如何搭建OA系统以提升企业效率与管理水平的全面指南
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2022-10-20
三维甘特图
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1.1.1 项目管理的产生与发展
项目管理作为一种对一次性工作进行有效管理的活动,其历史源远流长。自从人类开始进行有组织的活动,就一直在执行着各种规模的项目。在古代,人们就进行了许多项目管理方面的实践活动,如中国的万里长城、埃及的金字塔、古罗马的供水渠等这些不朽的伟大工程都是历史上古人运作大型复杂项目的范例。有项目就有项目管理的思想。例如,2000年前春秋战国时期的《考工记》就已规定:“凡修筑沟渠堤防,一定先以匠人一天修筑的进度为参照,再以一里工程所需的匠人数和天数来预算这个工程的劳力,然后方可调配人力,进行施工。”这充分体现了现代项目管理“以计划为基础”的基本思想。
工程领域的大量实践活动极大地推动了项目管理的发展。首先是传统的项目和项目管理的概念,其主要起源于建筑行业,这是由于在传统的实践中建筑项目相对其他项目来说,组织实施过程表现得更为复杂。随着社会进步和现代科技的发展,项目管理也不断得以完善,同时项目管理的应用领域不断扩充,现代项目与项目管理的真正发展可以说是大型国防工业发展所带来的必然结果,项目管理也被誉为美国军方对当代管理科学的十三项最大贡献之一。
因此,现代项目管理通常被认为第二次世界大战的产物。美国研制原子弹的曼哈顿计划、美国海军的北极星导弹计划与美国军方的阿波罗登月计划等,是推动现代项目管理学科产生、发展与形成的基本背景。
20世纪40年代,由于第二次世界大战的推动,项目管理主要应用于国防和军工项目。典型的项目是美国第一颗原子弹的研制项目,美国把此任务作为一个项目来管理,命名为“曼哈顿计划”。美国退伍将军莱斯利·R·格罗夫斯在后来写的回忆录《现在可以说了》中详细记载了这个项目的始末。项目管理在这一阶段的特征是强调计划的协调与管理,因此产生了用甘特图制定计划的方法。
20世纪50年代后期到60年代,美国出现了关键路线法(CPM)和计划评审技术(PERT),项目管理的突破性成就出现在这个时期。1957年,美国的杜邦公司,由于生产的需要,必须昼夜连续运行。因此,每年都不得不安排一定的时间,停下生产线进行全面检修。过去的检修时间一般为125小时。后来,他们把检修流程精细分解,竟然发现,在整个检修过程中所经过的不同路线上的总时间是不一样的。缩短最长路线上工序的工期,就能够缩短整个检修的时间。他们经过反复优化,最后只用了78小时就完成了检修,时间节省率达到38%,当年产生效益达100多万美元。这就是现代项目管理的核心方法“关键路径法”。在同一时期,美国海军特种计划局开始研制北极星导弹,这是一个军用项目,技术新、项目组织复杂,当时美国有近三分之一的科学家都参与了这项工作。如此庞大的尖端项目,其管理难度可想而知。而当时的项目组织者提出了一个方法:为每个任务估计一个悲观的、一个乐观的和一个最可能情况下的工期,在关键路径法技术的基础上,用“三值加权”方法进行计划编排,最后竟然只用了4年的时间就完成了预定6年完成的项目,节省时间33%以上。这就是现代项目管理的核心方法“计划评审技术”。
20世纪60年代美国实施的由42万人参加、耗资400亿美元载人登月项目“阿波罗计划”,在应用CPM和PERT的基础上,基于阿波罗涉及的多部门、多专业、众多单位参与的实际现状,提出了“矩阵组织”的管理技术,使得阿波罗计划取得巨大成功。此时,项目管理有了科学的系统方法和系统工具。现在,甘特图计划、CPM和PERT技术、矩阵组织技术已被认为是项目管理的常规“武器”和核心方法。
20世纪70年代项目管理在新产品开发领域中扩展到了中型企业,到了70年代后期和80年代,越来越多的中小企业也开始引入项目管理,将其灵活地运用于企业管理的各项活动中,项目管理技术及其方法也在此过程中逐步发展和完善,项目管理学科体系逐渐形成。此时,项目管理已经被公认为一种有生命力并能实现复杂的企业目标的良好方法。
