还在用Excel规划管理项目？推荐伙伴云项目管理神器

著名的布里斯定理说过：“用较多时间为一项工作做计划，做这项工作总用时会减少。”

相信这是任何一个资深项目经理，都会认同的一句话。

项目规划是一个项目中的重要阶段，尤其是在存量市场的当下，需要更多有效的项目规划，让项目从一开始就有数，“快速迭代，小步快跑”的互联网方法论已经过时了。

项目规划过程中，看似要花很多时间在细节拆解、预演和铺排上，但实际上项目总时间却减少了，靠谱程度也增加了。

｜如何成为一名优秀的项目管理者？进群聊一聊吧～

一、项目管理规划中常遇到的问题

1、团队成员不到位的的协同和沟通。

团队的主要工具是微信群+Excel，不停发更新版本的Excel项目管理文档。如果没能下载最新版本或者中间有版本的混乱，项目进度或知情和沟通会受到很大影响；

像Excel的条件样式、迷你图等项目管理功能实现起来复杂麻烦，即使厉害的 Excel 高手也要费时费力地添加大量冗余字段，用复杂公式。

2、缺乏规划或规划不清，不了解用什么思路、工具、方式规划。

规划调整后，每个相关的项目参与方是否能得到最新的信息，都是影响我们项目能否成功的最主要因素。

二、项目规划的“二重奏”：拆任务+排计划

1、拆任务：把项目化大为小，化难为易，化繁为简

任何一个项目过程中都会有4个以上的维度实现产品的交付。

比如做研发管理，包括前端开发、后端开发、产品设计、运维开发、测试开发等，不同的同事需融入到一个团队中，所以任务拆解很重要。

项目管理中，有一个专业的名词叫WBS，即“工作分解结构”法，你可以将之理解为切西瓜的刀，而拆解任务的过程就是将“西瓜”切成小块吃。

任务拆解是否足够清晰、细节、符合SMART目标原则，是项目能否成功落地的重要因素。

任务拆解的过程，有大量因素需要考虑。比如地域和团队的分工，整体的生命周期/项目流程，代表专业度的功能，专家及团队的构成，和整个项目本身的架构设计等等。

以自行车开发项目为例，我们可以试着用不同的维度拆解任务。

• 按照组成来拆：一辆自行车可分为轮子、加速器、变速器、车架，和整体项目管理。

• 按照功能来拆：一辆共享单车有电气系统的太阳能充电、照明、解锁，有机械系统的轮子、车架、加速器等，以及控制系统，和整个功能拆解项目管理。

• 按照生命周期来拆：做一个自行车的流程有需求收集、系统设计、系统集成等。每一个过程下仍有可拆解的详细步骤。

• 按照地域或部门来拆：真正做这辆自行车时，可能由不同部门、跨地域的同事去做。在上海、北京、西安等地的不同组如何去并行地实现任务是要考虑的因素。

2、排计划：制定项目进度表并不断优化流程

任务拆解出来了，接下来的重点就是如何将这些任务按照执行负责人以及在某一计划周期进行合理的安排，也就是所谓的“排计划”。一般需要以下三个步骤：

a. 规划关键路径

首先要规划进度的网络图，确定里面的关键路径。

关键路径决定了在项目排期和布局时，需要群体的沟通和协调。每个部门和参与者要从其专业角度指导拆解项目任务的合理方式。

b.把路径排进甘特图

当我们把不同的工作排布到甘特图上时，能明确发现甘特图是否符合之前关键路径的拆解，以及是否符合四个不同维度对项目的拆解。

当甘特图直观呈现在屏幕上，每人都能在电脑上看到时，以及任务间建立了依赖关系，一个任务改变其他项目参与者都能收到及时的通知时，项目协作的效率会极大提高。

这是项目协作里最重要的“有图有真相”的过程。

伙伴云甘特图模板合集

当某项任务起步很早，过程不长，但完成后团队也不急于后边的任务。这时，就可以优化流程，将完成任务时间从1-2周改到2-3周。

