形式，即使采购订单是通过电话发出的，随后也要补上书面的订单。

(五)货物跟催

采购订单发给供应商之后，配送中心要对货物订单进行跟踪或催货。在一些企业中甚至会设有专职的跟踪和催货人员。跟踪是对采购订单所做的例行追踪，以便能确保供应商能够履行其货物发运的承诺。跟踪也有利于及时发现采购中的问题，例如，产品质量问题，发运环节问题等。配送中心发现问题后可以及时与供应商沟通，尽早解决问题。

催货是对供应商施加压力，使其更好地履行发运承诺。如果供应商不能很好地履行采购协议，配送中心应该采取相应的措施，包括威胁取消订单及以后的交易活动。一般来说供应商是经过严格程序选择的，因而其遵守采购协议的信用是可靠的，催货仅适用于采购订单的一小部分。但是，在物资匮乏或竞争激烈的时候，催货有很重要的意义。

(六)验收货物

许多配送中心都设立专门的验收货物的职能部门。货物验收的基本目的是确保发出订单采购的货物已经实际到达;检查到达的货物是否完好无损;确保到货的数量与订购数量一致;将货物运送到指定的仓库存储或转运。在货物验收时，有时会发生货物短缺现象。这一情况可能是运输过程丢失造成的;也可能是发运时数量就不足;所有这些情况验收部门要写出详细的报告交给供应商。

(七)支付货款和更新记录

货物验收完毕，采购部门将按照采购协议支付供应商的货款。此环节主要注意发票的审核。

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