20世纪90年代以后,随着信息时代的来临和高新技术产业的飞速发展并成为支柱产业,项目的特点也发生了巨大变化,管理人员发现许多在制造业经济下建立的管理方法,到了信息经济时代已经不再适用。制造业经济环境下,强调的是预测能力和重复性活动,管理的重点很大程度上在于制造过程的合理性和标准化。而在信息经济环境里,事务的独特性取代了重复性过程,信息本身也是动态的、不断变化的。灵活性成了新秩序的代名词。他们很快发现实行项目管理恰恰是实现灵活性的关键手段。他们还发现项目管理在运作方式上最大限度地利用了内外资源,从根本上改善了中层管理人员的工作效率,于是,企业纷纷采用这一管理模式,并成为企业重要的管理手段。经过长期探索总结,现代项目管理逐步发展成为独立的学科体系,成为现代管理学的重要分支。
总的来讲,项目管理在其发展过程中主要经历了三个阶段,如图1-1所示。
图1-1 项目管理发展的三个阶段
(1)产生阶段,即古代的经验项目管理阶段。在这个阶段项目实施的目标是完成任务,如埃及金字塔、古罗马的供水渠、中国的长城等;还没有形成行之有效的方法和计划,没有科学的管理手段和明确的操作技术规范。
(2)形成和发展阶段,即近代科学项目管理阶段。在这个阶段着重强调项目的管理技术,实现项目的时间、成本、质量三大目标。例如,利用关键路线法和计划评审技术对美国军事计划以及阿波罗登月计划的成功管理。
(3)现代项目管理阶段,也是项目管理发展的成熟阶段。项目管理除了实现时间、成本、质量三大目标外,管理范围不断扩大,应用领域进一步增加,与其他学科的交叉渗透和相互促进不断增强,也要强调面向市场和竞争,引入人本管理及柔性管理的思想,以项目管理知识体系所包含内容为指导,向全方位的项目管理方向发展,追求利益相关者的满意。
可以看出,项目管理科学的发展是人类生产实践活动发展的必然产物。从最原始的实践活动来看,人的本能及潜意识行为是以完成所给定的项目任务为其最终目标的,然而为了完成任务,人们的活动常常受到一定的限制,即对项目的实现需要在时间、费用与可交付物之间进行综合平衡。传统项目管理的概念就是基于实现项目的三维坐标约束而提出的一套科学管理方法,它追求的目标是在给定的费用限额下,在规定的时间内完成给定的项目任务。在这一界定下,传统项目管理着重在项目实施的环节中,并且更多的是站在项目实施方的立场上,分析如何才能更好地完成项目。然而,项目管理涉及的关系人非常广泛,有投资方、设计方、承包方、监理方及用户方等,为此项目管理工作中就必须充满多赢的思想,这也就是现代项目管理的理念。现代项目管理已经为项目管理的应用提供了一套完整的学科体系,其追求的目标是使项目参与方都得到最大的满意及项目目标的综合最优化。当代项目与项目管理是扩展了的广义概念,项目管理更加面向市场和竞争、注重人的因素、注重顾客、注重柔性管理,是一套具有完整理论和方法基础的学科体系。
应该说,项目管理是一种特别适用于那些责任重大、关系复杂、时间紧迫、资源有限的一次性任务的管理方法。目前在世界各国,项目管理不仅普遍应用于建筑、航空、航天、国防等传统领域,而且已经在电子、通信、计算机、软件开发、制造业、金融业、保险业甚至政府机关和国际组织中成为其运作的核心管理模式。比如,ATT、Bell、USWest、IBM、EDS、ABB、NCR、花旗银行、摩根士丹利、美国白宫行政办公室、美国能源部、世界银行等在其运营的核心部门都采用项目管理模式。
