如何用Excel制作甘特图提升项目管理效率和可视化效果
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2022-10-18
软件开发项目甘特图
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1、计划评审技术是用来安排大型、复杂计划的项目管理方法。是一种规划项目计划
(project)的管理技术,它利用作业网(net-work)的方式,标示出整个计划中每一作业
(activity)之间的相互关系,同时利用数学方法,精确估算出每一作业所需要耗用的时间、经费、人力水平及资源分配。
计划者必须估算:在不影响最后工期(project
duration)的条件下,每一作业有多少宽容的时间,何种作业是工作的瓶颈
(bottle
neck),并据此安排计划中每一作业的起记时刻
(scheme),以及人力与资源的有效运用。PERT的内容包含了「管理循环」中的三个步骤:计划(planning)、执行(doing)、和考核(controlling)。
2、甘特图,也称为条状图(Bar
chart)。是在1917年由亨利·甘特开发的,其内在思想简单,基本是一条线条图,横轴表示时间,纵轴表示活动(项目),线条表示在整个期间上计划和实际的活动完成情况。它直观地表明任务计划在什么时候进行,及实际进展与计划要求的对比。
管理者由此极为便利地弄清一项任务(项目)还剩下哪些工作要做,并可评估工作是提前还是滞后,亦或正常进行。是一种理想的控制工具。
甘特图的含义
甘特图包含以下三个含义:
1、以图形或表格的形式显示活动;
2、现在是一种通用的显示进度的方法;
3、构造时应包括实际日历天和持续时间,并且不要将周末和节假日算在进度之内。
甘特图具有简单、醒目和便于编制等特点,在企业管理工作中被广泛应用。甘特图按反映的内容不同,可分为计划图表、负荷图表、机器闲置图表、人员闲置图表和进度表等五种形式。
3、最早出现于20世纪50年代,它是通过分析项目过程中哪个活动序列进度安排的总时差最少来预测项目工期的网络分析。其通常做法是:
1)
将项目中的各项活动视为有一个时间属性的结点,从项目起点到终点进行排列;2)
用有方向的线段标出各结点的紧前活动和紧后活动的关系,使之成为一个有方向的网络图;3)
用正推法和逆推法计算出各个活动的最早开始时间,最晚开始时间,最早完工时间和最迟完工时间,并计算出各个活动的时差;4)
找出所有时差为零的活动所组成的路线,即为关键路径;5)
识别出准关键路径,为网络优化提供约束条件;
特点:
关键路径上的活动持续时间决定了项目的工期,关键路径上所有活动的持续时间总和就是项目的工期。
关键路径上的任何一个活动都是关键活动,其中任何一个活动的延迟都会导致整个项目完工时间的延迟
关键路径上的耗时是可以完工的最短时间量,若缩短关键路径的总耗时,会缩短项目工期;反之,则会延长整个项目的总工期。但是如果缩短非关键路径上的各个活动所需要的时间,也不至于影响工程的完工时间。
关键路径上活动是总时差最小的活动,改变其中某个活动的耗时,可能使关键路径发生变化。可以存在多条关键路径,它们各自的时间总量肯定相等,即可完工的总工期。
关键路径是相对的,也可以是变化的。在采取一定的技术组织措施之后,关键路径有可能变为非关键路径,而非关键路径也有可能变为关键路径。
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甘特图(Gantt Chart)由亨利·甘特于1910年开发的,他通过条状图来显示项目,进度,和其他时间相关的系统进展的内在关系随着时间进展的情况。其中,横轴表示时间,纵轴表示活动(项目)。线条表示在整个期间上计划和实际的活动完成情况。甘特图可以直观地表明任务计划在什么时候进行,及实际进展与计划要求的对比。管理者由此可以非常便利地弄清每一项任务(项目)还剩下哪些工作要做,并可评估工作是提前还是滞后,亦或正常进行。除此以外,甘特图还有简单、醒目和便于编制等特点。所以,甘特图对于项目管理是一种理想的控制工具。甘特图的优点: 图形化概要,通用技术,易于理解; 中小型项目一般不超过30项活动; 有专业软件支持,无须担心复杂计算和分析。 甘特图的局限: 甘特图事实上仅仅部分地反映了项目管理的三重约束(时间、成本和范围),因为它主要关注进程管理(时间); 软件的不足。尽管能够通过项目管理软件描绘出项目活动的内在关系,但是如果关系过多,纷繁芜杂的线图必将增加甘特图的阅读难度; 为了不至于转移阅读者的注意力,还最好避免使用栅格。 另外,个人甘特图与平常我们使用的时间表是两种不同的任务表达方式。个人甘特图使用户可以直观地知道有哪些任务在什么时间段要做,而时间表则提供更精确的时间段数据。此外,用户还可以在时间表中直接更新任务进程。 制作甘特图的方法,有专门的软件如Ganttproject、Gantt Designer和Microsoft Project等等。当然你还可以在Microsoft Excel中手动绘制。
甘特图也叫横道图,是一个非常好计划管理工具,已被广泛地采用。
微软开发的Project软件在这方面的功能更是非常强大,建议学习一下如何用Project管控项目。
