搭建企业邮箱系统的必要性与步骤解析,助力企业提升沟通效率
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2023-01-13
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强化项目资金使用管理,不仅是种子企业扩大经营规模,提高利润的内在要求,也是国家财政资金保值增值的客观需要。接下来,我为您分享了如何加强项目资金管理的一些心得方法,仅供参考!
如何加强项目资金管理 1(一)构建综合型财务模型
为解决资金使用规划问题,种子企业可采用构建多角度、综合型财务模型的方式。首先,项目部要对项目可行性进行分析,事前阶段要进行调研,根据企业发展目标、项目实施能力与经济因素制定实施方案,避免由于内外部条件引起的项目执行与设计不匹配现象。其次,财务模型建立阶段,财务工作者应充分发挥能力,在优惠政策利用、采购方案等模型构建中尽可能细化内容,避免因利润问题造成的工作重点偏移现象。财务模型构建完成后,企业要充分分析与识别企业项目对自身收益影响的敏感因素。同时,国家也应为此做出努力,如设置资质、品种、设施方面门槛,限制财务规划能力不足的企业进入;确定项目功能与目标,避免削弱企业建设积极性;提升育种手段及能力,为产业化发展团队提供便利等。
(二)完善内部控制制度及执行控制建设
事前控制上,企业应该对抓住项目建设内部控制关键节点,如立项分析、项目预算编制、合同管理、授权审批等机制的建设,严格规定项目建设过程中各方面职责。事中控制上,若出现项目管理人掌握关键技术的情况,就应当将新建管理团队与管理者的职责划分清楚,确保不相容职务相分离,并形成书面性规范。同时,企业应当重点关注项目建设过程中工程变更、设计变更等状况,制定完善的审批流程,变更申报上,应当在书面文件中列示变动中的技术变动、成本变动、可能影响等,强化成本控制,以保障项目顺利执行。事后控制应当建立项目后评估制度,评价项目基地建设预期目标的实现情况和项目收益等,以此作为绩效考核和追究问责的依据。
(三)项目预算管理,提升成本控制契合度
首先,要严格制定预算管理制度,一方面,由独立的项目部与财务部门共同收集项目信息,组织项目预算编制;另一方面,基于项目预算编制,设立财务指标,如预算比、完工率等,按指标施行月跟踪制度,形成月报告、专项报告等。其次,要重视竣工结算落实,分析投资回报率、剩余收益能力、运营能力等关键指标,对项目进行财务评估,以实现绩效考核,为后续工作留足经验。
(四)基于项目进度的项目资金使用计划
项目资金使用计划应与预算区分开来,是针对财政资金与自筹资金,分析对比融资成本基础上,合理安排现金流的举措。项目资金使用计划,具体应详细到月,要严格按照项目合同与设计方案,落实资金使用。同时,从使用计划出发,企业可以构建全程的进度监控机制,团队应当按月以跟踪报告的形式上报项目进度,财务人员在接收报告后,合理更新调度项目资金,避免无效占用引发的成本提升,避免现金流问题。
(五)强化项目资金管理
第一,针对项目建立独立的账套。在“企业会计核算”账中针对专项资金通过专项应付款按实施方案建立下属二级、三级科目进行项目核算,对项目所需配套资金在企业财务账套里单独归集在一个科目中核算。如,统一归集到管理费用一研发费用科目中根据项目实施方案实行分级、分科目、分项目核算。再如,涉及工程的透过在建工程、固定资产及其明细科目核算。同时在企业账之外建立独立的“项目专账”账套,将项目资金和企业配套资金统一纳入该账套核算,根据项目财务管理要求建立明细科目对项目资金使用情况按要求进行账务处理,凭证单独复印出来独立装订,形成一套完整的项目报表,保障月度终了与企业账套中该项目的所涉及科目发生额核对无误。
