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2023-01-12
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在当今管理多个项目中,技术为王。灵活、易于使用和协作的8Manage PMO多项目管理系统是你及团队完成工作的最佳工具。
1、在同一位置管理团队的所有项目
8Manage PMO让项目群管理者在一个页面监管所有项目的想法成为现实。系统内所有信息都是精准实时的,帮助项目和项目群尽量地减少误解,提高团队合作效率。
2、优先安排影响最大的工作
8Manage 提供投资关注功能,可视化的泡泡图让管理者全局地查看新项目请求和现有项目的情况,做出准确合适的评估,权衡与优先级。
而且系统足够灵活,可以在需要时进行优先级的调整。通过与团队共享真实的中心信息,你可以管理多个项目,而不必担心转移优先级。每个人的工作都是可见的,所以你可以快速了解团队的最大限度和当前任务。
3、清晰管理和传达期望
当你管理发生工作的沟通时,可以利用工作背后的全部内容来授权团队和跨部门的利益相关者。
8Manage PMO通过实时更新,让每个人都可以访问工作进度。无需跨电子表格,文档和其他工具来数据和更新,你只需单击一下按钮即可轻松收集信息,还可与利益相关者共享。
4、分派工作并保持可见度
在8Manage PMO,通过与团队共享一个单一的事实来源,你可以跟踪每个人正在做的所有工作。当团队的所有工作都集中在一个共享项目中时,你可以一目了然地了解每个人的工作任务,这些任务的进度以及截止时间。这样,你可以在必要时检入任务,而无需对其进行微观管理。
如果发现有超额预定的员工和项目时间上的冲突,你可以推迟,删除或重新委派任务,以使项目步入正轨。
8Manage PMO考虑了项目组合经理可能会遇到的所有风险,并确保你能够完成多个项目并行的所有必要工作,而无需经历繁琐的管理工作。
项目管理软件有:
1、PingCode——软件项目管理
PingCode是国内的一款软件项目管理工具,2021年获得了由36氪企服点评发布的研发项目管理工具榜排名TOP1 。
除此以外,PingCode在国内多个领域出于领先地位,比如具有国内最先进的研发自动化管理引擎,在国内最早推出跨平台研发自动化管理产品等等。
2、Worktile——通用项目管理
Worktile也是国内的一款项目管理工具,连续多年在36氪发布的中国企业服软件金榜-项目管理榜单排名前三,而且据说它的客户转介绍率达40%。
Worktile能同时满足多种类型的项目管理需求比如营销活动、软件开发、建筑、律所等等。并且非常适合中小企业,因为它具备项目管理、OKR(目标)管理、审批、简报、IM、网盘等模块,是一个工具的集合,能同时满足企业多种工具化管理需求,从而大幅降低成本。
3、monday.com——通用项目管理
monday.com 是国外一款低代码项目管理软件,它适用于任何规模的企业,它具备强大的团队协作和项目管理能力。
monday.com的项目管理解决方案提供了许多特有功能,而这些功能配置有利于提高团队的工作效率具备用户友好、可定制、可灵活扩展等能力,使其成为与类似平台相比的更优选。
项目管理工具好不好用,完全是看用着顺不顺手。你可以试试Zoho Projects,轻便、在线型的,上手比较容易,大概的功能是这样的:
一、项目规划
通过里程碑、任务列表、任务,清晰合理地分解复杂项目。通过子任务、周期性重复任务、关联关系等,对项目进行更精细的掌控。了解如何添加新任务和建立里程碑
二、甘特图
甘特图可以提供任务实际进度与计划进度对比的详细视图。查看如何使用甘特图
三、项目协调
在我的消息中,可以随时查看项目最新信息。通过时间轴,查看项目重要活动记录。
四、时间表/工时表
使用Zoho Projects的时间表,可轻松记录项目可结算和非结算时长。
五、wiki/项目知识库
Zoho Projects里的wiki模块,支持html编辑器,可以把项目中积累的常见问题、需求文档等作为知识库保留下来。
六、项目协作
员工、客户、供应商、顾问,都可在一个平台全面协作,自动推送团队成员任务的完成情况,集中分享日历、文档、图片等,方便快速做出决策。了解项目协作功能
七、文件管理
可共享文本、演示文稿、表格以及与团队相关的任何文件,并可在线协同编辑,实时更新,确保团队成员始终能够访问文件最新版本。
八、问题追踪
记录问题,追踪问题,快速修复并进行测试。还可自定义工作流和业务规则,跟踪GitHub和 Bitbucket中的代码更改情况。
最后,Zoho Projects还提提供iPhone, Android 及 iPad版移动app,可随时随地规划项目活动、分配工作、管理资源、记录工时、获取文档等。以及可以在软件内进行聊天,无论是一对一还是群聊皆可,团队成员可以在论坛中讨论项目的相关问题,如提出意见和回答问题,还可以向指定用户发送帖子通知。
好用的多项目管理主要是项目管理办公室(PMO),统筹项目群和项目之间的管理,通过调度和统筹,能够提升多个项目成功率!在多项目管理的环境中,企业及项目管理者如何借助管理助手——项目管理系统有效解决以上问题?8Manage PMO为您逐一支招:
1)、计划与追踪,把控项目时间
时间管理的方法、理论许多,但如何实践到位呢?每个项目在开展初期都会有项目计划推进表、每个时间段对应哪些工作任务,如何验收都会标的出来。如果仅仅把计划做出来,然后分给项目成员,放任管理,项目结果可想而知。其中,管理关键点在于进度监控!
