轻松掌握甘特图制作技巧,助力项目管理高效运作
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2022-10-20
财务甘特图
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组织架构图最常见的表现雇员、职称和群体关系的一种图表,它形象地反映了组织内各机构、岗位上下左右相互之间的关系。甘特图(Gantt chart):内在思想简单,即以图示的方式通过活动列表和时间刻度形象地表示出任何特定项目的活动顺序与持续时间。流程图(Flow Chart):使用图形表示算法的思路是一种极好的方法,因为千言万语不如一张图。雷达图(Radar Chart):是财务分析报表的一种。即将一个公司的各项财务分析所得的数字或比率,就其比较重要的项目集中划在一个圆形的图表上,来表现一个公司各项财务比率的情况,使用者能一目了然的了解公司各项财务指标的变动情形及其好坏趋向。
至于怎么用PPT做这些图表,你可以去三人行慕课上看视频教程
而这次将介绍的甘特图绘制软件—— Ganttproject是一款基于项目管理的开源项目。你可以通过它来绘制甘特图,进行项目管理与规划。 Ganttproject能够将项目的各个组成部分分层次排列,并与相应的人员和时间期限挂钩。它使用条状图来显示项目的进展情况,你能从中看到每 项任务的预定完成时间和实际的进度。你也可以为每个项目组成员分配任务,设定任务的优先级和完成期限。同时,Ganttproject的输出功能也相当完 备,不仅可以把数据保存为pdf文件和csv电子数据表文件,还可以输出为HTML文件发布到Internet 上。与Thinkingrock 相同,Ganttproject同样是一款纯Java应用程序,因此它可以运行于Windows、Linux和Mac OS等多个平台上。 其他甘特图绘制软件介绍: Microsoft Office Project MS Project与MS Word、MS Powerpoint等一样都属于Office系列。其可用性、强大的功能和灵活性是毋庸置疑的。MS Project是非常可靠的项目管理工具,它能使你更加有效且高效地管理项目。使用Project,你可以对所有信息了如指掌,控制项目的工时、日程和财务,与项目工作组保持密切合作,同时提高工作 效率。不过MS Project当然是付钱才能使用的。 另外一款专门的甘特图绘制软件,不过需要注册(免费)才能开始使用。支持中文,容易上手。
1、首先先用excel表格整理好需要制作甘特图的数据。
2、打开project软件,选择空白项目。
3、把excel数据 任务名称、开始时间、完成时间复制粘贴到project软件对应的列中,工期project软件会自动生成,粘贴好后软件右侧就显示甘特图的进度表了。
4、选择子任务,然后点击“任务”工具栏的的向右箭头图标,就降级子任务了。
5、点击“文件”“导出”就可以导出pdf的甘特图,当然如果数据量大就会生成多张图,然后用ps合并编辑一下就好。
注意事项:
Microsoft Project 不仅可以快速、准确地创建项目计划,而且可以帮助项目经理实现项目进度、成本的控制、分析和预测,使项目工期大大缩短,资源得到有效利用。
要实现企业管理的项目化,需要一套符合项目化管理思想的管理工具,领度企业执行与沟通平台 核心机制就是实现企业管理的项目化,既可以管理有生命周期项目、也可以管理常规事务、还可以将产品或客户建立为项目、甚至可对具体的员工进行项目化管理。
项目化管理软件需要符合以下特性:
简化项目管理流程,轻量级的项目管理
减少对项目经理的依赖,项目成员参与项目管理。项目管理按“项目→任务→事件”的方式,“自上而下”地进行工作的部署,人员调动和资源分配。项目执行中所有涉及的信息将按照“事件→任务→项目”的方式,“自下而上”地进行汇总,数据化和图表展示。
单一项目管理的全面性
在做项目管理的时候,需要考虑到项目管理的方方面面如:项目资源的配置,阶段的划分,项目里程碑设定等。需要有完善的项目任务管理、团队管理、财务管理、合同管理、文档管理、时间管理、绩效管理。
具备项目沟通平台
只有沟通好了,才能谈得上项目管理。在领度软件的沟通平台中,采用活动流方式记录项目实施过程,驱动项目执行力。通过类微博化的活动流方式将项目执行的沟通过程记录,并且把信息同步关联到项目,关联到任务,关联到客户,关联到同事。这样沟通记录便存在于项目活动流、任务活动流、客户活动流、个人活动流中,便于事后追溯,一方便将知识精华记录下来形成企业的知识库,利于传承,另一方面消除信息孤岛,减少扯皮现象,责任分明,避免各部门间互相推诿。