第二,精细化管理,避免挤占及挪用。如分设农业专项资金为特定用途资金、经常性资金、建设性资金三类,强化项目结余资金管理,以项目需求为起点,规范预算编制,强化预算刚性。
如何加强项目资金管理 21目的
为强化对分公司、项目部资金的统筹管理,明确分公司财务收支计划、资金使用等财务事项的职责、权限、程序,充分发挥资金的使用效率和经济效益,特制订本实施细则。
2原则
资金管理总原则为:计划管理、量入为出、留有余地,专款专用、有偿使用。
3适用范围
本细则适用分公司所有自营项目。
4管理职责
4.1分公司财务核算部为项目资金管理的归口管理部门。负责分公司项目资金的日常管理工作,向分公司经理负责,并接受公司财务核算部门的检查、监督。
4.2项目部是项目资金管理的直接责任单位,负责项目工程款的按时收取,项目月度资金收支计划的编制,项目成本的按月定案。
4.3项目经理是项目资金收支统筹平衡的第一责任人,统筹策划项目全过程的各类资金使用。
4.4分公司工程管理部和经营管理部应及时协助项目部解决工程合同条款中的争议问题,配合项目部做好工程款的收取及工程结算工作。
5账户管理
5.1所有项目部都在分公司财务核算部开立内部银行专户,各自核算项目部的资金收付业务。项目部的一切资金收支,必须统一汇入浙江省工业设备安装集团有限公司的建行才智管理系统账户,通过公司结算中心办理划拨到分公司内部资金账户。
5.2原则上一律不得在工程所在地设立账户,如确实需要的,须由项目部向分公司提交书面申请,经公司领导同意后方可办理开户手续,其账户开通网银由分公司财务核算部统一管理,银行账户预留印签交财务核算部保管。工程竣工后,开设的项目银行账户及时予以注销,相关存档资料由财务核算部统一保管。
6计划管理
6.1项目部应于每月25日前,根据工程收款计划、材料设备采购计划、人工费支付计划等,编制项目次月资金收支计划表,一式两份,分别上报工程管理部,工程管理部汇总后上报财务核算部、主管领导和分公司经理。
6.2项目部应于每月底与分公司财务核算部进行项目资金收支情况进行核对,分公司财务核算部应定期与业主、总分包单位做好账户的核对。
6.3分公司建立以项目部经理、工程管理部经理、财务核算部经理为责任人的工程款收取信息平台,使各种款项收取信息能够及时传递,从而及时将款项收回,确保资金计划的有效执行。
6.4项目部应加强物资采购计划管理,限量采购,避免存货积压造成资金占用浪费。
7量入为出、留有余地
量入为出、留有余地,是指各项目部在编制资金收支计划和使用时注重资金积累,不但不能突破分公司设定的可使用资金总额,而且须为以后工程款收取低潮时工资、奖金的发放、日常费用和工程结算费用的报销、材料欠款的支付以及项目兑现留下足够的资金。
8专款专用,有偿使用
8.1专款专用,是指分公司财务核算部对各项目部的资金核算到工程项目,同一项目部的`不同工程项目的资金不能串用。
8.2有偿使用,是指分公司原则上不给项目部垫资,因工程合同承诺垫资而需要分公司垫资的,须向分公司内部银行办理贷款手续,经分公司财务核算部审核,报分公司经理批准执行,规定借款时间期限,借款期内按银行同期贷款利息计息摊入项目成本。
9备用金管理
9.1 因工作需要,有关部门或个人出差需要备用金的,可向财务核算部提出申请,经部门负责人审核,分公司经理批准后给予办理,在业务办理完15天内,所借备用金全部归还或报销冲帐。
9.2 项目部须借备用金的,由新成立项目部向分公司经理提出申请报告,经分公司经理批准,由项目部以项目经理为借款人到分公司财务办理借款手续,项目部备用金在工程竣工验收后15日内归还或报销冲帐。
9.3 非因公,一律不许借备用金;借备用金到期不归还的,分公司财务可直接从借款人工资中扣除。
