掌握excel搜索技巧如何高效定位表格中的关键信息
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2023-02-13
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1.选择合适的显示比例。
中文字体通常使用宋体,而宋体在默认的100%状态下并不好看(如下图)。 相比而言,85%的比例就舒服很多。75%的比例略嫌小,不过当有大量的数据时,或者制作文字较多的文档时, 75%的显示比例就比较合适。85%的比例很容易调节,只需在默认的100%状态下按住Ctrl键并向上滚动滚轮一次即可。 75%需要手动输入比例。比75%再小的显示比例会使文字变形,不宜使用。
2.背景网格线的取舍。
Excel默认情况下会显示灰色的网格线,而这个网格线会对显示效果产生很大的影响。 如下图,同一张表格在有无网格线的情况下给人的感觉就完全不同—— 有网格线时给人一种“这是一张以数据为主的表格”的心理暗示, 而去掉网格线则会使重点落到工作表的内容上,削弱表格的作用。因此,以表格为主的工作表可以保留网格线,而以文字说明为主的工作表则最好去掉网格线。
去掉网格线可以在工具-选项中视图选项卡中去掉网格线, 但这种方法依赖于阅读者的设置,所以最好选择另外一条路:全选所有单元格(Ctrl-A)并设置白色背景。
3.设置适当的线宽。
表格线宽度也会极大地影响阅读者的心理。要搭配使用粗细线。 最简便易行的方法就是细内线+粗边框(只需使用格式工具栏中的边框按钮两次即可做到)。 全用粗线不太好看;而完全用细线又无法体现出表格的概念; 而不用边线会让人觉得你的数据未经过精雕细琢。另外,大片的小单元格聚集时表格线会干扰阅读者的视线,这时可尝试将小单元格的边线换成虚线。
4.适当使用粗体,但别太过分。
毋庸置疑,表头当然要用粗体。对于表格内的数据,原则来说不应当使用粗体,以免喧宾夺主。 但也有特例,当数据稀疏时,可以将其设置为黑体,起到强调的作用。粗体的使用也不宜泛滥,当一屏文字大部分都是粗体时,你就应当考虑考虑阅读者的感受了。
5.给标题单元格加上背景色。
毋庸置疑,单元格背景色按钮的最下一排颜色天生就是用作单元格背景的(下图中的红框部分)。通常的配色习惯是:横向表头-淡蓝色,纵向表头-浅绿色,普通单元格-白色, 特殊单元格(如自动计算的单元格)-浅黄色,如下图所示。 这样就能将各个单元格的功能区分开。
6.尽量少用单元格结合。
单元格结合的两个缺点:第一,在结合过的单元格前后插入新行时,新行的单元格不会自动结合, 导致每一行的结合方式不一致;第二,有些情况下结合过的单元格中无法粘贴数据,带来不必要的麻烦。 因此,当你制作收集数据的表格时,尽量不要使用单元格结合功能。
那么想要一个宽点的格子怎么办?实际应用中发现,好多人使用单元格结合,其实只是想要一个大一点的格子而已。 其实拖动单元格标题可以改变单元格大小的,这个功能好多人都不知道么?
7.标注的方法。
给单元格做标注有两种方法。一种是右键单击单元格插入批注,编辑完成后再次右击显示批注即可。 优点是使用方便,缺点是无法自定义样式。另一种方法就是自己画图形,我喜欢使用圆角矩形, 设置背景色为浅色,并用同种深颜色作为边框色。
漂亮≠好excel表单怎么做漂亮,看了太多营销号,总觉得领导喜欢酷炫的形式。事实上,在职场领导多年后,excel表单怎么做漂亮他只想把自己想看的数据看清楚,看清楚,才能满意。然后顺便夸一句:这个做得好,漂亮。
所以,根据我四年的经验,我告诉你,要想做好excel表格,一定要记住,表格要做干净了才好看。先把形式清理干净。表格最终目的是传达我们想要传达的数据。
所以在正式美化之前,你需要对这些繁琐的细节进行调整:
1.归零:没有人想打开Excel表单。数据的全屏用许多零填充。如果去掉表单中的零值,整个表单会清晰很多。要将整个工作表归零:单击文件-选项,在弹出的Excel选项窗口中,选择高级,然后找到在零值单元格中显示零,并删除以前的检查。将本地单元格归零:您可以使用替换将表格的零值替换为空的或短的水平线。为了在本地删除零,您需要在“选项”中选中“单元格匹配”,否则单元格列中所有带零的数字都将被替换。
2.删除# # # #:很多excel小白发现单元格中出现“# # # #”后,就用鼠标一个个拖放,对吗?当内容显示不正确时,单元格中会显示“# # # # #”,这真的使整个图表看起来既不信息量也不专业。但是以后遇到这个问题就不行了。我们得一个一个手工做。
解决方法:使用excel的“格式”菜单——“自动调整行高”、“自动调整列宽”,或者Ctrl+A选择所有表格,在需要调整的行或列中间双击,防止出现“# # #”的尴尬内容。
3.一件填充单元格:大多数人都会遇到这种情况——将word文档或其他文档中的数据复制粘贴到excel中,excel中的数据全部打包在一列中……你可以笨拙地将它们逐个填充到不同的单元格中,但显然是不现实的。其实对于这种“混乱”的数据,你可以利用Excel的列函数来完美解决:点击“数据”——“列”,设置好之后,你会看到数据已经回到了不同的单元格。(省时省力,一次搞定,工作效率就这么上来了。)
还有设置电话号码的显示格式,删除重复值,小数改为整数等等,这些都是必须要纠正的。(如果不知道怎么修改,搜索引擎是个好东西,建议多使用。)
[现在我们可以在最后一步中优化表格,使图表清晰明了]:
1.数据对齐:这是老生常谈,我就不重复了。最安全的做法是数据左对齐,标题合并居中
2.格式一致:保持单元格内数据的字体、大小和格式一致。
对于性质相同的表格,格式是一致的。(如何快速统一表格样式?右键单击工作表标签,选择“选择所有工作表”并编辑它,然后单击“取消工作表分组”。)
3.设置了一些细节:
边框美化:轻边框/填充横条比无边框更可靠。
删除excel灰线:查看-删除网格线检查。取消后就没有灰色网格线了,变成一片白色。
增加行高:标题40,正文30。这将使表单看起来不那么拥挤。
字体修改:微软雅黑一般都可以用(但有版权,不购买企业不能用),阿里巴巴普惠/思源都是不错的免费字体。请加粗行和列标题。避免在图表中使用倾斜标签。
注意:以上操作都是在检查数据的准确性后进行的表美化,所以一定要保证数据的准确性!
这样做出来的表格很清晰优整齐。
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