作为项目经理,可通过8Manage PMO概览查询每个项目成员在单项目和其他项目的进度情况,在红绿灯和甘特图的提示设置能让人快速明了阶段进展,还可及时查看具体状态问题,从而实现对团队成员的有效监督。
而且,通过对项目时间管理关键时间点,关于项目成果验收(如:产品设计图交付)来进行把控,把大目标分解成小目标来进行,这样就可以按照项目初始计划进行有效落实。
需要注意的是,不是每个项目流程都按计划进行。当项目需求变更时,需要灵活使用项目变更请求,通过改变系统项目中相应的任务、工作指令、解决方案等,来推进后续工作进行。
最后,对于项目成果把控就体现在项目进度绩效方面。系统每完成一个项目计划进度,就会进行绩效指数的统计和输出,从相关的数据里面就可以监控项目的进度和费用。
其实,把握好以上流程就可有效管理项目进度。倘若出现进度与计划不一、需求变更导致项目延后的情况,要懂得及时止损,做好项目时间安排,发现问题,及时解决,让项目平稳过渡到原先的计划流程中来,就可以顺利进行下一部分工作。
2)、及时发现问题,把握项目质量
项目质量的把控涉及关键因素多且复杂,在管理上更需耐心和坚持,在系统上则体现在宏观信息概览和微观功能细节。在“可交付成果”和“依赖”规则十分重要,通过设置与里程碑和实际应用规则的关系,及质量控制和验收的具体要求,在后续的追踪和收付点中,根据规则把握好交付成果,才能把控项目的整体质量情况。
例如,在处理这五个项目时,不可能熟知每一个项目的细节和数据。通过查询项目2的可交付成果概览时,发现项目2的产品设计图提交后,不符合伊始在规则设置中可交付成果的质量标准。通过追踪发现,原来是产品设计图的某个零件设计尺寸不符合具体情况,需重新找到负责人员设计。针对以上细节问题,小明经理只能够借助项目信息系统,才可在复杂的信息中及时发现问题,牢牢把控住项目质量。而这工作在项目的规则和交付成果标准就提出了严格的要求。
此外,我们还可通过业务地图、业务情况概览、依赖管理等,追根溯源找到每个项目的完成情况、负责人、具体进度和问题,实现有效地监管和追踪。就系统操作和管理上来说,我们可在项目宏观概览上发现问题,通过层层追踪,发现在项目推进的具体细节差错,马上处理,及时止损,从而把握好整体的项目质量。
3)、控制项目成本,合理分配资源
需要注意的是,保障进度和质量同时,要控制项目成本。不控制成本的项目,就是耍流氓,更别说多个项目同时进行!如何把钱花在刀刃上,是考验管理者的财务能力,而记录和汇总分析好每个成本支出,就是管理信息系统的重要功能体现!
在费用控制上,根据项目的不同和每个项目流程情况进行规则设置(自上而下自下而上)初始预算,如在后续执行中超过预算,需进行审批和说明情况。在项目实行时,要及时追踪费用情况和与PMO层预算偏差,根据费用等标准来进行有效干预。
现在,还是小明经理负责这五个项目,但每个项目都需要用钱,成员都希望预算多,甚至在争取预算后,后续还出现超支情况,这该怎么处理?在做好每个项目预算后,小明经理可通过费用概览来查看每个项目团队的费用情况,发现偏差比较大的,应及时干预和沟通,也可参考工时表来对比项目的进度和资源在项目中实际使用的情况。如有超支情况严重的,需要负责人员作出相关说明和提出相应的解决方案。
如果说工具是人类社会的巨大发明,那么项目管理系统就是现代企业管理的高效管理利器。对于小明经理来说,五个项目的同时进行,就已经焦头烂额了,更何况那些需要面对上十个百个项目的企业管理者和项目团队人员。高科技信息时代,数据的共享和融合,技术的发展和创新,极大地提高了信息的准确率和传递效率,也增加了项目绩效的透明度和项目人员的责任心,也为小明经理的多项目推进构建了良好的信息基础。
现代企业运营,需要的不仅仅是管理者的智慧和能力,更需要借助高科技的技术!8Manage 项目管理解决方案具备项目管理所需的全面功能,其中PMO更是针对性地解决企业在面对多项目管理时的难题,利用贴合现代项目管理思维的管理工具,学会抓重点地处理项目问题,方能知己知彼,百战不殆,才能在复杂且激烈的市场竞争中存活下来!
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