10投标保证金管理
10.1因工程投标需要交纳投标保证金的,由经营管理部提出书面申请,经分公司经理批准后,财务核算部给予办理。
10.2经营管理部应于招投标工作结束15日内负责退回投标保证金。
如何加强项目资金管理 3第一章总则
第一条为贯彻落实《中华人民共和国科学技术普及法》,保证《全民科学素质行动计划纲要》顺利实施,夯实建设创新型城市的社会基础,切实提高财政资金的使用效益,支持和促进全市科普事业的发展。根据《科学事业单位财务制度》和《江苏省科学技术普及条例》的有关规定,特制定本办法。
第二条市级科普专项经费是市财政为加强科普事业宏观指导和建设,按照省、市委有关文件要求安排的专项经费,由市财政局和市科学技术协会共同管理。
第二章使用范 围
第三条市级科普专项经费主要用于市本级科普项目建设的引导推动和科普业务活动费用,以及科普工作的表彰奖励。具体使用范围如下:
(一)青少年科普:主要指围绕未成年人“学科学、爱科学”的各类科技竞赛和科普活动、各类青少年科技场馆(室)建设引导、市级科技特色学校建设和科技辅导员业务培训等。
(二)城镇劳动人口科普:主要指围绕街道、社区科普创建引导、科教进社区(军营、企业、工地)及其它大型城市科普活动;围绕企业技术进步和职工技能培训、基层科协与市级学会干部及科技工作者开展的科普教育等活动。
(三)领导干部和公务员科普:主要指围绕提高领导干部和公务员的科学素质,着力提高其科学决策和科学管理的能力,在机关党政领导干部和公务员中开展科技素质培训和科普教育等活动。
(四)农民科普:主要指围绕社会主义新农村建设和兴农富民,向广大农民普及农业科技知识,推广先进实用技术,宣传科学思想,抵制封建迷信。引导和鼓励建立各类农村科普示范基地、“一站一员一栏”等平台建设,发挥农村致富带头人和农业专家库的作用,开展各类“科技三下乡”活动。
(五)科技社团科普:主要指苏州市科学技术协会所属市级学会、协会、研究会、高校和科研院所科协、企业科协开展的具有创新特点的各项科普宣传、科普教育、科普创作、科普研讨、科普论坛、科技推广等活动。
(六)重大科普宣传活动:主要指围绕党委政府中心工作,每年由市政府及中国科协组织的科普宣传周、全国科普日等专项活动。
(七)科普资源开发与共享:主要指科普影视拍摄、科普活动多媒体、科普展板制作、科普刊物出版及科普资料编制印刷等;重点扶持资助原创性和选题优秀的科普作品,鼓励、引导社会力量参与科普作品的创作开发。
(八)科普基础设施建设和维护:小型科普场馆建设的引导资金投入;科普画廊和科普网站的建设,大型科普设施建设方案的调研活动;科普设施的维护管理。
(九)大众传媒的利用:主要指在电台、电视台、报刊等新闻媒体上开辟科普专栏和专版;租用户外大型电子屏幕进行科普宣传的项目。
(十)围绕全市科普工作目标,由各区承办的对全市产生直接影响和有示范作用的活动,以及由各区作为投资主体且具有典型推广意义的项目,给予一定的补贴。
(十一)优秀活动项目的评比:鼓励各项科普活动在形式、内容、效果上不断创新,对在活动中积极创新,成绩显著的单位和个人等给予表彰。
(十二)经市财政局、市科协批准的其它科普项目支出。
第三章项目审定及预算审批
第四条市级科普专项经费实行预、决算制度。
第五条市级科普专项经费的支出预算由市科协根据全市科普发展计划及省、市当年工作部署,提出初步安排意见,并会同市财政局确定重点科普项目计划,纳入市科协年度部门预算。
第六条市科协根据部门预算提出市级科普专项经费安排计划报市财政局。市财政局审核后,下达市级年度科普专项经费的补助项目和补助额。
第四章管理与监督
第七条市级科普专项经费项目实行“专项核算,专款专用、提高效益”的管理办法。