下面我附了一个甘特图计划供你参考,甘特图的上方是时间刻度,甘特图的长度就直接代表任务的工期长度,计划看起来非常直观,而且能看到不同任务之间的联系。
张连永
lianyong.zhang@163.com
Project 培训网创始人
Microsfot Project 项目管理实战应用专家
清华大学工商管理硕士(MBA)、西安交通大学学士
PMP
曾为多家大型企业提供过企业内训
10+年跨国企业项目管理实战经验
[产品经理]的工作责任非常重要,尤其在产品研发阶段有大量的工作对接、项目管理的工作内容,因此产品经理会经常使用各种各样的辅助工具,帮助自己的工作梳理。其中甘特图就是产品经理在项目管理中最常用的一种图标。
甘特图是以图示的方式,通过活动列表和时间刻度表示出特定项目的顺序与持续时间。横轴表示时间,纵轴表示项目,线条表示项目期间计划和实际完成情况。直观表明计划何时进行,进展与要求的对比。便于产品经理对产品研发进度更好的把控。
使用甘特图的优势:
1、将复杂的管理流程用图形化的方式展现出来,让整个项目管理更加的容易被理解。
2、甘特图很好的展示了整个项目中的主要任务,以及在分配任务的资源时,是否满足了项目需求以及项目是否成功。
3、可以设置项目时间进度,可以实时掌控任务完成情况,并及时对项目进行评估和调整。
4、有助于提醒项目目标达成的情况,以及预计在什么时候会发生什么事情,这极大地方便了没有直接参与项目的管理者对整个项目进行时所发生的情况进行了解。
使用甘特图的局限性:
1、甘特图侧重的是对整个项目进度的管理,对于项目管理中时间、成本和范围的控制还是部分局限性。
2、对于关系过多,比较复杂的甘特来说,多少会增加其阅读难度。
绘制甘特图的步骤:
1、明确项目所涉及的各项活动和项目。比如说:项目名称、开始时间、持续时间、任务类型以及是否依赖于其他任务。
2、绘制甘特图草图。根据项目的时间,持续时间等逐一标注到甘特图上。
3、确定项目活动所依赖的关系和时间进度。利用草图,将所有类型项目联系起来,并做初步安排。
4、预估单项活动所需要花费的时间。
5、为具体单项活动分配人员,并按需调整时间进度。
6、计算整个项目需要耗费的时间。
对于产品经理,不仅仅要掌握比较敏锐和细致的产品思维,一定要尽可能的学习了解更多的工具,这样在实际工作中,就可以大大提高学习效率。在黑马程序员的产品经理课程中,有多重产品经理必备软件的学习。例如石墨文档、teambition、processON、Axure、墨刀、Visio、亿图、金数据、诸葛IO、禅道,其中亿图就是常用的甘特图的绘制工具。
甘特图(Gantt Chart)由亨利·甘特于1910年开发的,他通过条状图来显示项目,进度,和其他时间相关的系统进展的内在关系随着时间进展的情况。其中,横轴表示时间,纵轴表示活动(项目)。线条表示在整个期间上计划和实际的活动完成情况。甘特图可以直观地表明任务计划在什么时候进行,及实际进展与计划要求的对比。管理者由此可以非常便利地弄清每一项任务(项目)还剩下哪些工作要做,并可评估工作是提前还是滞后,亦或正常进行。除此以外,甘特图还有简单、醒目和便于编制等特点。所以,甘特图对于项目管理是一种理想的控制工具。甘特图的含义:以图形或表格的形式显示活动; 现在是一种通用的显示进度的方法; 构造时应包括实际日历天和持续时间,并且不要将周末和节假日算在进度之内。 下面使用一个例子来简单说明甘特图:时间以月为单位表示在图的下方,主要活动从上到下列在图的左边。计划需要确定数的出版包括哪些活动,这些活动的顺序,以及每项活动持续的时间。时间框里的线条表示计划的活动顺序,空白的现况表示活动的实际进度。甘特图作为一种控制工具,帮助管理者发现实际进度偏离计划的情况。在本例中,除了打印长条校样以外,其他活动都是按计划完成的。甘特图的优点:图形化概要,通用技术,易于理解; 中小型项目一般不超过30项活动; 有专业软件支持,无须担心复杂计算和分析。 甘特图的局限:甘特图事实上仅仅部分地反映了项目管理的三重约束(时间、成本和范围),因为它主要关注进程管理(时间); 软件的不足。尽管能够通过项目管理软件描绘出项目活动的内在关系,但是如果关系过多,纷繁芜杂的线图必将增加甘特图的阅读难度; 为了不至于转移阅读者的注意力,还最好避免使用栅格。 另外,个人甘特图与平常我们使用的时间表是两种不同的任务表达方式。个人甘特图使用户可以直观地知道有哪些任务在什么时间段要做,而时间表则提供更精确的时间段数据。此外,用户还可以在时间表中直接更新任务进程。制作甘特图的方法,有专门的软件如Ganttproject、Gantt Designer和Microsoft Project等等。当然你还可以在Microsoft Excel中手动绘制。。
一
先编制计划,步骤:
设置工作时间和项目的起始(或结束)日期,并将新任务设置为“自动任务”(方便自动调整);
在资源工作表中,列出项目所用资源的详细信息;
键入任务名称、资源名称、工期;并用摘要任务进行组织(详见WBS代码);
设置任务间关系(主要是前置任务);有必要的话,为部分任务设置日程限制;
最后对项目计划进行调整、优化。
二
将视图切换到甘特图,就能看到软件自动生成的甘特图。
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