搭建跨境电商系统的关键要素与实用建议探讨
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2023-01-16
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项目计划制定的步骤
项目成功的重要因素之一就是有一个良好的项目计划。制订一个清晰的项目计划需要很多时间项目进度计划制定步骤,那么项目计划制定的步骤有哪些呢?一起来看看!
第一步:明确项目计划的主要组成成分
“项目计划”可以说项目管理中最难理解的一个术语。它不是一个固定的计划,而是在整个计划过程中都可以改变的一系列生动的文件。像路线图一样,项目计划给出了整个计划的前进方向。项目经理又跟旅行者差不多,得决定计划的进程,从项目管理角度来讲就是制定一个项目计划。司机开车时会赶上修路或者改路的情况,与此相似,项目经理也得根据情况变化修改项目进程。
对项目计划最常见的误解是把计划等同于时间表,而时间表实际上只是整个计划的一部分。项目计划是整个筹划过程中最主要的工作成果,它包括筹划阶段的所有文件。比如说,建一个新办公室的项目计划就不仅包括了建设涉及的相关细节、预算、时间表等;而且包括项目可能存在的危险、质量度量的标准、可能给环境带来的影响等。
项目计划通常包括基准线、基准管理计划和其项目进度计划制定步骤他筹划过程中的成果等组成成分。
因为项目进度计划制定步骤我们用它来评价整个计划的`实施情况,所以基准线有时也被称为绩效标准。基线基准是确定项目范围、时间表和成本的已被证实了的出发点。它们是整个项目计划的基础,并且可以帮助判断这个计划是不是运行良好。
基准管理计划是提供一些在执行项目计划时处理各种变量的文件;而其项目进度计划制定步骤他筹划过程中的成果则包括风险管理计划、质量计划、采购计划、职工计划和交流计划等。
第二步:明确角色和职责
确定利益相关方相当困难,尤其是那些大型的、风险高、又有着重大影响的项目的利益相关方,他们不仅对工程本身感兴趣,对工程可能带来的收益更感兴趣。不同各方可能会有冲突的日程安排和彼此矛盾的要求,而且还会在要谁加入这个项目的问题上产生分歧。
比如说,正在修建新的办公大楼的市政参议会的股东名单跟某家工程咨询公司的股东名单就可能不一样。前者的名单一定包括想建办公大厦的开发商、建办公楼的工程公司、更想要一个城市花园的市民、研究可能带来的环境影响的顾问、市政参议会等等。工程公司的名单就短得多。项目经理需要搞清楚和确定的是:谁负责什么事情,还有各利益相关方都要做的决定是什么。
第三步:编制范围表
范围表(scope statement)可能是项目计划中最重要的文件。它不仅可以使利益相关方就这个项目计划达成共识,是利益相关方和赞助商同意补偿购入的基础,而且还可以降低沟通失败的可能性。这份文件通常会随着计划的实施而做相应的调整和改变。
报表范围包括商业需求和商业问题的项目目标;完成项目的好处和项目评价标准:跟该项目大小及特点相关的方法和其他组成部分。它可以看作是项目经理和赞助商之间的合同,只有赞助商同意了才能改变。
第四步:按项目计划的基准操作
这个步骤包括范围基线和进度、成本基准。
可交付成果在范围说明中被确认了以后,他们需要置入工作分解结构中。范围基线包括这个项目涉及的所有可交付成果,因此还要确定他们是否全部完成。可交付成果是全面的,比如说盖一座楼,就包括建筑本身的一系列成果,还有相关的影响调查、优点长处以及景观美化方案等。
而制定进度和成本基准基线则需要以下8个步骤
1.在范围基线里确认了各种可交付成果以后,我们得确认为了实现各个交付成果要完成的活动和任务。这些任务细致到什么程度由很多因素决定,包括团队的经验、项目的风险、分类的模糊性、买进的数额等。
2.如果可能,确认完成每项任务所需的资源。
3.估计每项任务所需的时间。
4.估计每项任务的成本,每种资源每小时的平均速率。
5.考虑资源局限,及每个项目每种资源要用多少时间。
6.确定哪些项目依赖哪些项目,做出详细的关系表。
7.制订进度表,把各项任务和预算放入日程。按照选择的时间显示(周、月、季度或者年)每项任务利用资源的情况、每项任务所需时间的情况以及每项任务起止时间的情况。
8.制订成本基线基准。成本基线基准是以时间段统计的,是一段时间的成本。
这些程序不是一次完成的,在整个项目计划过程中,我们需要不断增加或者重复其中某些或全部步骤。
第五步:制订基线基准管理方案
当范围、进度和成本的基线标准制订完成后,确定团队处理这些变量的步骤。这些管理方案通常包括复审通过修改基线标准的一些修改。不同的修改有不同的通过标准。不是所有新的要求都会在范围、时间和成本的修改中体现,但是需要研究所有新的请求对计划的影响。
第六步:交流!