第八条市财政局和市科协负责市级科普专项经费的财务管理。市财政局、市科协将组织力量对市级科普专项经费使用情况进行定期或不定期的抽查并进行监督评估。年终市科协将市级科普专项经费决算及使用情况按绩效考核的要求书面报市财政局。
第九条科普项目一经确定,不得随意变更。如遇特殊情况确需调整或变动项目计划的,由市科协报经市财政局审核后方可调整或变动。
第十条市级科普项目实行项目经费责任制度,预算确定的项目须签订《苏州市财政拨款项目责任书》后,按责任书规定的金额、用途和进度拨款。需要政府采购的要严格按照政府采购有关规定执行。如有发生违反责任书规定的行为,市财政局将停止拨款、收回补助经费,并追究有关人员和单位负责人的责任。
第五章附则
第十一条本办法由市财政局和市科协负责解释。
第十二条各市(县)、区可参照制订相应的管理办法,并落实好科普专项经费。
第十三条本办法自20xx年10月1日起实施,原《苏州市市级科普专项经费管理办法》停止执行。
如何加强项目资金管理 41、施工项目资金收入渠道主要有预收工程备料款、已完施工价款结算、银行贷款、企业自有资金。'保证收入'是指项目经理部应配合公司及时向发包人收取工程预付备料款,做好分期核算,预算增减帐、竣工结算等工作。
'节约支出'是指用资金支出过程控制方法对人工费、材料费、施工机械使用费、临时设施费、其他直接费和施工管理费等各项支出进行严格监控、坚持节约原则,保证支出的合理性。
'防范风险'主要是指项目经理部对项目资金的收入和支出做出合理的预测,对各种影响因素进行正确评估,最大限度地避免资金的收入和支出风险。
2、为了保证项目资金使用的合理性,公司财务部门应设立项目专用账号,由公司财务部门直接对外,所有资金的收支均按财会制度的要求由公司财务部门对外运作,资金进入公司财务部门后,按照公司的资金使用制度分流到项目,项目经理部作为项目资金的直接使用者进行责任范围内的资金管理。
3、项目经理部应根据施工合同、承包造价、施工进度计划、施工项目成本计划、物资供应计划等编制项目,年,季,月度资金收支计划,报请企业财务负责人审核后经公司领导批准后实施。
如何加强项目资金管理 5为严肃财经纪律,进一步规范项目资金管理,提高项目资金、财务管理水平和资金使用效益,统一申报、建设、考评和验收程序,按照着力构建有利于科学发展的体制机制的要求,根据有关规定,结合实际,特制定本管理制度。
一、项目资金的申报制度
(一)项目资金由单位相关部门及所属企业按照相关规定组织申报。
(二)项目资金申报文件必须真实、科学和完整,项目申报单位应提交项目可行性研究报告,以及其它规定的文件原件或复印件,并装订成册。
(三)单位相关职能部门及分管领导提出初审意见,经领导班子会议研究同意后,经单位主要领导审定,再行上报上级主管部门。
(四)申报部门以正式文件上报上级主管部门,并随时跟踪上级主管部门批准情况。
二、项目资金的使用制度
(一)建立会计核算制度。严格按照专项资金管理办法规定,严禁套取项目资金,严禁公款私存,设置帐外帐和“小金库”。
(二)实行政府采购制度。对项目工程及所需的主要实物和设备,严格按照政府采购规定,进行公开招标和集中采购。
(三)建立健全项目资金审查审批程序和财务制度,资金的使用必须符合项目资金管理办法规定。
三、项目资金的监督管理和验收审计制度
(一)坚持公示制度。对于专项资金项目,在项目实施前,项目实施单位应主动公示项目建设内容和资金等情况。
(二)定期报告制度。各项目实施部门或单位定期向项目单位报送项目实施进展情况。
(三)检查验收制度。杜绝在项目执行中存在严重弄虚作假的现象,随时接受上级主管部门及相关部门的检查;项目完工后,主动申请和接受上级主管部门对工程项目的质量、财务等情况进行验收工作。
