待办事项太多,忙不过来怎么办?1个方法4步帮你搞定!

知梧 3702 2022-10-24

工作中,我们是否会遇到这样一些问题:

每天都有一堆的待办事项压迫着你,时常让你感觉痛苦不堪。

太多琐碎的事情导致注意力不集中,临近节点了也没有啥进展,每天怀着惴惴不安的心情回家。
......

如果你经常处于这种工作状态,那么就该停下来好好反思一下了。

一、为什么每天都很忙,工作却没有丝毫进展?

1、沸水效应

大家听说过“沸水效应”吗?

如果水没烧到100度,只烧到95度不继续烧下去,热度就没了;但如果烧到100度以上,水开了的时候,只要维持小火不断, 就能一直保证水的沸腾。

其实工作也是一样。

如果一件事都没做好之前,就去做其他事,相当于把做这件事情的火力撤了,水始终没开。最后结果就是这也没做好,那也没做好,哪哪都没做好。

所以,合理的安排工作计划并分清任务主次,是非常有必要的。

2、工作优先级排序很重要

我们要对所做的工作进行一个清晰的排序,确定优先级,明确的进行规划,避免需要人员配合时造成断层。

很多时候,工作是需要其他同事进行协同的,再具体的任务分工时,要结合人员分工,资源匹配,时间等确定事件的轻重缓急。

比如,我们可以通过任务标签,对一些工作进行优先级排期,如重要度最高、较高、普通、较低等。

还可以通过任务状态分组,查看各项工作的状态,一目了然的知道哪些已经完成了,哪些已经延期,哪些是有风险的...如下图所示。

伙伴云团队工作计划模版-任务计划管理表格

二、PDCA工作法:4步方法,让工作更高效!

除了分清任务的优先级以外,小编再给你介绍一个简单又很有效的方法:PDCA循环法。它最早是由美国质量管理专家戴明提出来的,所以又称为“戴明环”。

他主张每一件事情先做计划,计划完了以后去实施,实施的过程中进行检查,检查结果以后,再把检查的结果进行改进,进行实施,进行改善,这样把没有改善的问题又放到下一个循环里面去,就形成一个一个的PDCA循环。

PDCA工作法


① 计划(PLAN):首先确定要达到的目标,制定的目标不允许含混不清,明确必须解决的课题,按照实际情况进行新的路径选择。
② 实施(DO):将方案分成多个行动措施,落实到具体任务,计划中内容一旦开展就要不折不扣、认认真真地干,不能畏首畏尾、要有完整的开始和收尾,给自己的“付出”一个交代。
③ 验证(CHECK):在执行计划所制定的路径、课题和解决方案时,定期进行反复验证,对计划做出适当修正。
④ 行动(ACTION):对总结检查的结果进行处理,成功的经验加以肯定并适当推广、标准化;失败的教训加以总结,以免重现,未解决的问题放到下一个PDCA循环。

1、PLAN: 科学进行计划,才能管好时间

时间计划顾名思义就是根据时间来做相应的计划,包括日计划、周计划、月计划、年计划等,也可以理解为待办事项。

  • 日计划:关注一天中需要完成的工作及时间分配情况,在时间分配时注意顺序和连续,设定25%的弹性时间和10%的空闲时间以备不时之需。

  • 周计划:关注一周中的重点事项和相应的目标,在制定时注意抓大放小,要有明确的时间要求。

  • 月计划:关注本月的核心事项和关键目标,根据实际情况及时调整。

  • 年计划:关注一年中最重要的目标,运用四象限法则,找出重要的事情,制定关键目标。

借助日历视图,我们可以提前制定每天、每周、每月,甚至每个季度、每年的工作计划,然后根据当天的任务来合理的进行计划安排。

伙伴云团队工作计划模版-工作日历视图

2、DO:制定行动方案

在行动前一定要做好行动的方案,利用“5W2H”来进行任务的拆解,以便更好的完成行动。

  • what:你要做什么,要实现的目标是什么?

  • why:为什么要这样做?

  • who:主要负责人和参与人员有谁?

  • when:什么时候做?任务的开始和截止时间是什么时候?

  • where:在什么地方进行这项工作?

  • how:具体操作的步骤和行动方案?

  • how much:需要多少人力、资源、预算?

任务拆解中,最好用不过的工具要数甘特图了。在甘特图中,我们可以对工作目标进行分解,确定每个任务的时间,依赖关系及里程碑。

利用甘特图,我们可以分配任务并管理任务状态,将项目进度、质量尽收眼底,便于及时发现问题进而进行合理控制调整。

伙伴云团队工作计划模版-工作进展甘特图

3、CHECK:明确效果,总结执行和找出问题

检查的目的是看我们实施的过程到底有没有效果。

如何去查?有一种看板视图工具可以帮助到我们,它可以帮我们直观的反映项目进度的健康程度。

比如,当任务安排给成员之后,通过看板视图就可以实时跟踪每个成员的任务进展情况,如:哪些任务还没开始做,哪些任务正在进行,哪些任务已经完成,以及每个任务消耗的时间等。

伙伴云团队工作计划模版-工作进度看板


检查过程中还有一个问题,就是我们定计划的时候要分阶段目标,如果没有阶段目标怎么检查?这个事情一个月完成,那一定要说第一周到哪里,第二周到哪里,第三周到哪里,如果没有这个,就没办法做检查。

所以,定计划一定要分段来定,甚至每天、每个小时,都要有它的目标,这个时候才能检查,如果没有这个目标,是没办法检查的。检查完了以后进行对比。

4、ACTION:工作分盘总结

养成每天反思自己的学习、工作、思想、行为,在反思中成长,在反思中前进的习惯: 每天晚上总结归纳--经验总结,总结一天的工作得失。

(1)当天工作亮点、工作心得、每天心得感受。

(2)改进方法:当天工作教训、建议,要对所做的不满意的事情,提出改善的方法,潜在风险及其规避措施,完成下一步的几点行动措施。

(3)突然闪现的灵感,对某事某物的看法:今天什么事情没做完?(做完了什么事)、今天什么事情没做好?(做好了什么事)、今天什么事情没有做?(做了什么事)
磨刀不误砍柴工。全面细致的规划、合理的利用各种工具,才能使待办工作更加合理有效的推进下去。

上述就是小编为大家整理的待办事项太多,忙不过来怎么办?1个方法4步帮你搞定!

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