OA(AuditorOffice)系统AO系统,现场审计实施系统,也称审计师公室的简称。是金审工程一期建设的重要成果之一。是一个用于现场环境对电子数据进行审计的操作平台。按照设计方案,它将安装在审计人员便携式计算机上,带至审计现场使用。软件中包含了项目管理、数据采集、审计分析、审计抽样和审计底稿等审计作业必要的工具,提供统一界面的电子作业环境,就像是审计师随身的公室。2004年4上旬,在三个审计项目的试用中完成现场测试,2004年7月正式推广使用。企业OA如何与管理结合:目前大部分OA系统是以公事务的计算机自动化管理为基础的,基本内容包括文件处理、事务处理、文字处理、档案处理、日程处理、邮件收发、收文发文、出差出勤、文件转流、电子报表、会议管理、车辆管理等,实现了日常工作方方面面的管理。但一个较好的OA系统远没有这样简单,必需融入管理的思想,引进切实可行的管理技术,让OA系统服务于管理。管理是企业发展的推动力,也因管理而产生了公事务,所以OA系统一定要架构于管理基础之上,才能确保OA系统的有效性和实用性,一些企业上了OA系统后反而公工作了,主要原因是OA与管理的定位问题,本末倒置的缘故。一个良好的OA系统,应该以计划为核心、以控制为手段,实现“以人为本”、“动态控制”、“透明延伸”的公管理思想。那么OA系统如何与管理思想结合呢?主要体现在“工作管理”、“沟通管理”、“管理创新”和“授权机制管理”四个方面。本文先详细阐述OA系统如何与工作管理相结合。一切公活动过程归根到底是由“人通过工作”来完成的,因此,工作管理是OA系统的基本组成单元,工作管理问题解决的深度也决定了OA系统的应用水平,工作管理的成败决定了OA系统是否能促进管理、辅助管理。一个体现“以人为本”设计思想的OA系统,应该建立在个人工作管理、组织工作管理和项目工作管理三维立体的系统体系之中。做好个人工作管理在公管理中,无论任何工作、任何事情,最终都是通过人来完成的,管理的本质是人。“个人工作管理”系统解决个人工作效率的问题,包括个人总结、任务备忘、个人助理、日程管理、工作处理。“个人总结”是个人对过去一个时期内的实践活动作出系统的回顾归纳。可以按照每日、每周、每月或年度等进行分类总结,既方便查询又便于个人总结得失。管理人员可以要求员工每日、每周、每月或每年度给出其工作总结,也可以按需要的时间段进行分类统计,及时了解员工的工作和任务的进展情况,把握工作进度,总结工作得失。“任务备忘”提醒本人将要做的一些重要任务,既可由本人创建,也可以是其他相关人员创建。“个人助理”是个人公的计算机秘书,可以按信息种类建立自己的电子便笺、各种通信录,能够将各种常用信息迅速地分类保存,便于以后工作中查找使用,为个人公提供更细致的服务。“日程安排”用来设置个人的工作日程,并在设定的时间给予提示,防止错过重要工作和活动。个人日程管理包括其他人安排给自己的工作、自己自行安排的工作,即可以避免时间冲突,又可以让其他人了解自己的日程安排。上级领导在“组织日程”中为下属人员安排的日程,在下属人员的“个人日程管理”中也能看到。“工作处理”包括工作描述、工作汇报、工作考核、参与人员及参与部门等,将每项工作分解开来,便于工作的管理。每项工作都配以甘特图,使工作表述得更加明了。按照工作性质,又将个人的工作分为“负责的工作”、“考核的工作”、“待批的工作”和“已建的工作”等,这种清晰的工作分类,极大地方便了工作的查询和处理。目前大部分OA系统很难将企业业务工作落实到个人公上,个人工作管理的设计,可使个人公与部门公、企业业务有机地结合起来。实现组织管理组织管理解决人与人之间联合工作的问题,并要建立一套完整的工作监控管理机制,最终解决部门自身与部门之间协同工作的效率问题,系统地推进管理工作的制度化、标准化和规范化。工作标准也是人力资源考核的基本标准,系统可以方便灵活地建立用户的部门目录树和角色目录树,主要目标是将各部门、各个人的力量通过组织管理联合起来,最终达到预定管理目标。组织管理是针对各个企业中组织类的工作管理,分为部门工作管理、工作总结、部门日程及人事管理等特点如下:①各级管理人员可以查看其权限范围内的人员、部门的工作计划、工作总结及进度汇报等,同时对与其管理级别相对应的计划、总结等进行审核和调整等。②部门一级的工作可以采用多种方式进行描述:列表的形式、甘特图形式、工作计划图(时标逻辑图、时标图、单代号图和横道图)形式、工作分解结构图形式及统计报表形式等。