(四)接受审计制度。为防止发生违反资金管理使用规定的行为,上级补助资资金建设的工程,项目竣工后,应按规定由审计部门对工程进行审计并出具审计报告。
四、项目实施绩效考评制度
(一)经检查、验收和审计的项目,由分管领导组织对实施方案制定、各方面资金整合、各项资金使用和管理、项目实施效益和是否有违规违纪行为等进行绩效考评。
(二)绩效考评采用百分制打分办法,根据得分的具体情况排定名次。
五、项目资金的财务管理制度
(一)项目资金应按工程进度进行拔付,对没有开工或进度缓慢的项目应适当调整或取消补助款。
(二)项目资金使用坚持量入为出的原则,严格控制项目资金的支出范围,杜绝不符合规定支出,随时接受主管部门、财政部门及审计部门的检查、监督和审计,做到专款专用。
(三)报销用的发票必是合法的票据。不符合规定要求的票据,一概不予报销。购买各种物品、材料的发票,必须有购货单位全称、品名、数量、单价和金额,有收款单位章印。否则财务会计有权拒绝报销。
(四)购买实物的原始凭证,必须有手续完备的验收证明。需入库的物资,必须填写出入库验收单,由实物保管人员按计划或合同验收后,在验收单上填写实收数额并签章。不需入库的物资,除经办人在凭证上签章外,必须交给实物保管人员或使用人员进行验收,并在凭证上签章。
(五)支付补助款项的原始凭证,必须有收款单位或个人的收款证明及签字,有收款人身份证号码和联系方式。有审批人签字,并有付款的依据。报销用的票据必须按财务规定办理:经手人签字,证明人签字,财务会计审核后报主要领导审批报支。
如何加强项目资金管理 6第一条、为加强项目资金管理,规范项目资金运作,提高资金使用效率,特制定本办法。
第二条、项目资金管理的基本原则:计划管理、统一使用、以收定支、控制使用、开源节流、提高效益。
第三条、财会部门办理水利基本建设资金支付手续时,必须符合下列程序:
(一)经办人审查。经办人对支付凭证的合法性、手续的完备性和金额的真实性进行审查。实行工程监理制的项目须监理工程师签字;
(二)有关业务部门审核。经办人审查无误后,应送建设单位有关业务部门和财务部门负责人审核;
(三)单位领导核准签字。
第四条、凡存在下列情况之一的,财会部门不予办理水利基本建设资金支付手续。
(一)违反国家法律、法规和财经纪律的;
(二)不符合批准的建设内容的;
(三)不符合合同条款规定的;
(四)结算手续不完备,支付审批程序不规范的;
(五)不合理的负担和摊派。
第五条、定期做好项目资金分析。
项目资金分析是项目经济活动分析的重要内容。项目应定期进行经济活动分析,通过对收支情况分析,及时发现项目资金管理中存在的问题,以便及时采取措施,管好用好资金,提高资金使用效益。
摘要: 分析了监理和工程建设参建各方的关系,强调了监理协调工作的重要性,介绍了监理组织协调的几种常见方法,探讨了监理该如何协调和各参建单位的关系,并指出了监理协调工作的注意事项。
关键词: 工程建设;监理;参建各方
工程建设涉及的单位包括建设单位、设计单位、施工单位、质监机构和监理单位等,而监理工作的主要任务是“四控制、两管理、一协调”,这就需要监理工程师在具备扎实的专业知识和对监理流程的有效执行外,还要具有较强的组织协调能力和灵活处理各方关系的应变能力。协调,从其的内涵来看,含有和谐、团结、一致、统一、平衡、同步、配合、适当等意思,协调的本质,就是正确处理组织内外各种关系,解决各方面的矛盾,为组织正常运转创造良好的条件和环境,使整个组织和谐一致,使每一个部门、单位和组织成员的工作同既定的组织目标一致,促进组织目标的实现。对于监理工作来说就是要通过组织协调,使参加工程建设的各方有力配合,使各项工作顺利有效地开展。
一、监理与工程建设各方的关系