此处优化代表着流程结束时，团队共同实现了项目协作。而不是一个团队做完后一直等待，别人完成后才开始，使得工作负载不均。

同时也可从图上任务间的依赖关系，观察是否能充分展示规划的关键路径等。

伙伴云甘特图：跟踪和管理项目进展，把控项目健康度

在排任务和计划的过程中，使用伙伴云甘特图工具，只需5 秒就能通过拖拉拽的方式完成搭建，无需懂Excel 知识或代码，也不用写 VBA或公式，一步就能完成项目创建。

操作时的每个变化，比如折叠和收起分组的过程，其他的同事、项目成员都能在电脑上实时看到。

各个部门、业务间的任务是否冲突，时间分配是否合理，都能在界面上完整呈现。

对软件开发来说，产品设计、开发、联调、测试、上线是里程碑。鼠标点击时间节点，即可为项目创建里程碑。

通过红色的旗帜清晰地标记项目关键里程碑和关键路径，了解延期与否。看到页面，犹如看到项目中不同团队通过辛勤工作达成一个又一个里程碑的过程。

在复杂的任务中，一个主任务下关联大量的子任务，一个个调很麻烦，如果用 Excel 基本是不能完成的任务，伙伴云则可以把整个项目排期变得井井有条。

一旦建好关键路径，任何一个项目的变化都可以通过“拖拽”及时更新后续的变动。如果一个任务延期，后面所有与他关联的任务会一起变，任务排布状态实时更新。

三、伙伴云多视图组合，一个工具满足新项目管理所需

在伙伴云，任务数据除了甘特图以外，还可以用其它的视图承载，如看板视图、日历视图、卡片视图等。所以，我们可以用不同维度去查看了解任务和项目是否在如期推进。

1、看板视图：一目了然看到项目的不同状态

任务内容和计划往往不会如你所愿一直不变，项目管理中各种突发的事务、客户的需求，任务的时间、优先级安排要灵活调整。

因此，对于管理者，对任务优先级的轻重缓急的排序管理能力。

当我们用伙伴云看板视图管理研发任务时，只需按任务的完成状态对其进行分组，每种状态下的任务一目了然，改变任务状态也变得灵活轻松。

拖拉拽即可灵活排序看板卡片，完全适配团队实际工作中项目总变化的情况；而且可以根据团队的角色设置操作权限，实现团队多人的有序协作。

如果添加排序条件，会根据条件实时改变卡片的排序结果，取消排序后会恢复之前手动拖拽后的顺序

于此同时，它还能一边把任务从 todo 变成 done，另外一台电脑上立刻能看见，所有人都能实时知道任务的优先级。

2、日历视图：方便查看各子项目上线时间，以及子项目健康度

如果我们想一目了然的了解该项目每个任务的开始和结束时间、项目的负责人、完成进度等，只需将刚才看板视图，一键切换到日历视图就可以了。

在日历上，可以看到每个负责人每个月、每一周有哪些项目的任务进度。

鼠标悬浮任务条上，还会显示项目的起止时间、持续时长、负责人等信息。

如果项目规划的日期不是很合理，拖拽任务条两侧或者整个任务条，还可以直接更改项目的起止时间，拖拽后，表格里的日期也会一同更改。

3、卡片视图：项目资料大图实时同步，展示更清晰

在产品研发过程中，会碰到很多项目资料需要和同事同步的情况，这时就可以将项目资料上传于表格中，然后生成卡片视图。

除了高清大图外，伙伴云卡片视图还支持gif、视频、Office文档、PDF等文件作为封面，点击封面即可预览。

如果项目图片太多，查找起来太费力，我们还可以将它进行分组展示。点击分组——以某个字段作为分组依据，即可分组展示项目资料图了，每个分组可展开或折叠。

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