从各个层面和视角对工作的时间、逻辑关系、进度等进行体现。也可采用前锋线技术,可以即时、直观地反映工作计划和执行情况。③部门工作可以包含子工作。每项工作可被分解为具体子工作,子工作可以有自己的负责人、进程时间等,同时又与总体工作保持逻辑关系。这样,无论多复杂的工作分解开来处理都会清楚明了,使工作安排有章有序,管理更加轻松。部门工作考核的功能也十分实用,只有管理人员才能使用工作考核的权限,可以对所管辖人员进行考核评价。工作考核也是建立在明确内设机构和工作岗位职责的基础上,分类分级明确工作目标,以动态考核为主、定性与定量相结合,实行全员能力和绩效考核,奖优罚劣。④管理人员可以查看所管辖范围内部门、人员的日程安排情况,并根据事务的重要性来安排下级人员的日程,同时可以查看部门日程安排、领导公开的日程,需要领导参加的可以通过日程安排给上级领导安排日程。总之,组织日程可以将参与此事务的相关人员一次进行安排,并设有提醒功能,与即时通讯系统紧密结合,将日程安排通过即时通分发给相关人员。⑤人的不确定性是企业人力资源管理最难把握的事。人事管理单元是部门工作管理中的一个组成部分,其内容包括个人资料、工作资料、履历表及附件表,管理者可时根据管理范围随时查看下属员工的基本信息,以便根据员工能力和特长安排工作。组织管理更加符合现代公管理特点,是各级管理人员专用的系统,是各级管理人员系统地了解企业经营管理信息及辅助决策信息的重要工具。虽然组织公工作涉及数据复杂,但此系统的操作比较简单,管理数据往往涉及到企业机密,所以用户进入系统时,必须进行身份认证。完成项目管理日常公按类型分为两种,一种是事务型公,一种是项目型公。项目型公在公管理占的比重较大,如果还是按照以前的事务型处理,很难达到公目标,这也是传统OA所没有考虑到的。只有对公工作类型进行透彻地深入分析,对不同工作类型采用不同的处理方式,才能真正得心应手地应用OA系统,提高公效率。项目管理中的组织计划是单位或部门对未来一定时间内要做的工作,从目标、任务、要求到措施,预先作出设计安排。工作有先后、主次、缓急之分,进程又有一定的阶段性,因此在计划中针对具体情况应事先规划好操作的步骤、各项工作的完成时限及责任人、参与人等,这样才能职责明确、操作有序、执行无误。上级领导可以通过项目管理的方式对所管理单位或部门进行任务安排、工作安排,任务、工作安排会自动落实到部门的负责人。各个部门负责人根据领导的统一安排,设定自己部门的具体目标,通过管理人员与员工持续、动态的沟通,明确员工的工作任务,采用确保完成任务实现目标的措施,然后各就各位,把详细的工作计划再分配下去。这样,上级领导就清楚要完成计划须动员哪些力量,创造哪些条件,排除哪些困难,采取哪些手段,通过哪些途径,做到心中有数,这既与实际工作相结合,又为计划提供预见性信息。只有采用项目管理的方式,对组织计划进行动态控制,清楚所制订的措施、法,才能顺利地完成任务,从而实现整体管理的目标。
Edraw Max 亿图图示
这款软件的实用性比较强,可以用来画各种类型的图形图表,比如:组织结构图、信息图、流程图、思维导图、甘特图、地图、平面布置图等,绘图类型高达260多种,内置图形符号超过20000个。
软件支持跨平台操作,可同时在windows、mac、linux上用。文件支持导出为word、ppt、excel、图片、ps、pdf、html、svg、visio等。
能做装修绘图的软件还是比较多的:
家装设计酷家乐3d云设计,在渲染上有较大优势,支持cad,可以做全景图,3D效果图,功能上比较全面,操作简单
3dmax,操作上相对复杂了一些,学习周期较长,如果需要自己装修的话还是又点费劲了
Vray渲染,比较重渲染,需要配合其它软件进行使用
总体的话自己设计自己的家的话还是建议选择功能比较齐全的,又比较好操作的软件,也比较省事省心。
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