还在用Excel绘制甘特图？教你实用方法提升项目管理效率！

本文关于还在用Excel绘制甘特图？教你实用方法提升项目管理效率！

甘特图算的上是我们职场中使用频率较高的一种图表了，尤其是对项目经理而言。

项目经理经常会在多个项目之间跑来跑去，通过甘特图就能很容易的看出项目安排与时间的关系，以及项目的每个类别在该项目中的时间占比，会极大增强对整个项目的掌控力。

一、甘特图，项目时间进度管理的不二之选

甘特图可帮助项目经理从全局的角度，更直观地看到项目的整体规划，并从中窥探需要的项目信息、计划、风险和进度，以便在会议和向上汇报时，更有条理和让人信服。

比如，从上面这张甘特图中，我们就能一眼看出以下信息：

今天谁应该做什么任务

这个任务从什么时候开始，到什么时候结束

一个人在一段时间有哪些任务

应该先做哪些任务再做哪些任务

哪些任务可以同时做

这个任务是否被其他任务依赖，如果是，那么这个任务就不能推迟，必需按时完成或者提前完成，否则会影响后面的任务

每个任务已经完成多少还剩多少

大任务下面有哪些子任务

任务的里程碑是什么时候

......

这时你会不自觉的感概：一张小小的甘特图，信息量竟然可以如此之大。

二、绘制甘特图前，你需要提前准备这些

很多项目经理也想试着用甘特图来管理项目，甚至还学习了甘特图的制作教程，但貌似总是逃不过“一看就会，一学即废”的命运。

我觉得最大的原因在于，你对项目本身的缺少规划。一般我在绘制甘特图前，会必须强迫自己完成以下几件事情：

明确项目涉及到的各项任务，并详细列出所有任务清单

确定每一个任务的开始时间和结束时间

计算单项活动任务的工时量。

确定任务的依赖关系和时序进度

分离可以同时运行的任务

确定不同人的任务间的时间关系

当你根据以上的规则绘制好第一版甘特图以后，你会发现有些地方其实是可以继续调整的，但是这种调整，在你没有画图之前是不能发现的。

于是，你会在调整甘特图的过程中，让项目的规划越来越清晰。

三、为什么不选择用Excel制作甘特图？

新手小白在刚接触甘特图的时候，通常会选用自认为比较熟悉的Excel工具，但是我非常不建议大家这么做。
因为Excel的缺点实在是太多了，小编简单列举下：

门槛高，不懂函数或者VBA，很难学会，对Excel知识薄弱的人不友好。

不能实时同步，无法协作。

制作起来耗时耗力，1个函数错误就得重新做。

不能设置分组、创建里程碑，设置任务间依赖关系等

用起来还可，就是对现在人来说，可视化、美观度上稍微差点。
......

总之，绘制甘特图这类专业的图表，Excel着实不是最佳的选择。

还有一些项目经理也打算看看更专业的项目管理工具，但选来选去发现趁手的兵器通常都要收费 ，又打起了退堂鼓！

所以今天，小编强烈推荐你使用一款免费（团队20人以内均免费）的甘特图在线制作工具——伙伴云。

在伙伴云，只需5 秒就能通过拖拉拽的方式完成甘特图的搭建，无需懂Excel 知识或代码，也不用写 VBA或公式，一步就能完成项目创建。

它还能实现协同，比如操作时的每个变化，比如折叠和收起分组的过程，其他的同事、项目成员都能在电脑上实时看到。

各个部门、业务间的任务是否冲突，时间分配是否合理，都能在界面上完整呈现。

不仅如此，伙伴云甘特图还能创建里程碑，设置依赖关系、设置分组等等，比Excel功能强大数十倍，操作也更加简单丝滑！

四、教你简单4步，绘制一张高逼格的甘特图

光说不练假把式。接下来，我带大家实操下，就知道伙伴云甘特图的制作到底有多么简单了！

1.点击右方链接登陆伙伴云 戳这里

（小tips:电脑端打开链接！！！电脑端打开链接！！！电脑端打开链接！！！）

2.成功登陆后，找到系统自动安装的甘特视图专区，鼠标单击进入该工作区。

第二步：创建表格和数据

目前甘特图模板专区已有6款场景甘特图模板，如果觉得不适合你，可以创建新的甘特图，如下：

1.创建表格。

点击工作区标题右上角“➕”，选择创建协作表格；

选择快速创建甘特图后，系统会自动创建一张包含标题、状态（未开始、进行中、已完成）、优先级（P0、P1、P2、P3) 负责人、开始日期、结束日期、完成进度（%）、描述字段、附件字段的表格。

2.创建数据。

可以看到目前的表格暂无数据，点击创建就可以增加数据了。

在此依次添加数据，点击保存就可以啦～

3.重新编辑设计表单结构

如果你对目前的表单设计不是很满意，点击表格名称后边的按钮——编辑，可以自定义修改表单。

其中，左侧灰色部分为伙伴云表单字段展示区，右侧部分为表单设计区。想要某个字段增加到表单里，用鼠标直接拖拽至右侧就可以了。

点选字段后，还可以更改字段的名称、类别、格式等，也可以进行复制、删除等设置。设计完成后，保存表单即可。

下图就是我们重新设计的表单结构，并创建了一些数据。

一键将表格切换到甘特图之后，甘特图雏形就有了。

第三步：设置甘特图。

接下来，我们进一步设置下甘特图，让其逻辑顺序和呈现形式更加的完美～

1、分组排序。

由于我们有不同类型的任务，为了让同一类型的任务按照既定时间先后的顺序呈现，我们通过分组排序来实现。

按照任务类型分组：

按照开始日期进行排序，最旧的靠前。

2、外观设置。

标题：即任务条上显示的文字。这里我们选择任务描述。

头像：我们选择按照负责人显示，任务条上会出现该负责人的头像。

显示颜色：这里有自定义颜色和跟随颜色两个选项。我们选择跟随颜色，颜色和状态字段保持一致。（状态为多选项字段，和里面字段的配置颜色一致）

到这一步，基础版的甘特图已经配置好了。

其中，任务条的深色部分代表已完成，浅色部分代表未完成的任务。鼠标悬浮任务条上即可查看任务的完成进度、时长等信息～

如果任务条很多，不能详尽查看的话，可以点击任务前面的小按钮对当前的任务进行折叠展示。

第四步：伙伴云甘特图的高阶副本

如果你想探索伙伴云的高进阶操作，还可以完成接下来的操作副本....

1、拖拽任务条修改进度

鼠标点选任务块中间位置，呈现双箭头时前后拖拽，就可以更改单个任务条的进度了；单个任务条进度修改，整个任务的进度也会随之修改～

2、多任务之间建立依赖关系

多个任务之间往往会存在先后顺序，比如等文案写完之后，才能设计海报，如果过早开始无异于在做无用功。

鼠标点击两个任务前后的小圆点，直接拖拽过去，两个任务之间就建立了时间的先后顺序，前置任务时间发生改变时，后续任务的开始时间也随之变化，避免出现时间空档或重叠。

3.设立项目关键节点“里程碑”

周/月时间维度下，可在具体日期上创建“里程碑”，方便对关键节点的时间进行良好把控和记录，让团队对项目目标更加明确，增强使命感和信心。

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