项目计划很重要的一个方面就是交流计划。这份文件包括如下内容:
1、谁要哪些报告,多长时间要一次,以什么格式,用那种媒介;
2、哪些问题何时会出现;
3、项目计划的信息在哪里保存,怎样获取;
4、什么样的新危险出现了,可能带来什么影响;
5、用什么标准来确保产品的质量;
6、有怎样的储备应付突发的事件。
一旦项目计划完成,给主要的股东过目也很重要。这个沟通包括:复审通过项目计划;改变计划内容的过程;执行控制项目计划,在即将到来的阶段负起股东的责任。
;1:建立企业和项目资源库。
2:设置项目日历、资源日历。
3:设置项目的主要里程碑点。
4:在WBS(工作包)下列出工作清单(Task,Activity)。
项目计划(Project Plan)要列出工程项目要做的主要工作和任务清单,要回答“工程项目做什么”。 它主要包括内容:项目划分的各个实施阶段;每个阶段的工作重点和任务是什么;完成本阶段工作和任务的人力、资源需求,时间期限;阶段工作和任务的成果形式;项目实施过程中对风险、疑难、其他不可预见因素等的处理机制;各任务组及开发人员之间的组织、协调关系等。
如何制定项目计划
项目的特殊性决定了项目中必然包含种种相互关联的任务和不可预知的风险,所以项目的首要任务就是“计划,计划,计划”。那么如何制定项目计划呢?
一、制定项目计划的步骤
1、明确目标
必须符合SMART原则,即目标必须明确、可行、具体和可以度量
2、制定项目工作范围
对照目标,将需要完成的工作进行分析和梳理,列出一份完成目标所需要进行的所有活动一览表,这就构成了项目的工作范围。
有两种办法项目进度计划制定步骤:
◇对于较小的项目,利用“头脑风暴”
◇对于稍大一些的项目,更好的方法是使用WBS来生成一份全面的清单
3、在项目组内分配任务职责
责任矩阵(Responsibility Matrix)是完成这一任务的最好选择
4、统筹规划项目间活动的关联
该步骤确定各项目活动所需要的时间、人力、物力,明确各项活动之间的先后逻辑关系,通常通过网络图工具来完成
完成以上4个步骤后,项目经理还可以为项目计划添加一些支持性文档以及备注等信息,所有这些信息将使得项目计划成为项目的信息中心。
二、制定项目计划的原则
1、不应过分拘泥于细节,此阶段的主要目的是制定出一份能够获得干系人批准、总体结构准确且具有指导意义的项目计划书。计划的完善是一项贯穿于整个项目生命周期的持续改进过程。
2、短期计划和长期计划相结合,短期计划需要做出周密的规划,长期计划只需要给出指导性规划即可。
3、项目计划的确定可以采用目标管理法,强调上下交互来制定项目的目标和任务,首先由项目经理根据项目的章程把项目的整体计划制定出来,然后由项目成员根据项目的整体计划来指导个人任务的制定,通过协商式、小规模的群体讨论来确定个人的任务。这种参与能够增加团队成员的责任感,有利于项目工作的开展。
不可忽视的重要信息
1、组织架构图、各部门的职能、各关键部门的经理和部分成员。项目经理可以通过翻阅流程文件了解各个部门之间的业务依赖关系和配合方式。
2、历时经验
3、制约因素(包括成本制约,人力资源制约)
4、项目实施中的假设信息
项目干系人的要求在项目初期阶段往往是模糊的,不同的干系人之间对项目的期望往往不尽相同甚至是相互矛盾的。作为项目经理在制定项目计划的时候要充分认识到这一点,从一开始就要清晰地定义项目,并注意平衡不同的`项目关键干系人之间的需求。制定的项目计划书一定要得到项目关键干系人的正式书面批准。
三、项目计划的工具--工作分解结构(WBS)
WBS将项目的“交付物”自顶向下逐层分解到易于管理的若干元素,以此结构化地组织和定义了项目的工作范围。
工作细目(WORK ITEM),工作包(WORK PACKAGE)
WBS的制定没有固定的方法,但一般可以参考以下原则项目进度计划制定步骤:
◇确保能把完成每个底层工作包的职责明确地赋予一个成员、一组成员或者一个组织单元,同时考虑尽量使一个工作细目容易让具有相同技能的一类人承担。
◇根据80小时的原则,工作包的时间跨度不要超过2周时间,否则会给项目控制带来一些困难;同时控制的粒度不能太细,否则往往会影响项目成员的积极性
◇可以将项目生命周期的各个阶段做为第一层,将每个阶段的交付物做为第二层。如果有的交付物组成复杂,则将交付物的组成元素放在第三曾。
◇分解时要考虑项目管理本身也是工作范围的一部分,可以单独做为一个细目。
◇对一些各个阶段中都存在的共性工作可以提取出来,例如人员培训作为独立的细目
◇确保能够进行进度和成本估算。
四、项目计划的工具--责任矩阵表
责任矩阵是以表格形式表示完成工作分解结构中工作细目的个人责任方法。
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