工程建设监理是指监理单位受建设单位的委托,依据国家有关工程建设的法律、法规、批准的项目建设文件,施工合同及监理合同,对工程建设实行现场管理。其主要职责是对工程建设合同进行管理,按照合同控制工程建设的投资、工期和质量,协调各方面的工作关系。要做好监理的协调工作,首先要清楚监理和工程各参建单位的关系:
1.监理单位与建设单位的关系
建设单位与监理单位之间是委托与被委托、授权与被授权的合同关系。监理单位依据监理合同,在建设单位授权的范围内,遵循“守法、诚信、公正、科学”的服务宗旨履行监理职责。
2.监理单位与设计单位的关系
在建设单位委托监理单位进行设计监理时,监理单位与设计单位之间的关系是监理与被监理的关系;在没有委托设计监理时,双方是分工合作的关系,在监理过程中,监理单位应及时按照合同和有关规定处理设计变更,设计单位的有关通知、图纸、文件等须通过监理单位下发到施工单位。施工单位需要修改设计时,也必须通过监理单位、建设单位向设计单位提出设计变更或修改。
3.监理单位与施工单位的关系
在工程建设中,监理单位与施工单位的关系是监理与被监理的关系。按照建设监理制度,在工程建设的三方关系中,监理单位与施工单位之间不是合同关系,他们之间不得签订任何合同或协议,二者之间的关系是通过施工合同确立的,合同中明确授权了监理单位监督管理的权力。监理单位依照国家、部门颁发的有关法律、法规、技术标准及批准的建设计划、施工合同等进行监理。施工单位在执行施工合同的过程中,必须自觉接受监理单位的监督、检查和管理,并为监理工作的开展提供合作与方便,按规定提供完整的技术资料。
施工单位应按照施工合同和监理工程师的要求施工。监理单位要按照建设单位的委托权限,并在这个权限范围内检查施工单位是否履行合同职责,是否按合同规定的技术、进度和投资要求进行施工建设。在工程建设中,监理单位作为公正、公平的第三方,要注意维护施工单位的合法利益,正确处理工程款支付、验收签证、索赔和工程设计变更等问题。
4.监理单位与质量监督机构的关系
质量监督机构与监理单位的工作都属于工程建设领域的监督管理活动,但两者在性质、职责、权限、方式和内容方面有原则性的区别,质量监督是政府行为,建设监理是社会行为,建设监理是发生在项目组织系统范围内平等主体之间的横向监督管理,质量监督是项目组织系统外监督管理主体对项目系统内建设行为主体进行的一种纵向监督管理的行为。
在监理过程中,监理单位要正确理解、灵活掌握,公正、公平地处理与参建各方的关系,使参建各方在工程建设过程中相互配合、相互支持,更好地实施“四控制、两管理、一协调”,创造良好的监理环境,搞好工程项目的监理工作,共同完成工程的建设任务。
二、组织协调的作用
组织协调的主要对象首先是人,各个参建单位的工作人员从始至终贯穿于工程建设当中。首先,协调工作就是要化解人际关系的矛盾,包括监理组织内部的分工和配合矛盾、监理组织和关联单位的人际关系矛盾等,做好了人与人之间的协调工作,才能为后续的工作打下坚实的基础;其次,要协调解决参建各方的人力、资金、设备、材料、技术等问题,使其满足工程建设要求;同时要协调解决工程参建单位各方的配合关系,为建设工程的同一目标服务。
组织协调的作用主要反映在以下几方面:
1.质量和安全工作
工程建设中,由于施工人员、方法、材料、设备和作业的环境等影响,特别是工程建设不可预见的因素,会导致一些质量问题和安全隐患,使施工行为偏离合同和规范标准,现场施工条件的复杂性可能导致有些安全质量问题存在争议、责任区分边界模糊等,由此发生矛盾的几率增大。监理工作应抓住问题的主要矛盾,协调化解矛盾,及时做好纠偏工作和协调工作,这样不仅可以强化对安全隐患采取的预控措施,防患于未然,而且可以防止造成不必要的损失。
2.进度控制