多项目管理
在满足单一项目管理的全面性外,还需要胜任多项目管理,将各个项目数据提炼成动态的图形,提供给管理层有力的决策依据。比如在多项目管理中有如下数据图形:
1.项目泳道图——展现全部项目的投入与收益情况;
2.项目动态图——展现全部项目推进情况;
3.项目时间评估——展现全部项目所投入人力成本;
4.项目季度复审——展现全部项目的收款、付款及合同资金情况的工具;
5.项目甘特图——提供计划甘特图和追踪甘特图,可掌握任务的计划和任务的执行,了解工作的进度。
生产计划与调度单是两件事,生产计划是生产任务的指导,它告诉人们一个时期内的生产任务是什么,需要完成什么;调度单一般是当日的生产任务指令,这里要注意,指导和指令是不同的,指导可以改变,可以不完成,但指令必须无条件执行,不能执行时要启动应急计划,所有,调度单也可以称为派工单,派工单完成后,将成为生产完工单,上报财务部可以用于成本核算,但是没有成为完工单时,财务部要了也没用。日事清里就有甘特图,可以利用日事清进行生产计划管理,实现了多种角度跟踪进度,统计多角度分析项目。通过甘特图、看板视图以及列表视图,可以更直观的查看了解项目的进度安排;计划统计功能,通过任务完成图燃尽图、平均工时图等,多角度的分析项目。
古典管理理论、行为管理理论、数量管理理论、系统管理理论、权变管理理论、全面质量管理和20世纪90年代的管理理论新发展。
内容和特征
一、古典管理理论
1.泰罗——科学管理理论
(1)工作定额(进行时间和动作研究,科学地确定工作定额)
(2)标准化(操作方法、工具、设备、材料、环境的标准化)
(3)能力与工作相适应(挑选和培训“第一流的工人”)
(4)差别计件工资制
(5)计划职能与执行职能相分离
特征:着重研究如何提高单个工人的生产率。
2.组织管理理论
(1)法约尔:企业的基本活动和管理的五种职能(技术、商业、财务、安全活动)、管理的十四条原则(分工、权利与责任、纪律、统一指挥、个人利益服从集体利益、报酬合理、集权与分权、等级链与跳板、秩序、公平、人员稳定、首创精神、集体精神)
(2)韦伯的理想的行政组织理论:
a.等级、权威和行政制是一切社会组织的基础;
b.理性-合法的权威是理想组织形式的基础;
c.理想的行政组织体系是高度结构化的、正式的、非人格化;
d.理想的行政组织的优点:精确性、稳定性、纪律性、可靠性。
(3)巴纳德的社会系统理论:
a.经理人员的职能主要有:建立并维护一个信息系统 、使组织中每个人都能做出贡献 、明确组织的目标;
b.正式组织和非正式组织;
c.组织存在和发展的三个条件:明确的目标 、协作的意愿 、良好的沟通。
特征:组织管理理论着重研究管理职能和整个组织结构。
二、行为管理理论
1.梅奥及其领导的霍桑试验四阶段实验:
工作场所照明试验
1924-1927
继电器装配室试验
1927.8-1928.4
大规模访谈
1928-1931
接线板工作室试验
1931-1932
2.人际关系学说:
(1)工人是社会人,而不是经济人;
(2)企业中存在着非正式组织;
(3)生产率的提高主要取决于工人的工作态度以及他和周围人的关系。
3.主要行为科学理论:马斯洛的需要层次论、麦格雷戈的X、Y理论、赫弗鲁姆的期望理论、茨伯格的双因素理论、麦克兰的成就需要理论。
特征:阐述了与古典管理理论不同的观点,人际关系学说。改变了人与机器不差别的观点。
三、数量管理理论
1.运筹学
2.系统分析
3.决策科学化
特征:数量管理理论是以现代自然科学和技术科学的成果为手段,运用数学模型,对管理领域中的人、财、物和信息资源进行系统的定量分析,并做出最优规划和决策。
四、系统管理理论
1.组织是一个系统,是由相互联系、相互依存的要素构成的。根据需要,可以把系统分解为子系统,子系统还可以再分解。(相关性、层次性)
2.系统在一定的环境下生存,与环境进行物质、能量和信息的交换。系统在投入—转换—产出的过程中不断进行自我调节,以获得自身的发展。(环境适应性)
3.运用系统观点来考察管理的基本职能,可以提高组织的整体效率,使管理人员不至于只重视某些与自己有关的特殊职能而忽视了大目标,也不至于忽视自己在组织中的地位和作用。(整体性)
特征:运用系统理论中的范畴、原理,对组织中的管理活动和管理过程,特别是组织结构和模式进行分析。
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