在工程建设过程中,会有许多不同专业、不同单位的施工人员在一起工作,必然存在衔接和协调问题,而进度控制的关键就是要抓好各方的协调,通过已制订的项目实施总进度计划,事前协调,围绕分解的各单位工程工期及关键节点,保证总工期目标的实现;实施过程中及时的协调工作有利于动态控制和调整,使工程的实际进度不偏离总进度计划;对与计划已发生差异的实际进度,要通过事后及时的协调工作,调整相应的施工计划、材料设备、资金供应计划等,在新的条件下协调工期的偏离。对进度计划事前、事中、事后的协调工作是保证实现项目工期总进度计划目标的重要手段。
3.投资控制
在基础施工中,由于部分地质条件复杂,设计布点堪探未发现的孤石、废弃泥浆池、标高不一致的泥坑等都会导致工程量的变更;因政策处理造成的线路基础移位、施工人员窝工的费用变更;建设单位要求工程参加质量安全流动红旗等活动产生的额外工作,都会对工程产生影响,甚至会拖延工期,引起索赔。所以,监理的协调工作非常重要,只有处理好工程变更,协调好各方关系,才能将因变更产生的负效应减少到最低程度。
4.平衡的手段
一项工程往往有不同专业施工队伍同时在场施工,既有总包又有分包,加上设计、材料供应等,各自都有自己的工作计划和质量目标。所有这些都要监理工程师去协调平衡,实现工程建设的目标。
三、组织协调的方法
组织协调方法属于管理艺术和技巧的范畴,监理人员如果能够了解并掌握这些方法,合理地运用到实际工作中,能使许多困难的问题迎刃而解,起到事半功倍的作用。主要的监理协调方法有:
1.交谈协调法
又称口头协调法。监理人员对于一般的问题可以采用这种方法提出口头指令,并可通过交谈了解协调的效果和各方的反应,方便及时,但不够正式。如果发现未达到效果,就要考虑采用其他的方法来确认和推进。
2.书面协调法
当交谈不方便又不需要召集会议时,可通过书面方式准确地反应情况,表达自己的意见,如通过监理通知单、监理工作联系单、报告、信件和其他书面指令形式组织协调。这种方法能准确体现当时情况,并能存档保留以备将来查询。
3.会议协调法
利用会议组织协调是监理工作中最常见的协调方法,如监理例会、专题现场会等。这种方法需要对会议决议形成书面纪要,并经各方代表签字确认,分发到各方落实执行。该方法的优点是各方参加、共同决定,效率高,解决问题彻底。
四、监理需协调好与参建各方的关系
1.监理需处理好与建设单位的关系
监理单位与建设单位是监理合同双方的当事人。监理单位派出监理工程师对工程进行监理,其监理权限是建设单位授予的,监理合同的目标体现了建设单位的意志,在监理合同实施过程中,监理人员要遵循“守法、诚信、公正、科学”的服务宗旨,要提供积极热情地服务,围绕监理合同的目标努力工作,尊重建设单位的合理意见,真实有效地反映工程的实际情况。
2.监理需处理好与设计单位的关系
设计图纸作为施工阶段监理工作的重要依据,监理人员首先需要熟悉设计文件,才能将设计意图很好地反馈到工程实体中;施工监理中,对于设计图纸中的问题,要尊重设计意见,正确对待和处理,不得任意改动设计图纸;对于建设、施工等工程参建单位提出的设计变更要求,均按照设计变更程序执行。
3.监理需处理好与承包人的关系
监理单位与承包人之间是监理与被监理的关系。监理单位的工作对象主要是承包人,两者关系正常和谐是实现合同目标的重要因素。监理工程师要依法办事维护承包人的正当权益,对建设单位不按合同规定付款或过于压低工程造价等个别行为,要敢说敢管;和承包人要建立起相互尊重、平等处事的良好的合作氛围;时刻遵循监理工程师职业道德守则,公正廉洁、杜绝卡压。
4.监理需处理好与质量监督机构的关系
质量监督机构是代表政府对工程质量和建设行为进行强制性监督的机构。按规定质量监督机构对建设单位、设计单位、监理单位和施工单位均有监督权。监理单位应承认质量监督机构的政府监督地位,接受其监督,根据其要求积极配合工作并提供准确完整的资料,认真做好工程质量的评估工作。
监理的协调工作不是做和事佬,不是站在任何一方去损害另一方的利益,更不是无原则的调和,而是要站在公正的立场、本着实事求是的态度,做对工程建设有利、对工程质量有利、对工程安全有利的事。作为现场监理要有洞察事态的能力,把可能发生的情况提前做好准备工作。所以监理协调就是要调整、疏通各方面的关系,妥善处理工程项目参建单位衔接层面上的矛盾,让各方面相互了解,共同合作,以完成预定的目标。
五、监理在协调工作中需要注意的事项
1.加强自身学习,提高业务水平和综合素质
设想如果一个监理人员,基础业务水平差得在施工现场发现不了问题,不能正确指出施工现场存在的问题,并且资料一塌糊涂,那么怎么可能取得建设单位和施工单位的信任。因此,扎实的业务水平以及敏锐地发现问题、解决问题的能力,是赢得各方尊重并建立良好沟通途径的基础。
2.摆正位置,把握原则,树立公信力
监理要协调好各方关系,不能凡事都当老好人,而应坚持原则,自己做事讲原则,才能要求别人做事守原则,正人必先正己,这样才能做到公正。
3.具有认真的工作态度和高度的责任心
作为监理,在工作中必须做到嘴勤、腿勤、手勤,总能亲历亲为,发现问题积极协调处理,尽可能把问题解决在萌芽状态。对工作负责、对企业负责的监理就会与各方主动沟通,积极交流,这是协调处理各方关系的有效方式。
4.注意团结,不能我行我素
监理工作所面对的人和事很复杂,内部必须保持言行一致、步调统一,创造良好的工作氛围。每位监理人员都应有大局意识,各司其责,相互团结、相互理解、相互帮助、相互配合,坚决反对只顾个人盲目行事,应团结一心搞好工作。
5.善于听取各方意见,学会多角度考虑问题,合理平衡各方利益
由于工程建设过程中各方角色不同且立场不同,出现分歧难以避免,因此监理人员需采用合理的方式处理问题,不要把各种矛盾都集中于自己身上,问题要摆出来,情况要说明白,谁的责任谁承担,谁的问题谁解决,谁的工作谁落实,召集现场会就是解决矛盾的最直接有效的办法。
6.提高交际能力,处理好人际关系
施工监理工程中,监理人员处于一种非常特殊的位置,建设单位希望得到专业、周到的高质量服务,而施工单位则希望监理单位能以公正的态度,对合同采用有利于自己的解释。这时监理人员就要清楚自己的角色,既要严格遵守职业道德,保证行为的公正性,也要利用各种机会与各方有关人员保持良好的人际关系,促进工程的顺利进展。
7.理解把握规范、规程的尺度
对于规范、规程中要求严格,措辞包含“必须”、“严禁”等词语的条款一定要坚持原则遵照执行;对于其他包含“应该”、“不应”等词语的条款,则应根据实际情况,考虑各方的感受,适当掌握尺度,灵活执行,不致引起某方的抵触心理。
8.采用原则性和灵活性相结合的工作方法
对于建设单位提出的某些可能不适当的要求,如果不是违反原则,都可以先执行,再找适当机会解释说明;而对于原则性问题,可以采用书面报告等方式说明理由,寻求建设单位的理解,尽可能地避免造成误会。同样对于施工单位提出的一些变通方法和问题,监理人员也应慎重考虑,尽量在不失原则的情况下灵活处理。如果只求原则不顾方式,反倒有可能陷入被动的局面,不利于工作的开展,影响工程的进度。
六、结语
工程建设是一个系统工程,涉及到方方面面,监理人员在做协调工作时,一定要正确认识各方的相互关系,把握原则、理清思路,熟练掌握和运用各种方法、技巧,加强各方的协调沟通,有效地保证监理目标的达成。同时,监理人员还要不断地充实自身的专业知识和交流技巧,培养良好的道德品质和职业素养,并在实践中不断探索总结,把组织协调工作提高到更高的水平。
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